PremiumAdress: Ergebnisdatei der Post einlesen

Wenn Sie den Service „PremiumAdress“ der Deutsche Post in Anspruch genommen haben, erhalten Sie im Anschluss an die Werbeaktionen täglich für jeden Zustellungstag eine Ergebnisdatei mit den Rückläufern und unzustellbaren Adressen Ihrer Werbeaktion.

Daten herunterladen

Diese Datei erhalten Sie unter der Web-Adresse http://www.premiumadress.de zum Download. Wenn Sie sich dort mit Ihren Kunden-Daten erfolgreich angemeldet haben, können Sie links unter dem Punkt „Datenübertragung“ die Dateien herunterladen.

Hier bitte einfach alle Dateien, die Sie verarbeiten möchten, markieren und mit dem Knopf „Download“ herunterladen. In der Regel erhalten Sie hierbei eine einzelne Zip-Datei, die alle Dateien enthält. Diese Zip-Datei müssen Sie im Anschluss einfach entpacken, so dass die Einzeldateien auf Ihrer Festplatte vorliegen.

Wichtig: Der MailingMax kann die Dateien nur im CSV-Format oder im XLS-Format (nicht: XLSX!) verarbeiten. Achten Sie also bitte darauf, die korrekten Daten herunterzuladen.

Das entpackte Ergebnis sollte in etwa wie folgt aussehen:

Wichtig: Sie können die Dateien jederzeit mit Excel öffnen und einen Blick in das Ergebnis werfen. Aber bitte speichern Sie die Datei dann nicht, da Excel u.U. bei erneuten Speichern das Dateiformat der Daten verändert und so den korrekten Einlesevorgang in den MailingMax behindert.

In verschiedenen Tests wurde durch Excel beispielsweise durch eine Fehlerkennung die Hausnummer in ein Uhrzeit-Format geändert, was dann in MailingMax eine Adresse der Form „Hauptstraße 16:00 Uhr“ zur Folge hatte!

Im Zweifelsfall laden Sie die Daten bitte einfach erneut herunter und entpacken Sie diese nochmals neu. Einmal falsch eingelesene Daten können aber nicht rückgängig gemacht werden!

Wenn Sie die Dateien in Excel öffnen, können Sie an dieser Stelle gleich prüfen, ob die Adress-ID aus Ihren Adress-Labels korrekt erkannt wurde. Die Adress-ID (oder bei der Post als „Kd_Info“ bzw. „KdInfoDMC“ bezeichnet) finden Sie in der Datei entweder im Anschluss an die Kunden-Adresse oder in der allerletzten Spalte, hier rot markiert.

Steht die Adress-ID in der ersten Spalte (Überschrift „Kd_Info“ oder „KdInfoDMC“), stand die Adress-ID im Anschriftenfeld. Steht die Adress-ID in der letzten Spalte (Überschrift „KdInfoDMC_Ascii“) stand die Adress-ID im DataMatrix-Code (Strichcode auf dem Brief).

Ist diese Spalte leer, beachten Sie bitte die Hinweise weiter unten! Sie sollten aber bei der nächsten Werbeaktion unbedingt die Informationen aus der Dokumentation Allgemeine Informationen zu Deutsche Post PremiumAdress beachten!

Datenimport in MailingMax

Um die Daten nun in den MailingMax einzulesen, finden Sie die Import-Funktion hierzu im Menü DateiDeutsche Post PremiumAdress.

Hier wählen Sie nun das Verzeichnis aus, in dem die Dateien zum Einlesen gespeichert sind. Wenn Sie mehrere Dateien (wie oben im Beispiel) erhalten haben, sehen Sie diese in der Liste alle aufgelistet. Dateien, die Sie bereits erfolgreich verarbeitet haben, werden hier mit entsprechendem Status gekennzeichnet.

In dem Aufklappfeld in der Mitte des Fensters müssen Sie festlegen, wie die Adressen aus der Datei identifiziert werden sollen. Am Einfachsten ist es, einfach die verschiedenen Varianten auszuprobieren und zu prüfen, wie das Ergebnis in der anschließenden Datenanalyse aussieht. Also erster Versuch „Adress-ID (in Anschriften-Feld)“ und danach „Adress-ID (in DataMatrix-Code)“.

Wenn beides keine Ergebnisse liefert, können Sie hier auch eine „Automatische Adress-Erkennung“ einstellen. Aufgrund möglicher Lese- und Erkennungsfehler auf Seiten der Post kann es hierbei aber vorkommen, dass Sie einige Fehler manuell nacharbeiten müssen. Ein entsprechendes Fehlerprotokoll erhalten Sie im Anschluss an die Datenaufbereitung zum Ausdruck.

Mit einem Klick auf „Datenaufbereitung starten“ beginnt die Vorbereitung der Daten.

Ergebnis prüfen

Nach der Datenaufbereitung erhalten Sie zunächst noch eine Übersicht, was in der Datei vorgefunden wurde.

Ganz oben sehen Sie hier, wie viele Adressen erfolgreich identifiziert wurden, sowie darunter die nicht identifizierten Datensätze, in diesem Beispiel 59 Adressen. Diese 59 Adressen können dann manuell nachgearbeitet und gelöscht oder korrigierte werden.

Die Liste „Merkmale laut Deutscher Post“ enthält die gefundenen Fehler. Die Zahlen hier beziehen sich ausschließlich auf die erfolgreich identifizierten Adressen.

Folgende Werte sind möglich

Diese Adressen werden als „Gelöscht“ markiert:

  • 10 - Empfänger/ Firma unter der angegebenen Anschrift nicht zu ermitteln
  • 12 - Empfänger soll verstorben sein
  • 14 - Empfänger/ Firma unter der angegebenen Anschrift nicht zu ermitteln; qualifiziert durch Datenbank (Unzustellbarkeitsinformation mit Datenbankbestätigung)
  • 18 - Sonstige Unzustellbarkeit (u.a. Mehrere Personen desselben Namens unter einer Anschrift, Briefkasten nicht zugänglich, vorübergehend keine Zustellmöglichkeit, keine zustellfähige Anschrift)

Diese Adressen werden mit einer Werbesperre versehen

  • 11 - Annahme verweigert
  • 13 - Nicht abgeholt
  • 19 - Sendung wurde erfolgreich zugestellt. Rückgabe über Briefkasten.

Die neue mitgelieferte Umzugsadresse wird automatisch im MailingMax ergänzt und es wird eine Verknüpfung zwischen den beiden Adressen hergestellt

  • 20 - Empfänger verzogen

Diese Adressen werden als „Gelöscht“ markiert, eine Umzugsadresse kann von der Post nicht geliefert werden

  • 21 - Empfänger verzogen; Einwilligung zur Weitergabe der neuen Anschrift liegt nicht vor
  • 22 - Empfänger verzogen; Einwilligung zur Weitergabe der neuen Anschrift liegt nicht vor, doppelt widersprochen
  • 25 - Empfänger verzogen; neue Anschrift nicht bestellt

Die Mängel werden im MailingMax automatisch korrigiert

  • 30 - Mängel im Namen (Namensfehler, -änderung)
  • 31 - Mängel in Adresse (PLZ, Ort, Straße, Hausnummer, Postfach)

Ergebnis

Ein Klick auf den Knopf „Gefundene Daten übernehmen“ startet nun die eigentliche Datenübernahme. Die Adressen werden wie beschrieben gelöscht, gesperrt und korrigiert.

Das Ergebnis-Protokoll erhalten Sie direkt im Anschluss:

Das Fehlerprotokoll

Im Anschluss erhalten Sie das Fehlerprotokoll angezeigt. Zur manuellen Nacharbeit sollten Sie sich dieses Fehlerprotokoll direkt ausdrucken. Alternativ können Sie die Datei auch später nochmals im Menü AdministrationProtokolle abrufen.

Folgende Mängel können hierbei auftreten:

Variante 1: Unzustellbare Adresse

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Kundenindividuelle Information: 
Adressmerkmal: 10 - Empänger/Firma unter der angegebenen Anschrift nicht zu ermitteln
Originalanschrift lt. Briefsendung:
   Dr. Hans-Otto ********************************
---------------------------------------------------

Bei „Kundenindividuelle Information“ erhalten Sie die Adress-ID oder Kundenkarten-Nummer, die im Adress-Label im Format ##123456789## eingedruckt wurde. Wird auf dem Brief ein solches Feld nicht gefunden, ist die „Kundenindividuelle Information“ wie hier gezeigt leer.

In diesem Fall wurde die Datei mit „Automatischer Adress-Erkennung“ importiert. Der MailingMax versucht also, über seine eingebauten Adress-Filter die Adresse zu identifizieren, was aber in diesem Fall nicht geklappt hat. Der Kunde, von dem die Post sagt, dass die Adresse nicht zustellbar ist, kann also nicht als Gelöscht markiert werden.

In diesem Fall können Sie das Fenster WerkzeugeAdressen bearbeiten oder auch die Maske Löschmerker bearbeiten verwenden, und dort die Adresse suchen. Eventuell wird die Suche hier etwas kniffliger, wenn die Texterkennung der Post nicht sauber funktioniert hat.

Wenn Sie die korrekte Adresse gefunden haben, können Sie diese nun manuell im MailingMax löschen, indem Sie auf das Papierkorb-Symbol zum Löschen klicken.

Variante 2: Mängel in der Anschrift

Ein Mangel in der Anschrift sieht im Fehlerprotokoll wie folgt aus:

---------------------------------------------------
Kundenindividuelle Information: 
Adressmerkmal: 31 - Mängel in der Adresse (PLZ, Ort, Straße, Hausnummer, Postfach)
Originalanschrift lt. Briefsendung:
   Traudel **************************, 55122 Mainz
Ergebnisdatensatz (Korrekturen durch den Zusteller):
   Korrektur Postleitzahl: 55118
---------------------------------------------------

Hier sehen Sie in der ersten Adresszeile die im MailingMax gespeicherte Adresse des Kunden, und darunter die vom Zusteller korrigierte Anschrift. In diesem Beispiel war etwa die Postleitzahl des Kunden falsch. Im MailingMax ist die PLZ 55122 gespeichert, korrekt wäre aber die 55118.

Um den Fehler zu beheben, verwenden Sie wieder das Fenster Adressen bearbeiten, um den Kunden zu suchen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie die Adresse zusätzlich auch noch per Telefonbuch verifizieren. In der Regel sollten Sie aber ausschließlich die im Protokoll angegebenen Fehler korrigieren (hier: die Postleitzahl). Wenn die Abweichung ansonsten nicht aufgelistet ist, handelt es sich höchstwahrscheinlich um einen Lesefehler.

Sie sehen schon anhand dieser einfachen Beispiele, wie wichtig eine Identifikation der Adressen per Adress-ID ist. Trotz aller Technik tut sich die Post immer schwer, Briefanschriften korrekt digital einzulesen, insbesondere bei kleinen enggedruckten Schriften in der Anschrift.

Variante 3: Umzug eines Kunden mit Nachsendeauftrag

Im Falle eines Umzugs finden Sie im Fehlerprotokoll beispielsweise diesen Eintrag:

---------------------------------------------------
Kundenindividuelle Information: 
Adressmerkmal: 20 - Empfänger verzogen
Originalanschrift lt. Briefsendung:
   Elsiabeth *******************, 55218 
Ergebnisdatensatz (lt. Nachsendeauftrag):
   Elsiabeth *******************, 55218 Ingelheim
Neue Anschrift (lt. Nachsendeauftrag):
   Elsiabeth *******************, 55583 Bad Münster-Ebernburg
---------------------------------------------------

Das heißt, die Adresse im MailingMax ist die erstgenannte Adresse.

Die zweite Adresse zeigt Ihnen der Vollständigkeit halber nochmals die Adresse, die im Nachsendeauftrag als alte Anschrift angegeben wurde. Darunter als letzte Zeile erhalten Sie die neue ab jetzt gültige Adresse des Kunden.

Die Bearbeitung läuft ähnlich wie bei Variante 2: Suchen Sie diese Adresse im Fenster Adressen bearbeiten und klicken Sie auf „Bearbeiten“, um die neue Adresse einzutippen. Den Rest (Verknüpfung, Umsätze, Historie) erledigt der MailingMax für Sie.

Der Buchstabendreher bei „Elsiabeth“ kommt in diesem Fall übrigens von der Post so geliefert, der Namensdreher ist in deren Datenbestand enthalten… Auch die Post ist nicht perfekt…

Noch ein wichtiger Hinweis!

Da ein solcher Adressen-Abgleich immer einen großen Eingriff in die Datenbank darstellt, sollten Sie unbedingt vor dem Einlesen der Korrekturdateien eine Datensicherung der MailingMax Datenbank erstellen, um auf Nummer Sicher zu gehen.

Die Übernahme der Daten aus dem PremiumAdress lässt sich nicht rückgängig machen!

mailingmax/adressabgleich/premiumadress-einlesen.txt · Zuletzt geändert: 11.09.2016 04:26 von mkahlert · 7016 Zugriffe bisher