Das Herzstück von MailingMax

Um das Programm MailingMax besser verstehen zu können, ist es sinnvoll, erst einmal die Philosophie des Programms und die Hintergründe der Funktionsweise verstanden zu haben.

Zunächst einmal besteht MailingMax aus einer großen dynamischen Datenbank, in der alle Ihre Adresse abgespeichert sind. Neben den eigentlichen Adresstabellen sind dort auch einige Hilfstabellen, beispielsweise für die Parameter und Einstellungen enthalten.

Die Adresstabellen enthalten natürlich Ihre Adressen, bestehend aus den einzelnen Feldern der Anschrift (Anrede, Vorname, Nachname, Ort, PLZ, etc.) sowie der zahlreichen Zusatzfelder (Geburtsdatum, Kinder, freie Felder, etc.).

Jede Adresse trägt innerhalb der Datenbank eine eindeutige ID-Nummer, die Adress-ID (ein numerischer Wert). Anhand dieser ID können Sie auch später jede Adresse identifizieren. Wenn Sie diese Adress-ID beispielsweise bei Ihren Mailings mit auf den Brief versteckt aufdrucken, können Sie so sehr leicht evtl. Rückläufer identifizieren, beispielsweise über Adressen bearbeiten oder Massen-Löschen.

Alle Aktionen, die Sie an einzelnen Adressen durchführen, werden immer anhand dieser ID-Nummern durchgeführt, beispielsweise wenn Sie im Abfrage-Assistenten eine Adresse löschen (dies ist auch im Protokoll sichtbar an dem Eintrag „Löschen: Adresse Nr. 17 (Max Muster)“).

Siehe auch: Adress-IDs

Ein weiterer wesentlicher Punkt: Der Filter.

MailingMax macht das Unmögliche möglich: Das Programm prüft bereits während dem Datenimport (egal ob aus dem Warenwirtschaftssystem oder von Fremdadressen) alle ankommenden Adressen und testet, ob diese bereits in der Datenbank enthalten sind oder ob diese neu hinzugekommen sind.

Jede einzelne Adresse enthält dazu einen eigenen, eindeutigen Filterwert. Dieser Filterwert ist das eigentliche Identifikationsfeld einer Adresse.

Wenn also eine neue Adresse aufgenommen werden soll, wird zunächst für diese neue Adresse der Filterwert generiert, und dann wird geprüft, ob bereits eine Adresse mit diesem Filterwert in der Datenbank existiert. Wenn ja, wird die neue Adresse verworfen, wenn nein wird diese in die Datenbank aufgenommen.

Siehe auch: Adress-Filter

Siehe auch: Umfang der automatischen Dubletten-Prüfung

Siehe auch: Filter mit oder ohne Vornamen -- Pros und Cons

Diese Funktionsweise hat natürlich verschiedene Konsequenzen:

Wenn Sie eine Adresse über das Fenster „Adressen bearbeiten“ (oder auch auf eine andere Weise) löschen, wird die betreffende Adresse nicht wirklich aus der Datenbank gelöscht, sondern lediglich als "Gelöscht" markiert. Denn sonst würde die Adresse beim nächsten Datenimport ja erneut in die Datenbank aufgenommen (der Filterwert wäre ja dann nicht mehr in der Datenbank vorhanden).

Siehe auch: Gültige und gelöschte Adressen

Siehe auch: Adress-Sperren und -Merker (Werbesperre, Emailsperre, Kontaktsperren, Inaktiv, Einverständniserklärung, etc.)

Wenn Sie eine Adresse verändern, indem Sie beispielsweise den Nachnamen ändern, ändert sich ja logischerweise auch automatisch der Filterwert. Damit ergibt sich das gleiche Problem wie beim Löschen von Adressen: Beim nächsten Datenimport würde die ursprüngliche Adresse wieder aufgenommen und die Adresse wäre dann zwei Mal in der Datenbank vorhanden: Einmal die Originaladresse und einmal die geänderte Adresse.

In diesem Fall wird der Adressdatensatz automatisch von MailingMax dupliziert. Der Originaldatensatz bleibt unangetastet, wird aber als Gelöscht (und somit als ungültig) markiert. Der geänderte Datensatz wird mitsamt dem neuen Filterwert zusätzlich mit einer neuen ID Nummer in der Datenbank abgespeichert.

Auf diese Weise ist der alte Datensatz zwar noch in der Datenbank enthalten, wird aber im Abfrage-Fenster oder beim Datenexport nicht mehr angesprochen. Gleichzeitig werden beide Adressen mit Hilfe einer Verknüpfung miteinander verbunden, so dass auch später noch die Verbindung dieser beiden Adressen untereinander nachvollzogen werden kann.

Siehe auch: Adress-Verknüpfungen

Siehe auch: Warum kann ich den Kunden im MailingMax nicht finden?

Soviel zunächst zur Philosophie von MailingMax. Wir hoffen, wir konnten damit ein paar Ihrer Fragen bereits im Vorfeld klären.