Import-Assistent

Zusätzlich zum Import aus der Warenwirtschaft mittels One-Click-Import erlaubt der MailingMax auch den Import aus jeder anderen Datenquelle, etwa aus einer Excel-Tabelle oder eine Text-Datei. Das Format oder die enthaltenen Datenspalten sind hierbei flexibel zuordenbar. Wichtig ist dabei lediglich, dass die Daten vollständig sind (also Anrede, Vorname, Nachname, Adresse, PLZ und Ort) und dass diese auch sauber aufgetrennt sind (also Vorname und Nachname sowie PLZ und Ort müssen in getrennten Datenfeldern oder Spalten in Excel vorliegen).

Den dazugehörigen Import finden Sie als Assistenten im Menü DateiImport-Assistent.

Der Import läuft in 5 Schritten ab, die jeweils mit einem Klick auf „Weiter“ gestartet werden.

Schritt 1: Import-Typ

Hier legen Sie grundsätzlich fest, in welchem Dateiformat Ihre Adressdatei vorliegt. In der Regel haben Sie hier immer eine Excel-Datei oder eine Komma/Tab-getrennte Textdatei.

Hinweis: Der MailingMax kann derzeit keine Excel-2007-Dateien (Dateiendung *.xlsx) verarbeiten, sondern „nur“ das alte Excel-Dateiformat *.xls.
Dennoch kann es auch mit dem normalen Excel-Format immer zu Problemen kommen, insbesondere dann wenn im Excel spezielle Formeln, bedingten Formatierungen oder verbundene Zellen hinterlegt sind. Wir empfehlen daher, die Datei vorher in Excel zu öffnen, und dort mit dem Befehl „Speichern unter“ im Format „Text (Tabstopp-getrennt)“ abzuspeichern. Diese Textdateien lassen sich immer problemlos verarbeiten.

Schritt 2: Import-Parameter

Im nächsten Schritt müssen Sie nun noch ein paar Einstellungen für den Import festlegen. Im wesentlichen heißt dies:

  • Wo liegt die Adress-Datei? Welche Datei soll eingelesen werden?
  • Welche Herkunft soll für die Daten gespeichert werden?

Bei der Herkunft sollten Sie unbedingt eine passende und aussagekräftig benannte Herkunft anlegen (das geht direkt unter dem Knopf „Herkunft“). Nur so können Sie später jederzeit nachvollziehen, woher eine Adresse ursprünglich stammte. Diese Herkunft können Sie dann auch im Abfrage-Assistenten verwenden, um beispielsweise alle Adressen aus einem Gewinnspiel zu selektieren.

:sieheauch: Herkünfte und Miet-Adressen

Mit dem Haken „Groß/Kleinschreibung“ korrigieren werden alle Adressen bearbeitet und bei jedem Wort der erste Buchstabe groß geschrieben, der Rest klein. Diese Option sollten Sie nur dann verwenden, wenn die Adressen in der Importdatei NICHT sauber vorliegen.

:sieheauch: Groß-/Kleinschreibung

Schritt 3: Dateiformat, Codieren, Spalten

Hier legen Sie das Dateiformat fest: Also welches Trennzeichen zwischen den Spalten enthalten ist (also Komma-getrennt, Strichpunkt-getrennt oder Tabulator-getrennt), und ob ein Texttrennzeichen vorliegt.

Als Beispiel:

Max→Mustermann→Hauptstraße 1→12345→Musterdorf

Trennzeichen: Tabulator, Texttrennzeichen: Keines

Oder:

„Max“;„Mustermann“;„Hauptstraße 1“;„12345“;„Musterdorf“

Trennzeichen: Strichpunkt, Texttrennzeichen: Anführungszeichen

Mit dem Haken „Erste Zeile nicht importieren“ können Sie den ersten Datensatz ausschließen. Dies sollten Sie dann aktivieren, wenn in der ersten Zeile Spaltenüberschriften enthalten sind.

Mit der Option „Zeichensatz“ können Sie noch den Import der Sonderzeichen und Umlaute (Ä, Ö, Ü, ß) beeinflussen. Hier müssen Sie im Normalfall nur dann eingreifen, wenn die Datei nicht mit einem Windows-Computer erstellt wurde, oder wenn in der Vorschau oben die Umlaute nicht korrekt angezeigt werden.

Falls Sie Daten aus einer Excel-Tabelle importieren möchten, entfällt dieser Schritt vollständig.

Schritt 4: Spaltenzuordnung

Nachdem nun alles vorbereitet ist, müssen Sie dem Programm im nächsten Schritt nun noch mitteilen, was eigentlich wo gespeichert ist.

Hier sehen Sie links in der Spalte „Beispiel“ jeweils einen der importierten Datensätze. Mit den Pfeiltasten darunter können Sie die ersten Datensätze der Datei durchblättern zur Überprüfung. Hier machen Sie nun auf jede Zeile einen Doppelklick, und teilen dort dem Programm mit, was in der Spalte gespeichert ist, wohin diese Spalte also importiert werden soll.

Spalten, die nicht importiert werden sollen, definieren Sie hier einfach mit „Kein Format“. Damit ist in der Vorschau oben in der rechten Spalte einfach die Zeile leer (wie oben im Beispiel in Zeile 1, 5, 6, etc.).

WICHTIG: Diese Zuordnung muss unbedingt sauber und korrekt erfolgen! Wird ein Import mit einer falschen oder verschobenen Zuordnung durchgeführt, kann diese Ihre MailingMax Datenbank gewaltig durcheinander bringen! Ein falsch durchgeführter Import lässt sich i.d.R. NICHT rückgängig machen! Ist ein Import falsch gelaufen, hilft in der Regel nur, ein Backup wieder zurückzulesen!

Vor dem Import sollten Sie daher unbedingt eine aktuelle Datensicherung anlegen!

Hinweis: Die Daten können an dieser Stelle nur so importiert werden, wie diese den Feldern im MailingMax entsprechen. Gegebenenfalls müssen Sie also die Felder in der Import-Quelle so bearbeiten, dass diese eingelesen werden können. Sind also der Straßenname und die Hausnummer in getrennten Feldern, müssen Sie diese zu einem Feld zusammenfassen.

Schritt 5: Import durchführen

Der fünfte und letzte Schritt startet schließlich den Import, damit werden die Adressen dann vollständig eingelesen.

Im Anschluss stehen die Adressen sofort zur Abfrage und Bearbeitung zur Verfügung. Denken Sie daran, die neuen Adressen mit Hilfe der Adress-Prüfung und -Korrektur auf neue Dubletten zu prüfen.

Siehe auch

mailingmax/import/import-assistent.txt · Zuletzt geändert: 11.06.2019 02:14 von mkahlert · 1524 Zugriffe bisher