Kontaktdaten (Telefon, Mobilfunk, Email)

Der MailingMax kann - zusätzlich zu den normalen Adressdaten wie Name und Anschrift - natürlich auch Kontaktdaten in Form von Telefonnummern, Mobilfunknummern und Email-Adressen importieren. Beim Datenimport aus der Warenwirtschaft erfolgt der Import dieser Zusatzdaten automatisch, ohne dass Sie sich weiter darum kümmern müssen.

Natürlich können die Kontaktdaten und Email-Adressen auch aus anderen Quellen importiert werden, etwa aus einer Excel-Datei oder einer CSV-Datei.

Bitte beachten: :sieheauch: Vorhandene Daten anreichern/überschreiben

Import-Einschränkungen

Wenn Sie Kontaktdaten aus einer anderen Quelle (etwa einer CSV-Datei) importieren möchten, beachten Sie bitte, dass der MailingMax nur dann Kontaktdaten verwalten kann, wenn es sich um eine vollständige Kundenadresse mit Name, Anschrift, PLZ und Ort handelt.

Ein Import von reinen Email-Adressen ohne Anschriften (etwa aus einem Webseiten-Newsletter) ist nicht möglich!

Korrektur-Funktionen und Dublettensuche

Sind die Kontaktdaten importiert, können diese natürlich auch zur Dubletten-Suche verwendet werden:

:sieheauch: Identische Kontaktinformationen

Ebenfalls haben Sie in der Adress-Prüfung und -Korrektur die Möglichkeit, die Telefonnummern selbst auf Gültigkeit zu prüfen (beispielsweise, ob die angegebene Vorwahlnummer zum Wohnort passt):

:sieheauch: Vorwahlnummern-Abgleich

Eine Liste aller Kontakdaten erhalten Sie hier:

:sieheauch: Alle Kontakt-Daten

Löschen und Sperren von Kontaktdaten

Bei der normalen Bearbeitung der Kontaktdaten im MailingMax müssen Sie immer vorsichtig sein. Hier müssen Sie immer daran denken, dass im MailingMax die Anschrift des Kunden Vorrang hat, ein Kontaktdatum ist lediglich eine Zusatzinformation einer Adresse.

Das heißt, kurz gesagt: Wenn Sie im MailingMax ein Kontaktdatum löschen (etwa eine Email-Adresse), so kann es passieren, dass eben diese gelöschte Email-Adresse beim nächsten Import wieder aus der Warenwirtschaft eingelesen wird - die gelöschte Email-Adresse ist dann also plötzlich wieder da.

Umgekehrt gilt aber auch: Wird eine Email-Adresse in der Warenwirtschaft gelöscht, so bleibt diese auch trotz Import im MailingMax weiterhin erhalten, da der MailingMax nicht mehr weiß, woher das Kontaktdatum kam – so kann das Programm nicht von sich aus feststellen, wo die Email-Adresse gelöscht wurde. Es kann ja sein, dass diese Kundenadresse aus mehreren Quellen stammte (etwa ein Kaufvertrag, die Stammkundendatei, sowie auch ein Import aus einem Gewinnspiel). Wird die Email-Adresse in einer Quelle (im Kaufvertrag) gelöscht, so weiß das Programm ja nicht, ob die Email-Adresse auch aus den anderen Quellen gelöscht wurde – somit bleibt das Kontaktdatum zur Sicherheit im Programm erhalten.

Wenn Sie also einen Kontakteintrag im MailingMax ungültig machen möchten, sollten Sie den Kontakt nicht löschen, sondern lediglich mit einer Kontaktsperre versehen!

Weitere Informationen: :sieheauch: Kontaktsperren per Abfrage-Assistent setzen

Die Kontaktsperren können bei SHD MHS auch direkt aus den Kommunikationsdaten importiert werden, beachten Sie hierzu die Programm-Parameter 2764, 2765, 2766 sowie 2767.

Export-Einschränkungen

Sind die Kontaktdaten importiert und geprüft, können Sie diese auch auf dem üblichen Weg über den Abfrage-Assistenten exportieren. Hierzu erhalten Sie direkt im Export-Assistenten verschiedene Auswahl-Möglichkeiten für bis zu drei Telefonnummern, Handynummern oder Email-Adresse pro Kunde.

Allerdings gelten hierbei einige Einschränkungen:

Doppelte Kontaktdaten

Wenn die identische Telefonnummer bei mehreren Kunden hinterlegt ist (etwa die Festnetznummer hinterlegt bei Vater/Mutter und gleichzeitig die gleiche Rufnummer bei Tochter oder Sohn), dann wird diese Rufnummer in der Export-Datei auch mehrfach enthalten sein. Solange Sie keinen Abgleich über die oben genannte Korrekturmöglichkeit Identische Kontaktinformationen durchgeführt haben, ist die gleiche Rufnummer dementsprechend auch für mehrere Kunden gültig, und damit mehrfach in der Exportdatei enthalten, sofern beide Adressen in der Abfrage enthalten sind.

Darauf müssen Sie insbesondere dann achten, wenn Sie die Rufnummern beispielsweise für einen SMS-Versand nutzen möchten - dabei könnte es dann vorkommen, dass eine SMS mehrfach an die gleiche Rufnummer gesendet wird.

Erste, zweite und dritte Rufnummer

Ein weiteres Problem entsteht dann, wenn ein Kunde mehrere gleichartige Rufnummern hinterlegt hat, wenn beispielsweise zwei unterschiedliche Handynummern an der gleichen Adresse gespeichert sind.

Im Export-Assistenten haben Sie zwar die Möglichkeit, als Auswahlfelder die Varianten „Mobiltelefon 1“, „Mobiltelefon 2“ und „Mobiltelefon 3“ zu wählen, aber welche der Rufnummern als „Mobiltelefon 1“ verwendet wird, kann nicht genauer bestimmt werden. Es gibt im MailingMax keine Möglichkeit, eine „Hauptrufnummer“ festzulegen - alle Rufnummern sind gleichberechtigt und haben keine definierte Reihenfolge.

Wenn ein Kunde also mehrere Handynummern gespeichert hat, und Sie exportieren über den Abfrage-Assistenten nur das Feld „Mobiltelefon 1“, dann entscheidet der Zufall, welche der beiden Rufnummern in der Exportdatei gespeichert wird.

Änderung von Rufnummern

Ein weiteres Problem entsteht dadurch, dass der MailingMax ja die Daten aus verschiedenen Datenquellen importiert - es gibt keine zentrale Quelle für die Adressen und Kontaktdaten.

Die Daten werden beispielsweise aus den Auftragsdaten der Warenwirtschaft, aus der zentralen Adressdatei oder der Stammkundendatei der Warenwirtschaft, und zusätzlich vielleicht auch noch aus einer Excel-Datei importiert.

Wird nun etwa in der Stammkundendatei eine Handynummer korrigiert und dort ein Tippfehler ausgemerzt, so ist ja vielleicht in der Auftragsdatei noch die alte (unkorrigierte) Rufnummer enthalten. Nach einem Import der neuen Stammkundendatei erkennt der MailingMax damit zwar die korrigierte Handynummer, die natürlich auch importiert wird, aber die alte (falsche) Handynummer bleibt weiterhin in der Datenbank enthalten! Der MailingMax kann nicht feststellen, welche Handynummer korrigiert wurde!

Im Ergebnis haben Sie dann im MailingMax beide Rufnummern enthalten - die alte (falsche) und gleichzeitig die neue (korrigierte)! Im Datenexport sind dann natürlich auch beide Rufnummern enthalten!

MailingMax als Newsletter-Datenquelle?

Sie sehen anhand der oben genannten Einschränkungen, dass der MailingMax nur sehr bedingt und in sehr engen Grenzen als Kontaktverwaltung oder als Datenquelle für Newsletter oder SMS-Aktionen geeignet ist.

Das MailingMax Programm ist primär als Tools zur Adress-Verwaltung ausgelegt, eine Verwaltung oder Pflege von Rufnummern oder Email-Adressen ist hierbei nur schwierig möglich und aufgrund der externen Schnittstellen auch kaum besser lösbar.

Siehe auch

mailingmax/import/kontaktdaten.txt · Zuletzt geändert: 07.08.2019 01:56 von mkahlert · 1241 Zugriffe bisher