Adress-Änderungen in der Warenwirtschaft

Wenn Sie im MailingMax die Adressen und Kundendaten aus Ihrer Stammkundendatei oder der Zentralen Adressdatei Ihrer Warenwirtschaft importieren, dann taucht immer wieder die Frage auf: Was passiert eigentlich, wenn eine Adresse in der Warenwirtschaft korrigiert oder verändert wird?

Um es kurz zu machen: Der MailingMax kann solche Änderungen nicht oder nur sehr eingeschränkt importieren.

Die Gründe dafür sind vielfältig:

Ein wichtiger Grund ist: Je nach Einstellung fasst der MailingMax mehrere Kundenadressen mit Hilfe des eingebauten Dublettenfilters zu einer einzelnen Adresse zusammen. Insbesondere beim Familienfilter passiert dies: Hier wird pro Haushalt nur eine einzige Adresse importiert, so dass Sie nicht mehrere Briefe an die selben Empfänger senden müssen.

Weitere Informationen Umfang der automatischen Dubletten-Prüfung

Wenn nun aber in der Warenwirtschaft mehrere Adressen zu einem Haushalt gespeichert sind (beispielsweise 3 Adressen: Vater, Mutter und Sohn), und eine davon wird in der Stammkundendatei manuell geändert (Sohn zieht aus), was soll dann im MailingMax passieren? Soll die vorhandene Kundenadresse ebenfalls korrigiert werden? Dann erhalten aber Vater und Mutter keine Post mehr.

In diesem Fall würde der MailingMax keine Korrektur vornehmen, sondern die geänderte Adresse als neue zusätzliche Adresse importieren. Über die Korrektur-Funktion Identische Kundennummern könnten Sie diese aber beispielsweise auffinden.

Für den oben genannten Fall wäre dieses Vorgehen auch korrekt. Gegenbeispiel: Ein Kunde ist in der Stammkundendatei mehrfach erfasst (die gleiche Person hat also mehrere Kundennummern, etwa weil ein Verkäufer den Kunden neu erfasst hat anstatt die Suchfunktion zu bemühen). Wird nun im Verkauf eine dieser Adressen korrigiert (etwa aufgrund eines Umzugs), die andere aber nicht, was soll dann gelten? Woher soll der MailingMax nun wissen, welche der beiden plötzlich unterschiedlichen Adressen die richtige ist? Oder ob die beiden Adressen überhaupt zusammen gehören? Da beide eine unterschiedliche Kundennummer haben, kann der MailingMax nicht wissen, ob es sich um die gleiche Person handelt.

Der MailingMax kann diesen Fall nicht vom ersten Beispiel (Sohn zieht aus) unterscheiden…

Ähnliches ergibt sich aus dem Umstand, dass der MailingMax aus unterschiedlichen Datenquellen die Adressen importieren kann. Die Adresse kommt etwa aus der Stammkundendatei, aus der Auftragsdatei, aus den historischen Adressdaten, oder aber auch aus einem Gewinnspiel in Form einer Exceldatei oder CSV-Datei, die Sie manuell importiert haben.

Wird nun an einer dieser Quellen eine Korrektur vorgenommen, kann das Programm nicht erkennen, was und warum korrigiert wurde. Denn in den historischen Aufträgen beispielsweise bleibt ja weiterhin die alte Adresse stehen. Das heißt, die gleiche Kundennummer hat nun wieder unterschiedliche Adressen. Was ist wirklich korrekt? Soll der neueste Auftrag gewinnen? Was aber, wenn ein Kunde nur für seine Ferienwohnung oder Wochenendhaus kauft (also kein Umzug stattfindet), dann ist die neueste Adresse ja nicht zwingenderweise die richtige. Auch wenn der Auftrag auf die gleiche Kundennummer erfasst wurde.

Ein weiteres Problem: Korrekturen im MailingMax wären dann ab sofort unmöglich. Denn sobald Sie im MailingMax eine Korrektur durchführen würden (etwa PLZ oder Ortsname richtigstellen, Namenskorrektur aufgrund eines Postabgleichs, Tippfehler im Straßennamen, etc.), ist ja dann plötzlich die Adresse im MailingMax unterschiedlich von der in der Warenwirtschaft gespeicherten Adresse.

Das heißt, im nächsten Import würde wieder die Warenwirtschaft gewinnen, und die Korrekturen im MailingMax oder durch den Postabgleich rückgängig machen. Damit wären also 70% der Funktionalität des MailingMax hinfällig…

Die Warenwirtschaft liefert leider keine Informationen darüber, was an einer Adresse geändert wurde. Anhand eines Änderungsdatums kann lediglich festgestellt werden, dass eine Änderungen stattgefunden hat. Aber ob hierbei nur eine Telefonnummer korrigiert wurde, oder ob gleich die gesamte Adresse verändert wurde, das protokolliert die Warenwirtschaft in der Schnittstelle nicht mit.

Der MailingMax muss also immer davon ausgehen, dass die Adresse insgesamt verändert wurde, aber daraus ergeben sich genau wieder die oben beschriebenen Probleme.

Es gibt nur eine Ausnahme bei solchen Korrekturen, und zwar im Bereich der Detaildatei (Geburtstag, Kinder) sowie der Kontaktdaten (Telefon, Email). Diese werden beim Import auf Wunsch überschrieben oder ggf. auch ergänzt.

Ausführliche Informationen hierzu Vorhandene Daten anreichern/überschreiben

Um dem Dilemma etwas entgegen zu wirken, kann der MailingMax während des Import zumindest ein Differenz-Protokoll erstellen. Hier erhalten Sie zumindest eine Auflistung, wo welche Unterschiede zwischen dem MailingMax und der Warenwirtschaft bestehen.

Ausführliche Informationen hierzu Differenz-Protokoll