Tipps und Tricks zur Anreden-Bearbeitung

Bei der Bearbeitung von Anreden sollten Sie sich auf einen Standard festlegen, wie Firmen oder unbekannte Anreden in der Datenbank organisiert werden. Wenn Ihre Warenwirtschaft eine freie Eingabe von Anreden erlaubt, kann dies im Adressbestand zu einem wahren „Wildwuchs“ ausarten, allerdings ist dies in den seltensten Fällen wirklich sinnvoll.

Insbesondere bei Firmen-Anschriften empfehlen wir oftmals, die Anreden auf einen gemeinsamen Wert, etwa tatsächlich die Anrede „Firma“, zu reduzieren. Dies erlaubt es Ihnen insbesondere im Abfrage-Assistenten, sehr leicht die Firmen-Anschriften aus einem Mailing auszuschließen, ohne dass Sie hier groß prüfen oder nachdenken müssen. Denn in der Regel sind Firmen-Anschriften für Post-Mailings sowieso nicht relevant (ein Matrazen-Mailing dürfte zumindest bei Firmen-Adressen wenig Rücklauf erwarten lassen).

Ob die Anrede „Firma“ dabei für das Anschriftenfeld im Briefumschlag geeignet ist, ist dabei auch nicht relevant, es geht hierbei lediglich darum, Firmen-Anschriften erkennen zu können. Ob Sie diese beim Druck des Serienbriefs verwenden oder nicht, lässt sich ja leicht steuern. Die Anrede muss ja nicht mitgedruckt werden.

Unter Umständen kann es sinnvoll sein, die Firmen noch zu unterteilen in spezielle Bereiche, etwa Gasthäuser und Hotels, Arztpraxen, etc. Die Mühe macht aber nur dann Sinn, wenn Sie diese Unterteilung später auch wirklich nutzen möchten und nutzen können, indem Sie etwa spezielle Mailing-Aktionen für Ihre Arzt-Kunden (neue Einrichtung fürs Wartezimmer) oder für Ihre Hotels (neue Zimmer-Ausstattungen) durchführen.

Für Anschriften, bei denen die korrekte Anrede unbekannt ist, die aber auch keine Firmen sind, empfiehlt sich die neutrale Anrede „An“. Dies kann etwa dann vorkommen, wenn Sie in Einzelfällen im Kaufvertrag nur den Nachnamen ohne Vornamen hinterlegt haben, und damit die korrekte Anrede „Herr“, „Frau“ oder „Familie“ unbekannt ist. Diese Anrede „An“ sollte dabei aber nicht mit Firmen-Anschriften vermischt werden, sonst können Sie diese in zukünftigen Mailings nicht weiter nutzen.

Zur Bearbeitung der Anreden (um etwa alle Firmen-Anschriften zu reduzieren) können Sie das Menü Korrektur ⇒ Anreden einzeln bearbeiten verwenden. Rechts finden Sie dort auch den Knopf „Adressen“, mit dem Sie alle Anschriften mit der ausgewählten Anreden anzeigen lassen können (und dort auch direkt bearbeiten können).

Oder Sie verwenden einfach den Abfrage-Assistenten, um dort über den Einschränken-Knopf all die Anreden aus dem Ergebnis zu löschen, die bereits in Ordnung sind. Somit können Sie dort über die rechte Maustaste die gefundenen Anschriften ganz leicht editieren.