PLZ-Abgleich

Mit Hilfe des „PLZ-Abgleichs“ in der Adress-Prüfung und -Korrektur haben Sie in MailingMax die Möglichkeit, die Postleitzahlen und Ortsnamen Ihrer kompletten Datenbank gegen eine Datenbasis der Deutschen Post abzugleichen.

Hierbei wird eindeutig überprüft, ob die Kombination aus PLZ und Ortsname in identischer Schreibweise im PLZ-Verzeichnis der Post existiert. Seit Version 9 des MailingMax werden zusätzlich auch die PLZ-Verzeichnisse des benachbarten Auslands mit berücksichtigt, so dass auch hier ein Abgleich erfolgen kann.

In der Maske erhalten Sie einfach oben als Liste alle problematischen PLZ/Ortsnamen aufgelistet, jeweils zusätzlich mit einer Angabe, wie viele Adressen Ihres Datenbestandes davon betroffen sind. Unterhalb der Liste sehen Sie die Anzahl der insgesamt betroffenen fehlerhaften Adressen.

Sobald Sie eine PLZ aus dieser Liste oben auswählen und selektieren, wird diese PLZ in den Feldern darunter angezeigt. Damit stehen Ihnen dann die folgenden, unten aufgeführten Möglichkeiten zur Verfügung:

• Ignorieren: Die ausgewählte „fehlerhafte“ PLZ/Orts-Kombination wird in Zukunft in der Maske des PLZ-Abgleichs ignoriert und nicht mehr als Fehler angezeigt, aber es werden keine Änderungen oder Korrekturen in der Datenbank durchgeführt. Die dazu gehörigen Adressen bleiben so wie sie sind erhalten.

• Löschen: Die betroffenen Adressen werden im MailingMax mit einem Löschmerker versehen und sind damit nicht mehr über den Abfrage-Assistenten exportierbar (sinnvoll beispielsweise unter Umständen für ausländische Adressen)

• Adressen: Hier erhalten Sie eine einfache Auflistung, welche Adresse mit dieser PLZ/Orts-Kombination betroffen sind.

• Korrektur Land/PLZ: Dieses Feld wird nur dann angezeigt, wenn MailingMax in der Datenbasis der Post einen Eintrag findet, bei dem der Ortsname identisch ist, aber die PLZ unterschiedlich ist. Dies wird beispielsweise angezeigt, wenn die PLZ in der Warenwirtschaft nur unvollständig oder fehlerhaft erfasst wurde, der Ortsname aber korrekt ist.

• Korrektur Ort: Dieses Feld wird nur dann angezeigt, wenn MailingMax in der Datenbasis der Post einen Eintrag findet, bei dem die PLZ identisch ist, aber der Ortsname unterschiedlich ist. Dies kommt etwa bei falsch geschriebenen Ortsnamen vor (etwa „ae“ statt „ä“), oder auch wenn anstelle des Ortsnamens ein Stadtteil erfasst wurde.
• Ein Beispiel wäre etwa, wenn als Ortsname „M-Schwabing“ für „München - Schwabing“ hinterlegt ist.

• Manuelle Korrektur: Die manuelle Korrektur erlaubt es ihnen, die Kombination aus PLZ und Ort beliebig manuell zu korrigieren.
• Bitte beachten Sie, dass daraus resultierend derselbe Eintrag (allerdings mit der Korrektur) erneut im PLZ-Abgleich erscheinen kann, falls diese Korrektur ebenfalls nicht in der Datenbasis der Post gefunden werden kann.

Sobald Sie eine solche dieser Korrekturoptionen auswählen, werden Sie immer gefragt, ob die Korrektur einmalig oder permanent erfolgen soll.

Die Auswahl von „Permanent“ sorgt dafür, dass diese Korrektur automatisch auch für alle neuen Adressen gilt, also auch für alle Fehler die in Zukunft über den Import eingelesen werden. Damit werden die Falscheingaben, die regelmäßig durch die Verkäufer erfolgen, in Zukunft weitgehend automatisch eliminiert.

Falls Sie mit Ortsteilen arbeiten möchten, muss der Parameter 2230 auf „Ja“ eingestellt sein (ist im Standard so hinterlegt), und außerdem muss die Feldbreite für das Feld „Adresse / Ortsteil“ auf mindestens 10 Zeichen (besser mehr) eingestellt sein.

Wenn dies beides der Fall ist, erhalten Sie bei der Korrektur von Ortsnamen zusätzliche Optionen, am Beispiel im vorherigen Fall mit dem Ortsnamen „M-Schwabing“.

Zunächst haben Sie die beiden gewohnten bekannten Korrekturmöglichkeiten mit Permanent und Einmalig. Zusätzlich können Sie nun aber auch eine Korrektur „inkl. Ortsteilkorrektur“ vornehmen.

Hierbei wird der Ortsname wie gehabt anhand des Vorschlags aus der Postdatenbank korrigiert, zusätzlich können Sie aber den Ortsteil übernehmen oder ggf. manuell ändern.

Ergebnis: Bei den Adressen, wo vorher im Ort „M-Schwabing“ drinstand, steht nun im Feld „Ort“ die korrekte Bezeichnung „München“, und im Feld „Ortsteil“ wird die manuelle Eingabe „Schwabing“ gespeichert.

Auf diese Art und Weise geht keine Information verloren, und Sie können die Kunden dennoch mit korrektem Ortsnamen anschreiben und Optional auch den Ortsteil mit eindrucken lassen.

Noch ein Hinweis zu den Vorgabewerten aus der Datenbasis der Deutschen Post: Über die Schaltfläche unten rechts zur Parametereinstellung können Sie festlegen, welche Werte in den Popup-Menüs angezeigt werden sollen.

Hier können Sie festlegen, ob Aktions-PLZ („Aktion“), Großempfänger („GE“), Gruppen-Großempfänger („GrGE“) und Postfach-PLZs angezeigt werden.

Diese Angaben gelten allerdings nur für Daten aus Deutschland. Für ausländische Postleitzahlen stehen lediglich Zustell-PLZ zur Verfügung.

Im MailingMax finden Sie derzeit einen kompletten Postleitzahlenbestand für Deutschland, Österreich, Schweiz, Italien, Frankreich, Belgien, Niederlande, Luxemburg, Liechtenstein, Dänemark sowie Tschechien.

Bei den Tschechischen Postleitzahlen sind die Ortsnamen zwar in tschechischer Schreibweise enthalten, allerdings ohne Hatscheks. Beispielsweise ist der Ort „Pilsen“ enthalten als „Plzen“ (statt „Plzeň“) oder „Budweis“ als „Ceske Budejovice“ (statt „České Budějovice“).

Bei den niederländischen Postleitzahlen sind lediglich die 4-stelligen Postleitzahlen ohne die nachgestellten Buchstaben enthalten. Falls diese Buchstaben bei Ihnen in der Warenwirtschaft im Feld „PLZ“ mit erfasst werden, ist derzeit leider kein Abgleich dieser Postleitzahlen im MailingMax möglich. Falls die Buchstaben im Feld „Ort“ erfasst werden, kann der PLZ-Abgleich auch für die Niederlande verwendet werden.

PLZ-Korrektur-Automatik

Gespeicherte permanente Korrekturen im PLZ-Abgleich

Besonderheiten bei niederländischen Postleitzahlen