Anmerkungen zu den Adressen

Gerade in Zusammenhang mit dem Modul „Kunden-werben-Kunden“ ist im Besonderen an die Funktionsweise des MailingMax im Umgang mit Adressen zu denken:

Der MailingMax ist ein Werkzeug, das immer versucht, Ihren Adressdatenbestand zu bereinigen, um etwa Dubletten zu finden oder Umzüge zu erkennen. Bitte bedenken Sie, dass es hierbei natürlich auch immer zu möglicherweise ungewollten Fehlerkennungen kommen kann, oder auch zu gewünschten Ausfilterungen (diese natürlich immer in Bezug auf das Thema „Mailing-Aktion“).

Eine solche (möglicherweise fehlerhafte) Korrektur ist bei der Verwendung für das Modul „Kunden-werben-Kunden“ bei der Auszahlung einer Provision natürlich fatal.

In Zusammenhang mit einer Mailing-Aktion ist eine solche möglicherweise fehlerhafte Korrektur nicht weiter schlimm, etwa wenn einer von 1.000 Briefen nicht oder bei einer anderen Adresse ankommt.

Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass Sie beim One-Click-Import auch die Option „Original-KV-Adressen“ aktivieren. Damit wird immer zusätzlich in einem getrennten Datenbestand die Originaladresse gespeichert, die zu einem Kaufvertrag in der Warenwirtschaft erfasst wurde, ohne jegliche Korrekturen. Und nur diese Adresse sollten Sie für den Export der Provisionszahlungen verwenden.

Ein paar Beispiele zur Verdeutlichung:

Der MailingMax verknüpft Adressen immer automatisch aufgrund einer Rechnungsanschrift und einer möglichen abweichenden Lieferanschrift. In 99% der Fälle dürfte dies auch korrekt sein, da hierbei von einem Umzug auszugehen ist: Die Auftragsbestätigung/Rechnung geht noch an die alte Anschrift, die Lieferung der Möbel allerdings dann nach 4 Wochen an die neue Adresse.

Was passiert hierbei im MailingMax? Die alte Adresse (Rechnungsadresse) wird als ungültig markiert, und eine automatische Verknüpfung zwischen den Adressen hergestellt. Bei einem Mailing wird also die alte Adresse nicht mehr angeschrieben, sondern nur noch die neue Adresse.

Aber: Was ist, wenn die Rechnungsanschrift die Anschrift eines Vaters ist, der Möbel für seine Tochter gekauft hat? Bei der obig beschrieben Vorgehensweise des MailingMax wird der Vater als Gelöscht markiert, und er erhält in Zukunft keine Werbebriefe mehr. Die Werbung erhält in Zukunft die Tochter.

Bei einem Mailing mit 20.000 Briefen ist dies vernachlässigbar, wenn der Vater keine Post mehr bekommen sollte. Wenn beim KwK die Provision an die Tochter geschickt wird statt an den Vater, dann wäre das fatal.

Anderes Beispiel: Drei Generationen einer Familie leben im selben Haus: Großvater, Vater und Sohn. Für den MailingMax ist (je nach Einstellung) lediglich der Nachnahme führend, in der Regel soll ja auch nur eine Werbebrief pro Haushalt zugestellt werden. In Bezug auf Mailings ist also vernachlässigbar, welcher Vorname erfasst ist. Der Brief kommt auf jeden Fall an. Hier zählt in der Regel der älteste Kaufvertrag, also die Adresse (und der Vorname) die zuerst in den MailingMax importiert wurde.

Was für Mailings in Ordnung ist, ist für Provisionen fatal: Die Provision darf nicht an irgendjemanden der Familie ausgegeben werden…

Weiteres (ähnliches) Beispiel: Ein großes Hochhaus, in dem zwei Personen mit dem Nachnamen „Meier“ wohnen, die eigentlich nichts miteinander zu tun haben…

Oder alternativ: Zwei Personen, einer mit Nachnamen „Meier“, einer mit Nachnamen „Maier“. Der MailingMax geht durch die automatischen Dublettenfilter u.U. fälschlicherweise von einer Zusammengehörigkeit aus…

Andere Fälle können entstehen durch manuelle Korrekturen, etwa beim Abgleich nach identischen Kontaktinformationen: Es kann ja sein, dass bei der Kaufvertragserfassung bei zwei vollkommen unterschiedlichen Personen durch einen Tippfehler die gleiche Telefonnummer im Kaufvertrag hinterlegt wurde. Desweiteren kann es ja sein, dass Sie dann im MailingMax über die entsprechende Korrekturfunktion diese beiden Adressen gefunden und manuell miteinander verknüpft haben. Damit entsteht eine (eigentlich falsche) Verbindung zwischen den beiden Kunden.

Bei einer Provisionszahlung wäre es nicht gut, wenn der Gutschein an den falschen der beiden Kunden geschickt wird…

Sie sehen, es gibt einige Fälle, die sehr problematisch sind. Alle diese Fälle sind in Zusammenhang mit Mailing-Aktionen und Werbebriefen vernachlässigbar, da solche Fälle in einem Datenbestand mit zehntausenden Adressen wohl nur einen Bruchteil im Promillebereich ausmachen dürften. Wenn es ums Geld (also um Provisionszahlungen) geht, dann dürfen solche Fehler nicht vorkommen.

Aus genau diesen Gründen verwendet der MailingMax hier die unveränderten und unkorrigierten Original-Adressen aus den Kaufverträgen. Sie haben im MailingMax direkt auch bewusst keine Möglichkeit, diese Adressen zu verändern. Hier verlassen wird uns auf eine korrekte Erfassung in der Warenwirtschaft.

Sowohl bei der Bearbeitung der „Kunden-werben-Kunden“-Werbungen als auch beim Datenexport oder bei „Vorhandene KwK-Werbungen“ finden Sie im MailingMax zwar immer die aktuelle MailingMax-Adresse mitsamt Verknüpfungen angezeigt, beim Export zählt aber Einzig und Alleine die Original-Adresse aus dem Kaufvertrag. Und nur diese sollten Sie auch für Ihren Serienbrief beim „Kunden-werben-Kunden“ verwenden. Niemals die MailingMax-Adresse.