Wenn Sie Adressen endgültig und vollständig aus der Datenbank des MailingMax eliminieren möchten, dann geht dies über einen kleinen Umweg.
Vor der ganzen Aktion sollten Sie zur Sicherheit unbedingt eine Datensicherung der MailingMax-Datenbank (Menü Administration ⇒ BackupMax-Sicherung) anlegen und sicher verwahren.
Um die zu Löschenden Adressen zu suchen, verwenden Sie am einfachsten den üblichen Abfrage-Assistenten aus dem Datei-Menü. Wenn Sie auch Adressen endgültig löschen möchten, die bereits einen Löschmerker haben, müssen Sie dabei natürlich den Abfrage-Assistenten (inkl. Gelöschte Adressen) verwenden!
Klicken Sie hier über die Einschränken-Funktion die Adressen zusammen, die Sie aus der Datenbank entfernen möchten.
Anschließend verwenden Sie den Export-Assistenten, um eine Excel-Datei mit diesen Adressen zu erstellen. Für das weitere Vorgehen benötigen wir dabei lediglich die Adress-ID.
Denn nun können Sie die Funktion Werkzeuge ⇒ ENDGÜLTIGES Massen-Löschen verwenden, um die Datensätze aus dem MailingMax zu tilgen. Damit diese Funktion aktiviert wird, müssen Sie ggf. in den Programm-Parametern den Parameter 2352 auf „Ja“ setzen. Nach einem Neustart des Programms sollte der Menüpunkt dann im Werkzeuge-Menü auftauchen.
Im Fenster zum ENDGÜLTIGEN Massen-Löschen finden Sie unten links einen Knopf, um Adress-IDs aus der Zwischenablage zu übertragen.
Nehmen Sie also die Excel-Datei, markieren Sie die erste Spalte mit den Adress-IDs, Kopieren diese mit Strg+C in die Zwischenablage, und verwenden Sie dann den Knopf im Fenster, um die Adress-IDs einzufügen. Ein Klick auf „Jetzt löschen“ entfernt die Datensätze restlos aus der Datenbank.
Tipp: Unter Umständen kann es sinnvoll sein, die Adressen Stück-für-Stück zu löschen, und nicht 100.000 Adressen auf einmal, um hier etwas mehr Kontroll-Möglichkeit zu haben.
Falls Sie im Abfrage-Assistenten für den Export eine temporäre Aktion angelegt hatten, können Sie diese nun wieder unter Stammdaten ⇒ Aktionen löschen.
Außerdem sollten Sie sicherheitshalber im Menü Administration die Datenbank aufräumen.
Ist alles abgeschlossen, können Sie einen neuen One-Click-Import laufen lassen, um zu sehen, ob eventuell zu viel gelöscht wurde, oder ob jetzt tausende angeblich neue Adressen im System auftauchen.