Warum kann ich den Kunden im MailingMax nicht finden?

Eine immer wieder gestellte Frage: „Warum kann ich den Kunden im MailingMax nicht finden?“…

Konkretes Beispiel: Ein Kunde meldet sich bei Ihnen, dass er keine Werbung mehr erhalten möchte. Wenn Sie aber die Suchfunktion im MailingMax verwenden, taucht der Kunde nicht auf… Warum?

Ein einfacher Grund kann immer sein: Vielleicht steht im MailingMax ein anderer Vorname! Je nach Einstellung des Filters findet im MailingMax eine automatische Zusammenführung von Familien statt. Es kann also jederzeit vorkommen, dass im MailingMax der Name der Frau gespeichert ist, dann schlägt die Suche nach dem Mann natürlich fehl…

Konsequenz: Suchen Sie immer mit gewisser Unschärfe! Am Einfachsten verwenden Sie hierzu die Werkzeuge ⇒ Kombi-Suche. Hier können Sie gezielt nur nach dem Nachnamen suchen, was natürlich am einfachsten bei seltenen oder ungewöhnlichen Nachnamen funktioniert. Wenn Sie also ausschließlich nach dem Nachnamen „Müller-Lüdenscheid“ suchen, dann können Sie dabei ruhig die PLZ oder den Ort weglassen – das Suchergebnis wird übersichtlich genug sein, um den gesuchten Datensatz zu finden.

Hier spielt auch der zweite mögliche Grund eine Rolle: Vielleicht haben Sie den Kunden ja bereits gelöscht oder gesperrt? Oder ein Verkäufer hat im letzten Kaufvertrag eine Werbesperre eingetragen? Oder der Brief kam als „unzustellbar“ zurück und wurde dadurch gesperrt?

Konsequenz: Entfernen Sie in der Kombi-Suche unten links den Haken bei „Nur gültige Adressen“, um auch die bereits gelöschten Adressen zu finden. Anhand der Farbe können Sie dann schnell erkennen, ob der Datensatz bereits gesperrt wurde oder nicht.

Ein weiterer sehr oft auftretender Grund: Vielleicht ist der Name in anderer Schreibweise im MailingMax enthalten? Die Gründe hierfür können vielfältig sein, oftmals ist dies der Fall, wenn der Kunde mehrfach bei verschiedenen Verkäufern eingekauft hat, diese aber den Namen jeweils leicht unterschiedlich erfasst haben. So erfasst der erste Verkäufer den Namen „Meierhoffer“ im Kaufvertrag, bei zweiten Kaufvertrag steht „Mayerhofer“, im dritter wiederum „Maierhoff“. Gewisse ähnliche Schreibweise kann der MailingMax im Import anhand seiner Klanganalayse zusammenführen, so erkennt die Datenbank im Import dass „Mayer“, „Maier“ und „Meier“ in der Aussprache identisch klingen, und führt damit die drei Kunden in einem Datensatz zusammen (sofern Straße, Hausnummer und PLZ identisch sind!).

Neben einer Falscherfassung im Kaufvertrag kann auch die Post schuld sein, wenn Sie etwa einen Adress-Abgleich mittels AdressFactory oder PremiumAdress vornehmen haben lassen, dann können dadurch die Namen und Anschriften im MailingMax verändert werden.

Konsequenz: Verwenden Sie die Kombi-Suche mit gewissen Toleranzen. Statt nach „Nachname ist exakt 'Meierhofer'“, suchen Sie doch mal nach „Nachname endet mit 'hofer'“.

Oder Alternativ: Lassen Sie bei der Suche den Namen ganz weg, und suchen Sie nur nach der Adresse! Oftmals sind die Straßen entsprechend „kurz“, so dass Sie in der Max-Müller-Straße in Kleinmusterhausen wohl nur wenige Haushalte finden werden – der Gesuchte kann dann entsprechend schnell identifiziert werden.

Aber auch hier wieder: Im Zweifelsfall Toleranzen verwenden! Vielleicht wurde im Kaufvertrag „M.-Müller-Straße“ erfasst, oder „Max-Mueller“, oder nur „Müllerstraße“ – Verkäufer sind oft kreativ bei der Adress-Erfassung.

Desweiteren: Vielleicht ist im MailingMax ja zwischenzeitlich eine andere Adresse hinterlegt worden? Auch hier kann wieder ein Post-Abgleich die Ursache sein, wenn etwa ein Nachsendeauftrag des Kunden über den Umweg via PremiumAdress den Weg in Ihre Datenbank gefunden hat.

Konsequenz: Wenn die vorherigen Versuche fehlgeschlagen sind, suchen Sie doch im Fenster Werkzeuge ⇒ Adressen bearbeiten mal unten links nicht nach einer Adress-ID, sondern etwa nach der Kaufvertragsnummer oder der Telefonnummer des Kunden.