Eine sehr oft gestellte Frage der ManageMax-Anwender lautet:
„Warum ist die Spanne eines Verkäufers, oder eines Lieferanten, oder einer Warengruppe, oder eines Artikels, usw. relativ schlecht und wenn ich mir dann den Auftragsspiegel dazu ansehe, dann finde ich keinen oder nur ganz wenig schlecht kalkulierte Aufträge?“
Hier die Erklärung, warum diese unterschiedlichen Umsatzgrößen abweichen.
Der Umsatz eines Verkäufers, eines Lieferanten, oder einer Warengruppe für einen bestimmten Zeitraum kommt in vielen Warenwirtschaften aus den sog. Statistikdateien. Diese Statistik wird in der Regel durch die sog. Nachtverarbeitung Nacht für Nacht gefüllt. In dieser Statistik werden aber nicht nur die Aufträge geführt, welche im gleichen Zeitraum verkauft wurden, sondern auch Korrekturen, Stornierungen oder Umbuchungen aus Aufträgen früherer Monate. Dazu kommt auch noch der Barverkauf, der im Auftragsspiegel fehlt. Der Umsatz z. B. eines Verkäufers ist so ähnlich zu betrachten wie ein Sachkonto aus der FIBU. Da werden positive Umsätze aus Verkäufen auf die Haben-Seite gebucht, aber auch negative Umsätze durch Stornos oder Korrekturen auf der Soll-Seite wieder abgezogen. Der Saldo von positiven Umsätzen und negativen Umsatzschmälerungen ergibt den tatsächlichen Umsatz.
Der Auftragsspiegel listet einfach nur die Aufträge und Auftragspositionen auf, die in einem bestimmten Zeitraum geschrieben wurden. Erstellt man den Auftragsspiegel nach dem Auftrags- oder Positionsdatum, werden Korrekturen, Umbuchungen, usw. von älteren Aufträgen im Auftragsspiegel nicht berücksichtigt.
In vielen Programmpunkten stellt der ManageMax die Frage nach welchem Datum der Auftragsspiegel erstellt werden soll.
Die einzig korrekte Messgröße für Umsatz und Kalkulation sind die statistischen Werte und nicht der Auftragsumsatz aus dem Auftragsspiegel. Der Auftragsspiegel ist eine reine Auskunftsfunktion.
Damit man diese Unterschiede sehen kann, gibt es im ManageMax die sog. Fernglas-Funktion. Auf vielen Programmfenstern (bspw. im Tagesbericht oder im Personalumsatz) finden Sie rechts unten einen Button mit einem Fernglas-Symbol. Allerdings kennt der ManageMax nie den exakten Grund für diese Buchungen in der Warenwirtschaft.
Im Controlling Cockpit haben Sie ebenfalls die Möglichkeit per Doppelklick zu den Verkäuferumsätzen zu gelangen.
Hier die Umsatztabelle der Verkäufer aus dem Controlling Cockpit heraus mit der Fernglasfunktion, zur Darstellung der Unterschiede aus den Verkäuferumsätzen:
Weiterhin haben Sie die Möglichkeit im Menü Personalumsatz bzw. Abteilungsumsatz eventuelle Positionen zu suchen, um die Differenzen zwischen dem statistischen Umsatz und dem Umsatz aus den Aufträgen zu erklären.
Hier die Auswahl im Menü Personalumsatz zu den Auftragspositionen:
In den Positionen, welche mit der „letzen Änderung“ gefiltert werden sollten, sind manchmal nachträglich erfasste Warengutschriften ursächlich für schlechte KAA.
Einen vollständigen Beleg eines Monatsumsatzes anhand aller statistischen Umsatzbuchungen kann es im ManageMax aktuell leider nicht geben. Die Begründung liegt in der fehlenden Historie.
Die Position 1 des Auftrags 12345 wird im März 2018 verkauft. VKP 1.000 und EKP 300, berechnet aus einer Soll-KAA. Die Position hat ein Kopfdatum, ein Positionsdatum und ein Erfassungsdatum im März. In der Auftragsabfrage wäre diese Position sicher enthalten.
Im April 2018 kommt die AB. EKP jetzt 500. Außerdem wird der VKP korrigiert auf 950,- warum auch immer. Jetzt hat die Position auch ein „letztes Änderungsdatum“, nämlich April. Bis dahin für die Auftragsabfrage kein Problem. Diese EK-Korrektur geht in den statistischen Umsatz von MHS ein, also msfil, msart, mslief, msverk, msums, usw.
Im Mai 2018 wird der EK nochmal korrigiert. EKP jetzt 400. Jetzt hat die Position ein neues „letztes Änderungsdatum“, nämlich im Mai. Diese EK-Korrektur geht natürlich ebenfalls in den statistischen Umsatz von MHS ein, also msfil, msart, mslief, msverk, msums, usw. Aber nun weiß der ManageMax nicht mehr, dass diese Position auch im April bereits geändert wurde.
Sie versuchen nun den Umsatz vom April im Controlling-Cockpit zu begründen und erstellen eine Auftragsabfrage zunächst nach Positionsdatum. Die Position 1 vom Auftrag 12345 ist nicht dabei, weil sie ja ein Positionsdatum aus dem März hat. Also versuchen Sie es nach der letzten Änderung. Unsere Position 1 vom Auftrag 12345 ist aber wieder nicht dabei, denn die letzte Änderung war ja im Mai. Ergo wird es Ihnen in diesem Falle niemals gelingen, den Umsatz April aus dem Controlling-Cockpit vollständig anhand einer Auftrags- bzw. Positionsabfrage zu erklären, denn die Korrektur von EKP und VKP in dieser Position bleibt für Sie unsichtbar.