Umsatzdifferenzen Statistik zu Auftragsspiegel

Eine sehr oft gestellte Frage der ManageMax-Anwender lautet:

„Warum ist die Spanne eines Verkäufers, oder eines Lieferanten, oder einer Warengruppe, oder eines Artikels, usw. relativ schlecht und wenn ich mir dann den Auftragsspiegel dazu ansehe, dann finde ich keinen oder nur ganz wenig schlecht kalkulierte Aufträge?“

Die Antwort ist immer die Gleiche. Es handelt sich um zwei unterschiedliche Umsatzgrößen mit zwei unterschiedlichen Kalkulationen. Diese Umsätze und Spannen werden so gut wie nie übereinstimmen.

Hier die Erklärung, warum diese unterschiedlichen Umsatzgrößen abweichen.

Statistische Verkaufsdaten

Der Umsatz eines Verkäufers, eines Lieferanten, oder einer Warengruppe für einen bestimmten Zeitraum kommt in vielen Warenwirtschaften aus den sog. Statistikdateien. Diese Statistik wird in der Regel durch die sog. Nachtverarbeitung Nacht für Nacht gefüllt. In dieser Statistik werden aber nicht nur die Aufträge geführt, welche im gleichen Zeitraum verkauft wurden, sondern auch Korrekturen, Stornierungen oder Umbuchungen aus Aufträgen früherer Monate. Dazu kommt auch noch der Barverkauf, der im Auftragsspiegel fehlt. Der Umsatz z. B. eines Verkäufers ist so ähnlich zu betrachten wie ein Sachkonto aus der FIBU. Da werden positive Umsätze aus Verkäufen auf die Haben-Seite gebucht, aber auch negative Umsätze durch Stornos oder Korrekturen auf der Soll-Seite wieder abgezogen. Der Saldo von positiven Umsätzen und negativen Umsatzschmälerungen ergibt den tatsächlichen Umsatz.

Auftragsdateien

Der Auftragsspiegel listet einfach nur die Aufträge und Auftragspositionen auf, die in einem bestimmten Zeitraum geschrieben wurden. Erstellt man den Auftragsspiegel nach dem Auftrags- oder Positionsdatum, werden Korrekturen, Umbuchungen, usw. von älteren Aufträgen im Auftragsspiegel nicht berücksichtigt.

Aus diesem Grund kommt es sehr häufig zu Differenzen zwischen den Statistischen Verkaufsdaten und den Auftragsdateien. Manchmal sind diese Differenzen schlicht und ergreifend unverständlich hoch, aber dennoch korrekt.

Datumsauswahl im Auftragsspiegel als Informationsquelle

In vielen Programmpunkten stellt der ManageMax die Frage nach welchem Datum der Auftragsspiegel erstellt werden soll.

  • Das Auftragsdatum ist in der Regel das Datum an welchem der Kunden im Laden war. Dieses Datum eignet sich am besten für die Kontrolle von geschriebenen Aufträgen. Das Positionsdatum geht auf das vergleichbare Datum in der Auftragsposition zurück. Zwischen Auftrags- und Positionsdatum kann es bereits Unterschiede geben.
  • Eine häufig hilfreiche Option ist die Letzte Änderung. Damit werden in den Auftragsspiegel nicht nur Aufträge aufgenommen, die im Auswahlzeitraum geschrieben wurden, sondern auch Aufträge, die in dieser Zeit geändert wurden.
Mit der Datumsauswahl Letzte Änderung kann man oft die Auswirkungen von Korrekturen älterer Aufträge im aktuellen Analysezeitraum sichtbar machen.

Zusammenfassung

Auf der einen Seite gibt es einen statistischen Umsatz und auf der anderen Seite gibt es einen reinen Auftragsumsatz. Beide Werte und auch deren Kalkulationen werden sich in der Regel immer unterscheiden.

Die einzig korrekte Messgröße für Umsatz und Kalkulation sind die statistischen Werte und nicht der Auftragsumsatz aus dem Auftragsspiegel. Der Auftragsspiegel ist eine reine Auskunftsfunktion.

Fernglasfunktion

Damit man diese Unterschiede sehen kann, gibt es im ManageMax die sog. Fernglas-Funktion. Auf vielen Programmfenstern (bspw. im Tagesbericht oder im Personalumsatz) finden Sie rechts unten einen Button mit einem Fernglas-Symbol. Allerdings kennt der ManageMax nie den exakten Grund für diese Buchungen in der Warenwirtschaft.

Die Fernglasfunktion im Controlling Cockpit

Im Controlling Cockpit haben Sie ebenfalls die Möglichkeit per Doppelklick zu den Verkäuferumsätzen zu gelangen.

Hier ist wichtg zu erwähnen, dass die Filtermöglichkeit im Reiter Umsatz, ob „Verkaufsumsatz“ oder „Auslieferungsumsatz“ angezeigt wird, kein Filterkriterium für die Doppelklickfunktion zu den Verkäufern darstellt. In der Doppelklickfunktion werden nur die „statistischen Umsätze“ dargestellt. Also nur der gebuchte Umsatz aus der Statistik und nicht der geschriebene Umsatz aus den Aufträgen. Der erste Umsatz entsteht durch die Nachtverarbeitung und wird nach dem Monatsabschluss nicht mehr verändert. Der geschriebene Auftragsumsatz kann sich durch die Auftragsbearbeitung im Hause täglich ändern. Genau dadurch entstehen diese vermeintlichen „Differenzen“.

Hier die Umsatztabelle der Verkäufer aus dem Controlling Cockpit heraus mit der Fernglasfunktion, zur Darstellung der Unterschiede aus den Verkäuferumsätzen:

weitere Prüfmöglichkeiten Personalumsatz

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit im Menü Personalumsatz bzw. Abteilungsumsatz eventuelle Positionen zu suchen, um die Differenzen zwischen dem statistischen Umsatz und dem Umsatz aus den Aufträgen zu erklären.

Hier die Auswahl im Menü Personalumsatz zu den Auftragspositionen:

In den Positionen, welche mit der „letzen Änderung“ gefiltert werden sollten, sind manchmal nachträglich erfasste Warengutschriften ursächlich für schlechte KAA.

Erklärung mit einem Beispiel

Einen vollständigen Beleg eines Monatsumsatzes anhand aller statistischen Umsatzbuchungen kann es im ManageMax aktuell leider nicht geben. Die Begründung liegt in der fehlenden Historie.

Hier ein Beispiel:

Die Position 1 des Auftrags 12345 wird im März 2018 verkauft. VKP 1.000 und EKP 300, berechnet aus einer Soll-KAA. Die Position hat ein Kopfdatum, ein Positionsdatum und ein Erfassungsdatum im März. In der Auftragsabfrage wäre diese Position sicher enthalten.

Im April 2018 kommt die AB. EKP jetzt 500. Außerdem wird der VKP korrigiert auf 950,- warum auch immer. Jetzt hat die Position auch ein „letztes Änderungsdatum“, nämlich April. Bis dahin für die Auftragsabfrage kein Problem. Diese EK-Korrektur geht in den statistischen Umsatz von MHS ein, also msfil, msart, mslief, msverk, msums, usw.

Im Mai 2018 wird der EK nochmal korrigiert. EKP jetzt 400. Jetzt hat die Position ein neues „letztes Änderungsdatum“, nämlich im Mai. Diese EK-Korrektur geht natürlich ebenfalls in den statistischen Umsatz von MHS ein, also msfil, msart, mslief, msverk, msums, usw. Aber nun weiß der ManageMax nicht mehr, dass diese Position auch im April bereits geändert wurde.

Wichtig zum Verständnis:

Sie versuchen nun den Umsatz vom April im Controlling-Cockpit zu begründen und erstellen eine Auftragsabfrage zunächst nach Positionsdatum. Die Position 1 vom Auftrag 12345 ist nicht dabei, weil sie ja ein Positionsdatum aus dem März hat. Also versuchen Sie es nach der letzten Änderung. Unsere Position 1 vom Auftrag 12345 ist aber wieder nicht dabei, denn die letzte Änderung war ja im Mai. Ergo wird es Ihnen in diesem Falle niemals gelingen, den Umsatz April aus dem Controlling-Cockpit vollständig anhand einer Auftrags- bzw. Positionsabfrage zu erklären, denn die Korrektur von EKP und VKP in dieser Position bleibt für Sie unsichtbar.

Genau aus diesem Grund gibt es in allen Warenwirtschaften, die mit sog. Statistikdateien arbeiten, ein „Auftragsbewegungsprotokoll“, welches wiederum auf die Historie jeder einzelnen Position zurückgreift. Dem ManageMax steht diese Historie nicht zur Verfügung, sie wird gar nicht importiert. Oder anders formuliert, wir glauben der Warenwirtschaft den statistischen Umsatz und gehen von korrekten Umsatzstatistiken aus.
Dennoch kann man mit der Auftragsabfrage eine Positionsliste nach „Auftragskopfdatum“ erstellen, die dem statistischen Umsatz sehr nahe kommt. Außerdem versuchen wir den Anwender in den, per Doppelklick erreichbaren Umsatzauswertungen nach Verkäufer, Unterwarengruppen und Lieferanten, mit der sog. Fernglas-Funktion auf diese Erklärungslücke hinzuweisen.
managemax/allgemeines/differenzen-statistik-auftragsspiegel.txt · Zuletzt geändert: 30.10.2018 12:10 von tgruss · 2998 Zugriffe bisher