Stammdaten Kosten- und Erlösarten

Kosten- und Erlösarten werden im gleichnamigen Programmteil im Modul Stammdaten verwaltet. Eine Kosten- und Erlösart ist grundsätzlich nichts anderes als die Zusammenfassung von einzelnen Sachkonten zu einer Kosten- und Erlössumme.

Wenn in der Finanzbuchhaltung ein neues Sachkonto erstellt wird oder wenn man feststellt, dass ein Sachkonto keiner Kosten- und Erlösart zugeordnet ist, sieht man sich immer wieder mit der Aufgabe konfrontiert, die Kontenzuordnung zu ändern.

Am besten Sie drucken sich die Kosten- und Erlösarten sortiert aus, auf diese Weise sehen Sie sofort, ob ein neues Konto von einer Kostenart automatisch erfasst wird. Zum Sortieren können Sie auf die Spaltenüberschriften klicken.

Hier der sortierte Druck nach Von-Bis-Konten Bereich.

Zur Kontenzuordnung führen die Button „Neu“ oder „Ändern“ in der Anfangsübersicht.

1. Ganz unten gibt es die Einstellung „Dieser Kostenart mehrere Kontenbereiche zuordnen“. Diese Einstellung benötigen Sie nur dann, wenn eine Kosten- und Erlösart nicht durch einen zusammenhängenden Kontenkreis definiert werden kann. Dieses Thema wird weiter unten in Kostenarten erweitern beschrieben.
2. Mit „Speichern und Neu“ wird die aktuelle Kontenzuordnung gespeichert und eine weitere Kostenart kann angelegt werden.
3. Den neuen Von-Bis-Konto Bereich erfassen bzw. den vorhandenen überschreiben.
4. Wenn alles erledigt ist, dann die Zuordnung mit „Speichern und Ende“ schließen.

Alle anderen im Fenster Kosten- und Erlösarten aufgeführten Einstellungen und Funktionen beziehen sich auf die unterschiedlichen Methoden der Kostenrechnung im ManageMax. Diese Methoden werden hier nicht weiter erläutert.

Nicht zugeordnete Konten können Sie im Kontenplan oder auch in der kurzfristigen Erfolgsrechnung herausfinden.

In den Stammdaten Kontenplan kann man ganz einfach überprüfen, ob alle Konten zugeordnet sind. Nicht zugeordnete Konten werden farblich markiert. Zusätzlich gibt es eine Druckfunktion.

Die kurzfristige Erfolgsrechnung wird im Modul Finanzen erstellt. Auch in der Erfolgsrechnung können Sie die Frage, ob alle relevanten Sachkonten eine Kosten- und Erlösart zugeordnet worden sind, auf Knopfdruck beantworten. Es gibt dafür rechts unten das „Gelbe Ausrufezeichen“.

Manchmal lässt der vorhandene Kontenplan in der Finanzbuchhaltung nicht zu, das jeder Kostenart einen zusammenhängenden Bereich Von-bis-Konto zuzuordnen ist. Oft gibt es dazwischen Sachkonten die logisch einer anderen Kostenart zuzuordnen sind.

Hier zu sehen der Kontenbereich Sonstige Raumkosten. Alle Einträge haben die gleiche Nummer „27“ und die gleiche Bezeichnung „Sonstige Raumkosten“, aber die Spalten Von-Bis-Konten zeigen mehrere unterschiedliche Kontenbereiche zu dieser Kostenart.

Diese mehrfache Zuordnung wird per Einstellung in der Definition der Kosten- und Erlösarten aktiviert. Zur Definition führen die Button „Neu“ und „Ändern“. Um eine bestehende Kosten- oder Erlösart zu erweitern, klicken Sie bitte auf „Ändern“.

Daraufhin öffnet sich das Programmfenster zur Definition der Kosten- und Erlösarten. Für die Zuordnung weiterer Kontenbereiche ist nun folgende Reihenfolge zu beachten.

1. Ganz unten die Einstellung „Dieser Kostenart mehrere Kontenbereiche zuordnen“ markieren.
2. Auf „Speichern und Neu“ klicken, dadurch wird ein identisches Duplikat erzeugt.
3. Den neuen Von-Bis-Konto Bereich erfassen, oder den vorhandenen überschreiben.
4. Wenn alles erledigt ist die Zuordnung mit „Speichern und Ende“ schließen.

Die Punkte 2 und 3 können beliebig wiederholt werden. Bei jedem Speichervorgang prüft das Programm Überschneidungen mit anderen Kontenbereichen.