Zuordnung zu Filialen, Kollegen und "Wer bin ich selbst"

Wenn Sie einen Benutzer im Menü Administration ⇒ Benutzer-Manager anlegen oder bearbeiten, dann müssen jeweils beim Benutzer im mittleren Bereich der Maske eine Zuordnung treffen zu „Berechtigungen auf Filialen“, „Berechtigungen auf Mitarbeiter“ und „Der Benutzer selbst ist der Mitarbeiter…“.

Diese Einstellungen sind primär zur Vergabe von Berechtigungen über die Benutzer-Profile notwendig, sowie auch für die Bearbeitung von Anträgen.

Im Benutzer-Manager sollten Sie hier immer zuordnen, wo der Benutzer sitzt oder wofür er zuständig ist.

Ist der Benutzer etwa in der Logistik beschäftigt, dann sollten Sie oben bei „Berechtigungen auf Filialen“ die Logistik-Filiale zuordnen, in der er beschäftigt ist. Im mittleren Bereich bei „Berechtigungen auf Mitarbeiter“ legen Sie dann fest, wer seine Kollegen sind, und ganz unten bei „Der Benutzer selbst ist der Mitarbeiter…“ erfolgt schließlich die Zuordnung auf die Verkäufer- oder Personalnummer dieses Mitarbeiters.

Die Zuordnung unten auf „Wer bin ich selbst“ ist zwingend notwendig, damit der PepMax feststellen kann, welcher Benutzer-Login zu welcher Verkäufer- oder Personalnummer gehört.

Unterschied zwischen Mitarbeiter-Stammdaten und Benutzer-Logins

Doch wozu das Ganze? Sinn und Zweck dieser Zuordnung ist es, dass Sie über die Benutzer-Profile detaillierte Berechtigungen vergeben können, wer was im Programm sehen darf.

Hier am Beispiel für das Virtuelle Terminal:

Nahezu alle Berechtigungen gibt es in unterschiedlichen Ausprägungen, beispielsweise als:

• Virtuelles Terminal (alle Mitarbeiter)
• Virtuelles Terminal (nur eigene Filialen)
• Virtuelles Terminal (nur eigene Mitarbeiter)
• Virtuelles Terminal (nur selbst)

Hat ein Benutzer die Berechtigung auf alle Mitarbeiter, so kann er in der Maske des virtuellen Terminals oben im Aufklappmenü alle im Unternehmen angestellten Mitarbeiter auswählen (und damit für alle Mitarbeiter eine Buchung erfassen).

Hat der Benutzer hingegen nur die Berechtigung nur selbst, dann kann er die Maske zwar weiterhin aufrufen, sieht aber in dem Aufklappmenü zur Mitarbeiter-Auswahl nur noch sich selbst, alle anderen Mitarbeiter werden ausgeblendet.

Analog funktioniert es auch für nur eigene Filialen und nur eigene Mitarbeiter – hier gelten dann die im Benutzer-Manager hinterlegten Zuordnungen wie oben beschrieben.

Nutzen können Sie dies beispielsweise, um einem Abteilungsleiter oder Filialleiter die Berechtigung zu geben, für alle seine Mitarbeiter (und nur seine Mitarbeiter) Buchungen nachzuerfassen. Hierfür benötigen Sie für den Abteilungsleiter ein eigenes Benutzer-Profil (falls noch kein Profil für Abteilungsleiter existiert), das die Berechtigung „Buchungen nacherfassen/bearbeiten (nur eigene Filialen)“ enthält.

Dieses Benutzer-Profil ordnen Sie dann über den Benutzer-Manager dem Login des Abteilungsleiters zu. Zusätzlich prüfen Sie hierbei, ob die Zuordnung auf die eigenen Filialen korrekt hinterlegt ist.

Ergebnis: Der Abteilungsleiter kann nun die Maske Zeiterfassung ⇒ Buchungen nacherfassen aufrufen, sieht dort aber nicht alle Mitarbeiter, sondern nur noch die Mitarbeiter seiner eigenen Filiale!