Mindestbesetzung Vorgaben

Im PepMax können Sie für jede Abteilung im Menü Stammdaten ⇒ Organisation ⇒ Abteilungen eine Mindestbesetzung vorgeben, getrennt für jeden einzelnen Wochentag. Hier definieren Sie für eine normale Arbeitswoche, wie viele Mitarbeiter in der Abteilung anwesend sein sollten.

Natürlich gibt es zu dieser Standard-Mindestbesetzung auch immer Abweichungen – beispielsweise wenn aufgrund einer Werbeaktion mehr Mitarbeiter im Verkauf benötigt werden, oder wenn ein verkaufsoffener Sonntag ansteht. Genau für diesen Fall haben Sie im Menü PEP ⇒ Mindestbesetzung Vorgaben die Möglichkeit, diese Mindestbesetzung nochmals zu variieren, und so einzelne Tage mit einem neuen Wert überschreiben.

Um einen Wert zu überschreiben, klicken Sie einfach in das zu ändernde Feld, und tippen Sie den neuen gewünschten Wert ein.

Damit diese hinterlegte Mindestbesetzung auch einen Sinn hat, können Sie sich diese direkt im PEP ⇒ Wochenplan mit anzeigen lassen. Hier müssen Sie lediglich unten den Haken bei „Besetzung“ setzen, um die Anzeige zu aktivieren.

Hier sehen Sie nun sofort unterhalb des Wochenplans eine Info-Zeile mit der aktuellen Besetzung aufgrund der Planung, sowie der eingestellten Mindestbesetzung. Ist die Mindestbesetzung unterschritten, ist das Feld rot, Überbesetzung wird grün dargestellt.

Damit haben Sie immer im Blick, ob die aktuelle Personal-Einsatz-Planung im grünen Bereich liegt, oder ob Sie hier eingreifen und umplanen müssen.

Tipp: Mit einem Doppelklick auf die Mindestbesetzung hier im Wochenplan gelangen Sie direkt zu der oben beschriebenen Eingabe-Maske, um die Mindestbesetzung anpassen zu können.

Auf Wunsch können Sie einzelne Personen (etwa Abteilungsleiter oder Geschäftsleitung) von der Zählung in der Mindestbesetzung ausschließen. So können Sie dafür sorgen, dass nur die „echten“ Mitarbeiter gerechnet werden. Die Einstellung dazu finden Sie jeweils in den Stammdaten ⇒ Mitarbeiter.

Die Mindestbesetzung im Wochenplan wird nur dann mit angezeigt, wenn Sie vollständige Abteilungen oder Filialen im Auswahlfeld selektieren. Basiert die Selektion auf einzelnen Mitarbeitern, Personengruppen oder Kostenstellen, so ist eine Berechnung der Mindestbesetzung nicht möglich – die Besetzung kann ja nicht von einer Abteilung auf eine einzelne Person aufgeteilt werden. In diesem Fall wird die Mindestbesetzung einfach ausgeblendet, und Sie sehen lediglich die Zeile „XX,X Mitarbeiter“.

Wenn Sie mehrere Abteilungen oder eine ganze Filiale auswählen, so wird hierbei die Mindestbesetzung immer in der Summe betrachtet. Es wird also die Besetzung aller Abteilungen zusammengezählt, und mit der Summe der Mindestbesetzung verglichen.

Es kann in diesem Fall also vorkommen, dass die Betrachtung auf Filial-Ebene alles in grün anzeigt (dass genug Personen anwesend sind), aber innerhalb einer einzelnen Abteilung kann aber dennoch eine Unterbesetzung möglich sein. Sind also etwa in der Posterabteilung zu wenige Mitarbeiter geplant, in der Küchenabteilung hingegen zu viele, so gleicht sich dies in der Betrachtung der gesamten Filiale aus - auf Abteilungsebene würde die Polsterabteilung eine rote Warnung anzeigen.

Weitere Details zur Berechnung der Besetzung und den dazugehörigen Einstellungen finden Sie unter Menü Stammdaten ⇒ PEP ⇒ Einstellungen zur Mindestbesetzung.

Einstellungen zu Abwesenheits-Anträgen