Mitarbeiter hat ab Datum X einen geänderten Arbeitsplan

Ein Beispiel-Fall: Was ist zu tun, wenn ein Mitarbeiter ab einem bestimmten Datum seinen Arbeitsplan ändert (also andere Arbeitszeiten hat)?

Wichtig zu beachten ist hierbei, dass Sie nicht einfach im Menü Stammdaten ⇒ Mitarbeiter ⇒ Knopf „Stammdaten“ ⇒ Stamm-Arbeitspläne einen anderen Arbeitsplan hinterlegen dürfen - denn dabei kann ja nirgends ein Gültigkeitsdatum hinterlegt werden. Würden Sie dann also für diesen Mitarbeiter einen zurückliegenden Zeitraum nochmals abrechnen, dann würde sich ja auch die rückwirkende Abrechnung an den neuen Arbeitsplan anpassen und somit Differenzen etwa in den Überstunden erzeugen.

Grundsätzlich ist dieser Weg aber schon richtig - an dieser Stelle (also Menü Stammdaten ⇒ Mitarbeiter ⇒ Knopf „Stammdaten“ ⇒ Stamm-Arbeitspläne) müssen Sie den neuen gültigen Arbeitsplan für den Mitarbeiter hinterlegen.

Sie müssen lediglich zusätzlich für die „Historie“ sorgen, damit eine rückwirkende Abrechnung ohne Differenz läuft. Hierzu finden Sie in der gleichen Maske unten rechts den Knopf „Arbeitsplanwechsel“. Ein Arbeitsplanwechsel ist nichts anderes als ein zeitlich abgegrenzter Wechsel oder eine Veränderung des gültigen Arbeitsplans.

Weitere Informationen zu Arbeitsplanwechseln

In diesem Fall benötigen Sie den „Arbeitsplanwechsel (wochenweise)“ (denn die Historie soll ja für einen längeren Zeitraum eingetragen werden). Sie hinterlegen hierbei also rückwirkend den alten (bisher gültigen) Arbeitsplan dieses Mitarbeiters.

Damit weiß der PepMax: In dem zurückliegenden Zeitraum gilt der alte Arbeitsplan, ab Datum X (also ab dem Ende des Arbeitsplanwechsels) hingegen gilt der neue Arbeitsplan, der direkt im Hauptfenster hinterlegt ist.

Klicken Sie also einfach auf „Neu (Wochenweise)“, um einen Wechsel anzulegen:

Hier können Sie nun einfach das (rückwirkende) Gültigkeitsdatum angeben, eine optionale automatische Wiederholung (der Eintrag „jede Woche“ heißt einfach, dass dieser Wechsel für den gesamten Zeitraum gilt). Den Gültigkeitszeitraum legen Sie bitte große genug fest, um auch alle potentiellen Rückrechnungen abzudecken, in der Regel reicht hierzu immer ab Beginn des Jahres, eine Rückrechnung des Vorjahres ist meist eher unwahrscheinlich.

Bei den Wochentagen Montag bis Sonntag können Sie nun hinterlegen, welcher Arbeitsplan für den jeweiligen Wochentag gilt. In diesem Fall sollten Sie auch immer alle Wochentage ausfüllen, und nirgends den Eintrag „(Arbeitsplan nicht ändern)“ stehen lassen.

Dieser Eintrag „(Arbeitsplan nicht ändern)“ heißt einfach: Wenn ein Mitarbeiter im zurückliegenden Zeitraum etwa am Freitag arbeitet, und der Freitag steht hier auf „(Arbeitsplan nicht ändern)“, dann wird für den Freitag der Arbeitsplan aus dem Hauptfenster genommen, und damit der falsche (neue) Arbeitsplan.