Elternzeit, Sollzeit auf 0:00 setzen

Geht ein Mitarbeiter in Elternzeit, so stellt sich oft die Frage, wie dieser Mitarbeiter dann in der Zeiterfassung quasi deaktiviert werden kann, so dass für diesen Mitarbeiter keine Stunden oder Zeiten mehr auflaufen.

Hierzu sind mehrere Schritte notwendig:

Zunächst muss dafür gesorgt werden, dass für den Mitarbeiter keine Arbeitszeiten mehr auflaufen. Hierzu benötigen Sie zunächst einen einfachen Abwesenheitsgrund namens „Elternzeit“. Und dem Mitarbeiter tragen Sie dann über den gesamten Zeitraum eine solche Abwesenheit ein, wie ein Urlaub oder Krankheit.

Die Einstellungen für den Abwesenheitsgrund könnten beispielsweise wie folgt aussehen:

Wichtig sind hier die Einstellungen im zweiten Bild, also in den Abrechnungs-Einstellungen zu jeder Beschäftigungsart:

Hier hinterlegen Sie die Option „Sollzeit auf 0 setzen“ und „Istzeit = Sollzeit setzen“. Damit sorgen Sie dafür, dass ein Mitarbeiter mit diesem Abwesenheitsgrund keine Ist-Zeit mehr ausgewiesen bekommt. Allerdings ist die Option „Sollzeit auf 0 setzen“ hier etwas missverständlich, doch dazu später mehr.

Ebenso wichtig ist die Option „Feiertage bei diesem Grund mitrechnen“. Ist hier der Haken entfernt, so werden Feiertage während der Elternzeit nicht mehr berechnet. Ansonsten würden ja in der Abrechnung für jeden Feiertag plötzlich Stunden auftauchen…

Wie oben geschrieben, gibt es in den Abrechnungseinstellungen des Abwesenheitsgrundes zwar eine Option „Sollzeit auf 0 setzen“, allerdings funktioniert diese nur für die Mitarbeiter, die mit einer täglichen Sollzeit abgerechnet werden.

Bei den anderen Saldomodi, wie etwa der monatlichen oder wöchentlichen Sollzeit, kann der PepMax niemals zuverlässig die Sollzeit korrekt berechnen. Denn wenn ein Mitarbeiter eine monatliche Sollzeit von 170:00 Stunden hat, und dann ab 23. des Monats in Elternzeit geht – welche Sollzeit gilt dann für den Monat? Der PepMax könnte nur raten, und dabei kommt bestimmt etwas anderes heraus, als Sie gerne hätten.

Daher müssen Sie in diesen Fällen die Sollzeit für die Mitarbeiter selbst anpassen. Aber das ist zum Glück auch sehr einfach machbar. Die Optionen hierzu finden Sie in den Mitarbeiter-Stammdaten auf der Seite „Sollzeit und Deckelung“.

Hier ist ja die Sollzeit hinterlegt, die der Mitarbeiter normalerweise hätte. Um hier für die Dauer der Elternzeit den Wert auf 0:00 Stunden zu setzen, kommen Sie bitte nicht in die Versuchung, hier den Wert auf 0:00 zu ändern! Denn was passiert dann? Sie haben keine Historie, ab wann die Änderung gelten soll. Das heißt, die Änderung würde dann plötzlich auch rückwirkend gelten! Und das kann ja nicht gewünscht sein.

Aber die Abhilfe verbirgt sich ganz einfach hinter dem Knopf „Abweichende Regelungen für wöchentliche/monatliche Sollzeiten“. Und wie der Name schon sagt, können Sie hier zeitlich begrenzte Abweichungen hinterlegen. Also beispielsweise: Im Zeitraum von 01.08. bis 31.12. gilt die Sollzeit von 0:00 Stunden…

Beginnt die Elternzeit innerhalb eines Abrechnungszeitraums (es geht ja selten pünktlich zum 1. des Monats los), so müssen Sie die Abweichung unter Umständen aufteilen auf mehrere abweichende Einträge. Also beispielsweise:

• Normale Sollzeit: 176:00 Stunden
• Im Monat 08/2014 gilt: 56:00 Stunden (anteilig)
• Ab 09/2014 gilt: 0:00 Stunden

Der oben beschriebene Weg ist die „saubere“, nachvollziehbare Lösung, die auch in den Statistiken und Auswertungen zu korrekten Werten führt.

Oftmals wird dadurch getrickst, dass ein Mitarbeiter einfach ein Austrittsdatum erhält, wenn die Elternzeit beginnt (damit dann keine Abrechnung mehr erfolgt), und danach wird wieder das Eintrittsdatum angepasst.

Aber: Genau damit machen Sie sich einen Großteil der Statistiken und Auswertungen kaputt. Hier stimmt die Anzahl Mitarbeiter nicht mehr, entsprechend auch die Quoten dazu. Was ist, wenn der Mitarbeiter während der Elternzeit doch mal ein paar Tage arbeitet? Das können Sie dann nicht mehr abrechnen. Wenn der Mitarbeiter wieder anfängt nach der Elternzeit, sind viele manuelle Korrekturen notwendig, um das Urlaubskonto und Saldenkonto wieder anzupassen, etc.

Auch wenn es etwas Arbeit bedeutet: Der oben beschriebene Weg ist immer der sauberste.