Sollzeit bei unregelmäßigen Arbeitszeiten

Es taucht immer wieder die Frage auf: Wie soll mit Mitarbeitern umgegangen werden, die sehr unregelmäßige Arbeitszeiten haben?

Beispiel

In diesem Beispiel ein Mitarbeiter, der zwar jede Woche gleich (oder ähnlich) arbeitet, aber doch pro Tag unregelmäßige Arbeitszeiten hat.

Arbeitswoche
Montag 8:00 Std.
Dienstag 5:00 Std.
Mittwoch 8:00 Std.
Donnerstag 5:00 Std.
Freitag 5:00 Std.
Samstag frei
Sonntag frei
Summe 31:00 Std.

Istzeit und Sollzeit

Die Istzeit einer derart abweichenden Arbeitswoche ergibt sich ja immer durch die Zeiterfassungs-Buchungen des Mitarbeiters, dies stellt ja nicht das Problem dar.

Allerdings gibt es für die Sollzeit nun im wesentlichen zwei passende Varianten:

Wöchentliche Sollzeit 31:00 Stunden auf Basis der täglichen Arbeitspläne

Die in diesem Fall am Besten passende Variante der Abrechnung ist die Sollzeit-Vorgabe Überstunden anhand wöchentlicher Sollzeit 31:00 Stunden, auf Basis der täglichen Arbeitspläne.

In diesem Beispiel hat der Mitarbeiter eine wöchentliche Sollzeit von fix 31:00 Stunden. Das heißt, der PepMax sorgt selbständig dafür, dass diese Sollzeit eingehalten wird.

Bei der Berechnung wird zunächst immer anhand der Arbeitspläne und der dort hinterlegten Sollzeit gerechnet. Das heißt vereinfacht gesagt: Zu Beginn der Woche stehen die 31:00 Stunden Sollzeit auf dem Zettel, und diese müssen nun in dieser Arbeitswoche verteilt werden.
Daher wird zunächst geprüft: Hat der Montag einen Arbeitsplan? Wenn ja, wird die Sollzeit aus diesem Arbeitsplan angerechnet, und das Wochensoll reduziert. Es werden also für den Montag etwa 8:00 Stunden eingetragen, verbleiben noch 23:00 Stunden, die verteilt werden müssen. Weiter geht's am Dienstag, hier 5:00 Stunden Soll im Arbeitsplan, verbleiben noch 18:00 Stunden zur Verteilung, am Mittwoch sind es wieder 8:00 Stunden Sollzeit im Arbeitsplan, verbleib noch 10:00 Stunden, etc. Dies wird so lange fortgeführt, bis alle Stunden verteilt sind.

Wurden zu viele Stunden geplant (also zu viele Arbeitstage laut Wochenplan), sorgt das Programm selbst dafür, dass nur maximal die 31:00 vorgeschriebenen Stunden verteilt werden. Also auch wenn am Freitag ein Arbeitsplan mit 8:00 Stunden statt 5:00 Stunden eingeplant ist, wenn am Sollzeitkonto nur noch 5:00 Stunden zu verteilen sind, dann wird der Freitag nur mit 5:00 Stunden verbucht.

Gleiches gilt, wenn zu wenig verplant wurde. Bleiben am Ende der Woche noch Stunden in der Sollzeit übrig (etwa weil ein zusätzlicher freier Tag eingetragen wurde), wird die Differenz auf den Samstag mit aufgerechnet. Es wird einfach immer sichergestellt, dass jede Woche mit (in diesem Beispiel) 31:00 Stunden Sollzeit verrechnet wird.

Dadurch sind problemlos schwankende Arbeitszeiten abrechenbar, ohne dass man sich um die korrekte Abrechnung der Wochensumme kümmern muss.

Wöchentliche Sollzeit 31:00 Stunden auf 5 Tage

Eine andere Alternative ist, hier mit dem Wochendurchschnitt zu arbeiten. Das heißt, Sie hinterlegen bei dem Mitarbeiter in den Stammdaten als Sollzeit-Vorgabe „Überstunden anhand wöchentlicher Sollzeit 31:00 Stunden, automatisch verteilt auf 5 Tage“. Der PepMax nimmt dann diese Sollzeit, und verteilt diese automatisch auf die 5 Arbeitstage (Montag bis Freitag). Daraus ergibt sich eine tägliche Sollzeit von 6:12 Stunden (also 6 Stunden 12 Minuten).

Der große Vorteil dabei ist, dass man sich um nichts kümmern muss, insbesondere um die ständigen Ausnahmen von der Regel, wenn mal wieder Tage getauscht werden, Feiertage reinfallen, Wechsel etwa bei Samstagsdiensten, etc.

Dadurch, dass die wöchentliche Sollzeit konstant bleibt, ergibt sich bei Mehrarbeit (etwa Samstagsdienst) automatisch Überstunden, und der Mitarbeiter kann diese auch jederzeit problemlos abbauen, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen.

Der große Nachteil aber ist, dass in der Abrechnung immer nur mit dem Schnitt pro Tag abgerechnet wird. Jeder Tag hat eine Sollzeit von 6:12 Stunden, bei einem langen Arbeitstag mit 8:00 Stunden ergeben sich also Überstunden, an einem kurzen Arbeitstag mit 5:00 Stunden ergeben sich entsprechend Fehlstunden.
Bei Betrachtung der Wochensumme gleicht sich dies aus, die Summe ist also korrekt, allerdings ist es für den Mitarbeiter oft nur schwer verständlich, warum er mal Überstunden und mal Fehlstunden hat, obwohl er ja eigentlich Dienst nach Vorschrift macht.

Urlaub, Krankheit, Feiertag

Bei der Abrechnung von Urlaub, Krankheit und auch Feiertage sind die gleichen Unterscheidungen wie oben möglich. Auch hier kann entweder der Urlaub mit der gleichen Sollzeit wie im Arbeitsplan abgerechnet werden (ein Urlaub am Montag wäre also 8:00 Stunden wert, am Dienstag hingegen nur 5:00 Stunden). Alternativ lässt sich genauso mit dem Wochenschnitt rechnen, wobei ein Urlaubstag (egal an welchem Wochentag) immer 6:12 Stunden wert ist – eben 31:00 Wochenstunden durch 5 Tage.

Bitte beachten: Wenn Sie hier eine abweichende Abrechnung zu den übrigen Mitarbeitern planen und verwenden möchten, benötigen Sie hierzu in der Regel eine eigene Beschäftigungsart.

Siehe auch: :sieheauch: Beschäftigungsarten

Mit solch einer Beschäftigungsart können Sie die Abrechnungsmodalitäten bzgl. Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, etc.) sowie Feiertagen gesondert einstellen, so dass sich die Abrechnung hier anders verhält als bei den übrigen Mitarbeitern.

Abwesenheiten anhand der tatsächlichen Sollzeit

Sollen die Abwesenheiten anhand der tatsächlichen Sollzeit abgerechnet werden (also ein Urlaub am Montag ist nach obigem Beispiel 8:00 Stunden wert, ein Urlaub am Dienstag nur 5:00 Stunden), dann verwenden Sie in den Abwesenheitsgründen die Option „Istzeit = Sollzeit setzen“.

Ebenso bei Feiertag gibt es in Abrechnungs-Einstellungen die Option „Istzeit auf Sollzeit aus dem akt. Arbeitsplan setzen“.

:sieheauch: Ausführliche Beschreibung: Abwesenheiten nach Arbeitsplan-Sollzeit abrechnen

Abwesenheiten anhand des Wochenschnitts

Als Alternative kann bei den Abwesenheiten ebenso über den Wochenschnitt (also mit 6:12 Stunden pro Tag) gerechnet werden. Hierbei gehen Sie sowohl in den Abwesenheitsgründen als auch in den Feiertags-Einstellungen über die entsprechenden Sonderstunden-Felder aus den Mitarbeiter-Stammdaten.

:sieheauch: Ausführliche Beschreibung: Abwesenheiten nach Wochen-Sollzeit-Schnitt abrechnen

Weitere Informationen

pepmax/zeiterfassung/sollzeit-unregelmaessige-arbeitszeiten.txt · Zuletzt geändert: 06.05.2021 04:34 von mkahlert · 11459 Zugriffe bisher