MailingMax Netzwerk

Das Programm MailingMax ist so programmiert, dass es auf einem einzelnen Arbeitsplatz genutzt werden kann. Gerade bei größeren Anwenderkreisen, oder auch in Zusammenhang mit dem Modul „Kunden-werben-Kunden“, kommt aber immer öfter die Frage auf, wie es möglich ist, dass mehrere Personen mit dem Programm arbeiten können.

Ein echter Netzwerk-Betrieb des MailingMax ist aufgrund der großen Datenmengen nicht problemlos möglich. Bedenken Sie, dass hier viele tausend Adressen mit weit über 100 Megabyte verwaltet werden, so dass ein direkter Netzwerkzugriff auf einen zentralen Server aufgrund der vergleichsweise langsamen Netzwerkverbindungen nicht performant möglich ist, da ständig große Datenmengen über das Netzwerk übertragen werden müssten. Es muss bei den Korrektur-Funktionen ja immer jede Adresse mit jeder anderen Adresse auf Dubletten verglichen werden, das macht Netzwerkzugriffe einfach zum Flaschenhals.

Prinzipiell stehen für einen Netzwerkbetrieb als Alternative mehrere Optionen zur Verfügung.

Der MailingMax wird einfach auf einem beliebigen Arbeitsplatz oder Notebook installiert, im Idealfall auf einem Gerät, das in der Regel nicht genutzt wird, sondern lediglich als Ausweichplatz (etwa Azubi oder Aushilfen) zur Verfügung steht.

Vorteile:

• Wer mit dem MailingMax arbeiten will, kann einfach zu diesem Arbeitsplatz gehen oder sich das Notebook holen, um damit zu arbeiten.
• Flexibler Einsatz, jeder kann darauf zugreifen.

Nachteile:

• Beim Einsatz eines Notebooks muss darauf geachtet werden, dass dieses aus Datenschutzgründen sicher verwahrt werden muss. In der Datenbank befinden sich schließlich alle Adressen all Ihrer Kunden, inklusive deren Umsätze und der gekauften Artikel.
• Wenn ein stationärer PC genutzt wird anstelle eines Notebooks, muss man seinen gewohnten Arbeitsplatz verlassen, um die Adressen zu bearbeiten.

Viele Kunden haben bereits einen Windows Terminal Server im Einsatz, um mit ThinClients zu arbeiten. Dieser Terminal-Server kann natürlich auch für den MailingMax mitgenutzt werden.

Vorteile:

• Der MailingMax kann von jedem PC aus genutzt werden, ohne den gewohnten Arbeitsplatz verlassen zu müssen, jeder kann über das Netzwerk einfach darauf zugreifen.

Nachteile:

• Hier müssen Sie ein besonderes Augenmerk auf die Vergabe der Berechtigungen legen. Ansonsten kann jeder Mitarbeiter, der Zugriff auf den Terminal Server hat (u.U. auch ein normaler Verkäufer) auf die Datenbank zugreifen und die Daten kopieren. Halten Sie in diesem Fall unbedingt Rücksprache mit Ihrem EDV Betreuer, um die Verzeichnis-Berechtigungen korrekt einzustellen.
• Je nachdem, wie intensiv man mit dem MailingMax arbeitet, kann das Programm etwas an CPU-Leistung und Festplatten-Leistung am Server beanspruchen. Der Server sollte also ausreichend Leistungsreserven bieten.

Hinweis: Als Terminal-Server muss es nicht ein vollwertiger Server sein. Manchmal reicht auch eine normale Workstation im Serverraum, auf der der Remote-Desktop-Zugriff freigeschaltet wird.

Windows 7 oder Windows 8 mit Remote-Desktop-Zugriff

Wie bei Variante 1: Ein normaler Arbeitsplatz-PC mit Windows PC-Betriebssystem (kein Server), der aber im Server-Raum installiert wird. Durch aktivieren des Remote-Zugriffs (Systemsteuerung ⇒ System ⇒ Remote ⇒ Remotedesktop ⇒ Verbindungen von Computern zulassen) können damit alle PCs per Remotedesktop (Terminal-Server-Client) auf den Bildschirm des PCs zugreifen.

Anstelle des Remotedesktop können Sie natürlich auch ein Fernwartungsprogramm wie etwa TeamViewer, VNC oder PC-Visit verwenden. Bedenken Sie aber, dass bei einem solchen Fernwartungsprogramm teilweise Verzögerungen bei der Bildschirmdarstellung auftreten können, je nach Netzwerkgeschwindigkeit.

Vorteile:

• Der MailingMax kann von jedem PC aus genutzt werden, ohne den gewohnten Arbeitsplatz verlassen zu müssen, jeder kann über das Netzwerk einfach darauf zugreifen.
• Sehr kostengünstige Lösung, es ist lediglich ein einfacher PC mit Windows Professional notwendig. Falls ein Bildschirm-Umschalter vorhanden ist, kann hier sogar auf Bildschirm und Tastatur/Maus verzichtet werden.

Nachteile:

• Auch hier: Achten Sie auf die Sicherheitseinstellungen und verwenden Sie ein sicheres Kennwort für den Zugriff, so dass keine unbefugten an die Daten kommen können.
• Normale PCs sind i.d.R. nicht auf einen Betrieb 24 Stunden pro Tag 7 Tage die Woche ausgelegt. Achten Sie daher auf eine vernüftige Datensicherung, um Ausfällen vorzubeugen (d.h. die Sicherung der MailingMax Datenbank sollte auf einer anderen Festplatte erfolgen, so dass bei einem Ausfall nicht die ganze Arbeit verloren geht).

Als weitere Variante gibt es noch die Möglichkeit, so wie man es mit manchen anderen Programmen auch macht, den MailingMax auf einem Server zu installieren, dort den MailingMax Ordner im Netzwerk freizugeben, so dass andere Anwender das Program einfach via Netzwerk-Laufwerk startet können.

Vorteil:

• Keine besonderen Systemvoraussetzung, kein Server notwendig, kein Terminal-Server, ein einfacher PC kann als „Server“ dienen und die Freigabe machen.
• Zentraler Datenbestand, alle Anwender haben die gleichen Daten.
• Mehrere Anwender können gleichzeitig im Programm sein und dort Daten bearbeiten.

Nachteile:

• Bearbeitung im Programm ist teilweise sehr langsam und träge, da hierbei immer sehr große Datenmengen (eben alle Adressen aus dem kompletten Datenbestand) über die Netzwerkleitung übertragen werden müssen.

Wenn Sie mit mehreren Anwendern gleichzeitig im MailingMax arbeiten, empfiehlt es sich unbedingt, für jeden Anwender einen eigenen Login mit Hilfe des Benutzer-Managers anzulegen. Zum einen können Sie auf diese Weise die Zugangsberechtigungen steuern, und zum anderen wird auch in den Änderungsprotokollen und in der Adress-Historie gespeichert, welcher Anwender eine Änderung im Programm vorgenommen hat.

• Verschiedene Netzwerk-Versionen von MailingMax