ManageMax Update 11.5.0

1. Allgemeines

Der Anlass für das umfangreiche „Steuer-Update“ auf den Programmstand „ManageMax 11.5.0“ war die temporäre Änderung des MwSt.-Satzes von 19% auf 16% vom 1. Juli bis 31. Dezember 2020.

Durch diese Änderung des MwSt.-Satzes entstanden im ManageMax folgende Probleme:

  • Fehlende Vergleichbarkeit von Brutto-Monatsumsätzen und Brutto-Kalkulationen in allen Programm-Modulen.
  • Steuerbedingte Reduzierung von Leistungslöhnen bei Provisionen und Prämien auf den Brutto-Umsatz inklusive MwSt. im Falle einer Preissenkung aufgrund der MwSt.

2. Update

Mit dem Update auf den Programmstand 11.5.0 wird der Import oder die Berechnung der gültigen Mehrwertsteuer im ManageMax eingeführt. Der ManageMax kennt ab sofort den aktuell gültigen MwSt.-Satz. im Inland.

2.1 Import der MwSt.

Aus den folgenden Warenwirtschaften wird ab sofort zu jedem Verkaufsvorgang die entsprechende MwSt. automatisch importiert:

  • SHD MHS
  • Clasen WinMax

Der MwSt.-Betrag wird ungeprüft aus diesen beiden Warenwirtschaften importiert. Im ManageMax gilt damit automatisch der gleiche Steuersatz wie in der Warenwirtschaft.

2.2 Berechnung der MwSt.

Wenn die MwSt. aus dem ERP-System nicht explizit geliefert wird, dann wird diese beim Import anhand des gültigen MwSt.-Satzes aus dem Brutto-Umsatz berechnet. Welcher MwSt.-Satz beim Import anzuwenden ist, das entscheidet der Datumsbezug und der Umsatztyp wie folgt:

a) Einzelner Umsatz nach Beleg

Ein Belegumsatz ist entweder ein Umsatz aus einer Auftragsposition oder ein Umsatz aus einem Barverkauf. In beiden Fällen entscheidet das Positionsdatum über den gültigen MwSt.-Satz.

b) Aggregierter Umsatz

Aggregierte Umsätze sind Umsätze je Filiale, je Lieferant, je Monat, Verkäufer oder Warengruppe, usw. In diesem Fällen entscheidet der Monat der statistischen Umsatzbuchung über den gültigen MwSt.-Satz.

Zusätzlich zur importierten, oder beim Import berechneten MwSt. gibt es immer noch den Programm-Parameter 233. Für die betroffenen deutschen MaxPro-Kunden muss dieser Parameter immer noch den MwSt.-Satz 19% beibehalten. Bitte ändern Sie diesen Parameterwert nicht, da die MwSt. nur vorübergehend auf 16% reduziert worden ist und ab dem 01.01.2020 erneut gelten wird.

3. Brutto-Netto-Ansicht

Ab dem Programmstand ManageMax 11.5.0 sehen Sie links oben auf Ihren Programm-Desktop stets die aktuelle MwSt.-Einstellung.

Durch die Möglichkeit von der Brutto-Ansicht diverser Umsätze und Kalkulationen per Mausklick oder per Einstellung in die Netto-Ansicht ohne MwSt. umzuschalten, bleiben diese Umsätze und Kalkulation vergleichbar.

Darüber hinaus gibt es auch weiterhin Programme, in welchen eine Netto-Ansicht keinen Sinn macht, oder für welche ein Umschalten zwischen der Netto- und Brutto-Ansicht noch nicht programmiert wurde. Sobald man eines dieser Programme startet, wechselt der ManageMax automatisch in die Brutto-Ansicht.

3.1 Umschalten per Markierfeld

Wenn es zu einer Analyse eine sog. Vorselektion zum Filtern nach Zeitraum, Warengruppen, Filialen, usw. gibt, dann finden Sie an gleicher Stelle ab sofort auch die MwSt.-Einstellung.

Wird dieser Haken per Mausklick gesetzt, dann werden Umsätze und Kalkulationen ohne MwSt. dargestellt und auf dem Desktop erscheint rechts oben in roter Fettschrift „Netto-Ansicht ohne MwSt.“. Alle auf diese Vorselektion folgenden Programmschritte arbeiten mit der gleichen MwSt.-Einstellung. Ohne diese Markierung bleibt es bei der „Brutto-Ansicht inklusive MwSt.“

In Analysen ohne Vorselektion und ohne eigene Einstellungen wurde dieses Markierfeld direkt auf dem Programmfenster platziert. Die Funktionalität ist mit der gerade beschriebenen Vorselektion identisch.

3.2 Umschalten per Einstellung

Alle Programme mit eigenen Einstellungen und ohne Vorselektion arbeiten im Standard mit Brutto-Umsätzen inklusive MwSt. Unter „Einstellungen“ finden Sie dann auch die Möglichkeit zur Netto-Ansicht ohne MwSt. Die Programmfunktion der „Einstellungen“ wird immer mit einem Zahnrad-Symbol markiert.

In den Einstellungen zum Programm-Fenster kann man die Netto-Ansicht ohne MwSt. explizit per Mausklick aktivieren. Mit dem Speichern der MwSt.-Einstellung rechts oben wird auf dem Desktop unmittelbar die Anzeige der Brutto-Netto-Ansicht aktualisiert. Natürlich darf das Neuberechnen nach dem Ändern der MwSt.-Ansicht nicht vergessen werden.

Grundsätzlich gilt, alle weiterführenden Programme, die durch eigene Buttons oder per Doppelklick gestartet werden, arbeiten im Folgenden mit der gleichen Brutto- oder Netto-Ansicht. Die aktuelle MwSt.-Einstellung wird auch in den folgenden Programmen beibehalten.

Natürlich wird diese MwSt.-Einstellung auch auf allen Reportings angedruckt. In die meisten Druckberichten ist der Hinweis auf die MwSt.-Einstellung bereits programmiert. Sie finden die MwSt.-Einstellung je nach Platz entweder oben in der Kopfzeile oder unten in der Fußzeile des Berichts.

4. Leistungslohn Verkauf

Der folgende Abschnitt ist nur relevant, wenn Sie das Modul Leistungslohn Verkauf einsetzen!

Wenn Sie Provisionen und Prämien grundsätzlich auf der Grundlage von Netto-Umsätzen ohne MwSt. berechnen, dann sind Sie von den folgenden Ausführungen zum Leistungslohn im Verkauf nicht betroffen.

Wenn dagegen die Brutto-Umsätze als Basis zur Berechnung von Provisionen und Prämien verwendet werden, dann würde eine Reduzierung der MwSt. bei unveränderten Provisionssätzen und Prämiengrenzen unweigerlich zu einer Reduzierung der Leistungslöhne im Verkauf führen.

Damit Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verkauf von der aktuellen Änderung des MwSt.-Satzes schadlos gehalten werden, gibt es die Option einer automatischen Anpassung der Provisionssätze und Prämiengrenzen.

Diese automatische Umrechnung wird für die Damen und Herren im Verkauf unter AdministrationProgramm-Parameter aktiviert per Parameter 1767.

Nach der Aktivierung der automatischen Umrechnung der Brutto-Provisionssätze verändern sich alle Provisionssätze und Prämiengrenzen. Diese automatischen Veränderungen garantieren den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verkauf, dass bei geringeren Brutto-Preisen aufgrund der MwSt.-Senkung die Provisionssätze genau so weit nach oben korrigiert werden, dass die gleichen Provisionen verdient werden, wie vor der MwSt.-Senkung. Natürlich würde diese Automatik auch eine vorübergehende MwSt.-Erhöhung ausgleichen.

Mit dieser Provisionsgarantie soll den Damen und Herren im Verkauf im Falle von steuerbedingten Preisänderungen die gleiche Provision garantiert werden. Ob dies wirklich im Sinne des Unternehmens ist, das wiederum ist eine ganz andere Frage.

4.1. Nachlass statt Preisänderung

Die temporäre MwSt.-Reduzierung bis zum 31.12.2020 wird in vielen Unternehmen gar nicht auf die Artikelpreise übertragen, sondern die Preise bleiben unverändert. Der vermeintliche Steuervorteil wird damit nicht direkt an den Endverbraucher weitergegeben. Stattdessen wird bei Kaufverträgen eine Nachlassposition im Gegenwert des Steuervorteils erfasst. Der Gegenwert aufgrund der reduzierten MwSt. wird damit als Preisnachlass indirekt an den Kunden weitergegeben.

Bei dieser Vorgehensweise muss die Abrechnung von Kaufverträgen grundsätzlich nicht verändert werden. Die Provisions- und Prämiensätze können unverändert angewendet werden. Diese Nachlasspositionen führen zu negativen Umsätzen, der wiederum negative Provisionen zur Folge haben.

Es bleiben an dieser Stelle zwei Fragen offen.

  • a) Hat der Verkäufer garantiert die gleiche Provision wie vor der MwSt.-Änderung?
  • b) Wie werden Barverkäufe behandelt?

4.1.1 Provisionsgarantie

Ein steuerbedingter Preisnachlass führt zu einer negativen Provision und damit zu einem Provisionsabzug. Der Verkäufer verdient damit aufgrund der MwSt.-Reduzierung weniger. Dagegen kann man dem Verkäufer auch eine Provisionsgarantie geben und die Abrechnung so einstellen, dass der Verkäufer schadlos gehalten wird.

Grundsätzlich muss für die Nachlassposition in den Stammdaten der Warenwirtschaft auch ein Nachlass-Artikel vorhanden sein. Entscheidend für die Provisionsabrechnung ist nun die Warengruppen, welcher dieser Nachlass-Artikel zugeordnet worden ist.

Wenn es grundsätzlich keine Provisionen auf DIENSTLEISTUNGEN wie z.B. Lieferung und Montage gibt, dann können diese Nachlass-Artikel einer Dienstleistungswarengruppe zugeordnet werden, die bereits laut Parameter 1724 von der Provisionsabrechnung ausgeschlossen worden ist.

Streng genommen müsste man in diesem Zusammenhang sogar noch unterscheiden, ob in der Warenwirtschaft mit einem Auftrags-Nachlass, der anteilig auf alle Auftragspositionen übertragen wird, gearbeitet wird, oder ob wirklich eine separate Nachlassposition erfasst wird.

MaxPro empfiehlt aus vielerlei Gründen immer mit separaten Nachlasspositionen zu arbeiten. Nur dann werden Preisnachlässe sichtbar, analysierbar und können vor allem korrekt weiterverarbeitet werden, wie eben auch im Falle der Provisionsabrechnung.

4.1.2 Barverkäufe

Beim Barverkauf ist ein steuerbedingter Preisnachlass schwierig, denn beim Kassiervorgang wird ein fest hinterlegter MwSt.-Satz automatisch verwendet. Wurden die Preise auf dem Preisschild nicht verändert, dann enthält dieser Bruttopreis bis zum 31.12.2020 eben nur 16% MwSt. anstatt 19% MwSt.

Wenn die Artikelpreise nach der MwSt.-Änderung nicht verändert worden sind, dann ist im Hinblick auf die Provisionsabrechnung ebenfalls nichts zu tun. Das Ausbleiben der Preisanpassung kommt in diesem Fall einfach einer Preiserhöhung gleich und sowohl das Unternehmen, als auch der Verkäufer verdienen mehr.

Wenn die Artikelpreise im Rahmen der MwSt.-Änderung angepasst worden sind, aber unverändert mit den gleichen Provisionssätzen abgerechnet wird, dann bleibt der Netto-Rohertrag für das Unternehmen zwar gleich, aber die Provision des Verkäufers steigt. Sofern man diese steuerbedingte Provisionserhöhung akzeptiert, muss auch in diesem Fall nichts weiter unternommen werden.

Fazit: Die Provisionsabrechnung von Barverkäufen setzt den korrekten MwSt.-Satz im Bruttopreis des Artikels voraus. Werden die Preise nicht angepasst, führt eine MwSt.-Senkung bei einer Abrechnung mit unveränderten Provisionssätzen auf der Basis von Brutto-Umsätzen unweigerlich zu einer Erhöhung der Provisionen.
Der folgende Abschnitt ist nur relevant, wenn Sie das Modul Leistungslohn Logistik einsetzen!

5. Leistungslohn Logistik

Wie oben abgebildet, gibt es auch für Fahrer und Monteure einen Programm-Parameter, um deren Leistungslohn automatisch dem geänderten MwSt.-Satz anzupassen. Stellt man den Parameter 1768 auf JA, den erhalten die Monteure für einen Auftrag bzw. für eine Position den gleichen Leistungslohn, unabhängig vom MwSt.-Steuersatz. Die automatische Umrechnung der Provisionen und Prämiengrenzen entspricht der Vorgehensweise im „Leistungslohn Verkauf“.

Wenn die vorübergehende MwSt.-Senkung vom 01.07. - 31.12.2020 über einen steuerbedingten Preisnachlass an die Kunden weitergegeben wird und die Artikel-Preise nicht verändert werden, dann gibt es für dieses Halbjahr auch im Leistungslohn Logistik keinen Handlungsbedarf.

Sowohl für den Leistungslohn Logistik, als auch für den Leistungslohn im Verkauf ist eine Abrechnung von Zeiträumen mit unterschiedlichen MwSt.-Sätzen nicht möglich.

Gerade für die Qualitätsprämie bei der Abrechnung der Monteure entsteht hier eine kleine Anwendungseinschränkung, denn mit dem 01.07.2020 muss man den Abrechnungszeitraum neu starten und damit beginnt auch der Zeitraum für die Qualitätsprämie am 01.07. von Neuem. Die ansonsten übliche Auswahl vom 01.01. – 31.7.2020 hätte eine Fehlermeldung zur Folge, denn in diesem Zeitraum gelten zwei Steuersätze.

Das Umrechnen von Provisionssätzen und Prämiengrenzen ist sowohl für den Leistungslohn im Verkauf, als auch für den Leistungslohn in der Logistik nur dann relevant, wenn man bei einer MwSt.-Senkung tatsächlich auch die Preise ändert und dennoch den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die gleichen Provisionen und Prämien garantieren möchte.

Wer die temporäre MwSt.-Senkung per Preisnachlass an den Kunden weitergibt, hat in der Provisionsabrechnung keinen Handlungsbedarf.

Automatisches Umrechnen nur bei Preisänderung verbunden mit einer Provisionsgarantie !

6. Automatik-Reporting

Alle Automatik-Reportings mit aggregierten Umsätzen nach Filialen, Warengruppen, usw. bieten ab sofort ebenfalls eine Netto-Ansicht ohne MwSt. an. Die entsprechende Einstellung finden Sie als eigenes Markierfeld direkt im Programmfenster zur Definition des automatischen Berichts.

Für belegorientierte Berichte zu Kaufverträgen und Auftragspositionen gibt es diese „Netto-Option“ nicht.

7. Programme ohne Netto-Ansicht

In allen belegorientierte Programmfenster und in allen Artikellisten bzw. Hitlisten fehlt die Möglichkeit per Markierfeld die Netto-Ansicht zu aktivieren.

Die bekannten Programmfunktionen AUFTRAGSSPIEGEL und AUFTRAGSPOSITIONEN sollen Kaufverträge und deren Positionen im Original zeigen. Ein Umrechnen auf Netto-Werte nach Abzug der MwSt. würde diesen Beleg samt aller Endkundenpreise verfälschen.

Das gleiche gilt für einzelne Artikelumsätze in den diversen Artikellisten, Bestandslisten und Hitlisten. Hier würde der tatsächliche Endkundenpreis ebenfalls durch eine Netto-Ansicht verfälscht. Darüber hinaus werden gerade ich dieser vorübergehenden MwSt.-Absenkung sicher nicht alle Preise entsprechend nach unten korrigiert. Ein Umrechnen wäre dann sogar falsch.

8. Fazit

Der Programmstand 11.5.0 macht den ManageMax weitgehend unabhängig vom gültigen MwSt.-Satz. Für den avisierten MwSt.-Reset zurück auf 19% MwSt. wird kein expliziter Programmstand mehr notwendig sein. Sowohl aktuell, als auch historisch können Umsatzerlöse und Kalkulationsaufschläge auch netto ohne MwSt. analysiert werden. Damit ist ein wesentlicher Schritt weg von der weit verbreiteten Brutto-Sichtweise gelungen.

Zusätzlich sind auch die beiden Zusatzmodule „Leistungslohn Verkauf“ und „Leistungslohn Logistik“ für jede MwSt.-Änderung zukunftssicher. Der Anwender kann entscheiden, ob Provisionssätze und Prämiengrenzen automatisch an einen neuen MwSt.-Satz angepasst werden oder eben nicht.

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