Liefertouren auswerten

Die Analyse der gesamten „Auslieferung“ ist im Modul Auftrag angesiedelt. Mit diesem Programm können Sie die Leistungsfähigkeit der vorhandenen Liefertouren oder der einzelnen Liefermitarbeiter überprüfen und mit dem Vorjahr vergleichen. Auf die Programmauswahl folgt wie immer eine Vorselektion, um die Analyse nach Belieben mit den angebotenen Kriterien einzuschränken.

Entscheidend für den Inhalt der Lieferanalyse sind vor allem die Markierfilter in der oben abgebildeten Vorselektion. Möchten Sie hier z.B. ausschließlich LKWs analysieren, dann sollten Sie den Filter „Ohne Auftragspositionen mit Lieferkennzeichen für Abholung“ markieren. Welche Lieferkennzeichen für die Abholung verwendet werden, ist in den Stammdaten zu erfassen. Ebenfalls in den Stammdaten kann man „nur vollwertige Liefertouren“ markieren, damit sind die Touren gemeint, die die Hauptlast der Auslieferung tragen. Mit dieser Auswahl werden dann einfach alle „Volltouren“ in die Analyse aufgenommen, ohne die Touren nochmals auswählen zu müssen.

Wenn Sie die Reklamationsquoten von Liefertouren auswerten möchten, dann ist die Markierung „Mit Reklamationen abgefragt nach deren Erfassungsdatum“ unverzichtbar. Mit dieser Einstellung wird sichergestellt, dass die im ausgewählten Zeitraum erfassten Reklamationen in die Lieferanalyse aufgenommen werden. Ohne diese Markierung würden nur Reklapositionen in die Quotenberechnung eingehen, die in diesem Zeitraum auch erledigt wurden.

Es gibt ganz besonders wichtige Einstellungen die zu beachten sind. Diese Einstellungen finden Sie durch einen Mausklick auf das Zahnrad-Symbol rechts unten.

Zu aller erst sollte die Berechnung der Reklamationsquote immer „mit Kaufverträgen“ durchgeführt werden.

Die nächsten Einstellungen sind je nach der eingesetzten Warenwirtschaft zu verwenden. Beide Einstellungen verfolgen u.a. das Ziel eine Reklamation von der erledigenden Tour wegzunehmen und der meldenden Tour zuzuordnen.

Für Anwender der Warenwirtschaft MHS von SHD: In der Vorselektion muss die Lieferhistorie markiert werden und darüber hinaus darf lediglich die Berechnung der Reklamationsquote mit Kaufverträgen gesetzt sein.

Für MHS-Anwender wird automatisch die sog. Bezugsposition der Reklamation ermittelt, also sozusagen die ursprüngliche Auftragsposition. Aus dieser Bezugsposition ist auch der ursprünglicher LKW ersichtlich, welcher die Ware beim Kunden angeliefert hat. Diesem LKW wird nun die Reklamation automatisch zugeordnet.

Ist die Zuordnung der Reklamation zum ersten LKW nicht möglich, empfiehlt es sich, die zweite Einstellung von unten „automatisch zum LKW der Normalposition“ zu aktivieren.

Für alle anderen Warenwirtschaften:

Mit dieser Einstellung erfolgt die Zuordnung der Reklamation anhand der Artikelnummer. Die Reklamation wird dem LKW der kleinsten nicht reklamierten Position mit der gleichen Artikelnummer zugeordnet.

Darüber hinaus gibt es für Anwender dieser Warenwirtschaften hier nichts zu beachten.

Für den Fall, dass keine der bis hierher beschriebenen Methoden die Reklamationen der Ursprungstour zuordnen kann, verbleibt quasi als „Hintertür“ diese Einstellung.

Will man Liefermitarbeiter auswerten, kann man bei Bedarf einzelne Mitarbeiter auswählen. Dazu stellen Sie die Selektion auf „Liefermitarbeiter auswerten“ ein, so erscheint die Auswahl der Mitarbeiter im unteren Bereich. Somit werden nicht Touren, sondern Mitarbeiter ausgewertet.

Eine grundsätzliche Weiche ist die Unterscheidung nach Liefertouren oder nach Liefermitarbeitern.

Liefermitarbeiter können ebenfalls in den Stammdaten Personal verwaltet werden. Die Personal-Stammdaten werden i.d.R. direkt aus der Warenwirtschaft übernommen. Es gibt auch hier für MOEVE-Anwender die kleine Besonderheit, dass in der Schnittstelle die Importdatei ALSTAMM.TXT erstellt werden muss. Ist diese Textdatei nicht vorhanden, wenden Sie sich bitte an uns, damit die Schnittstelle erweitert wird.

Zu jedem Mitarbeiter und zu jeder Mitarbeiterin gibt es in den Stammdaten die Auswahl Beschäftigung um damit die Bereiche Verkauf, Verwaltung und Technik zu unterscheiden. Je nach Einstellung „Liefertouren oder Liefermitarbeiter“ kann man ganz rechts unten in der Vorselektion in der gleichnamigen Auswahl einzelne Touren oder Mitarbeiter selektieren. Bei der Auswertung nach Liefermitarbeiter wird der Umsatz je Personalnummer abgefragt, d.h. wird eine Position von 2 Mitarbeitern geliefert, so kommt der Umsatz doppelt in die Analyse. Der Gesamte Lieferumsatz ist also ein Mehrfaches des tatsächlich ausgelieferten Erlöswertes.

Die Analyse der Auslieferung unterscheidet grundsätzlich den „freien“ Vergleich von Liefer- und Vergleichszeitraum, der es erlaubt einen beliebigen Jahreszeitraum mit jedem anderen beliebigen Zeitraum zu vergleichen, und den „Monatlichen Vorjahresvergleich“, der dem gewählten Lieferzeitraum dem entsprechenden Vorjahreszeitraum gegenüberstellt.

Diese Unterscheidung bestimmt im Wesentlichen das Aussehen des sog. „Tourenspiegel“, der u.a. als Ergebnis der Analyse ausgedruckt werden kann. Im freien Liefer- und Vergleichszeitraum kann der Tourenspiegel nur mit kumulierten Werten ausgedruckt werden. Zusätzlich wird im monatlichen Vorjahresvergleich neben dem kumulierten Vergleich auch die Leistungsfähigkeit je Monat zum Vorjahr verglichen. Ein Mausklick auf die Auswahl „Monatlicher Vorjahresvergleich“ stellt den Vergleichszeitraum automatisch richtig ein und der grau hinterlegte Vergleichszeitraum kann dann manuell nicht mehr verändert werden.

Die weiterführenden Analysen befinden sich rechts unterhalb der Liefertabelle. Alle Analysen beziehen sich grundsätzlich auf die oben in der Liste angeklickte Touren bzw. den ausgewählten Mitarbeiter. Außer man markiert ganz links unten „Alle Touren in den Reklaspiegel“, dann werden in den weiterführenden Detailanalysen immer alle Touren ausgewertet.

Die kumulierten Ergebnisse der Lieferanalyse werden wie gewohnt tabellarisch aufgelistet. Der linke, orange Bereich der Ergebnistabelle zeigt die Leistung je Liefertour im Jahreszeitraum und der rechte, grüne Bereich listet die entsprechenden Vorjahreswerte auf. Die Differenz an gelieferten Umsätzen wird ganz rechts ausgewiesen. Die Ampel schaltet nach dem Parameter 538, entsprechend der Ampelschaltung aus dem Verkäufer-Umsatz-Vergleich.

Unter der Ergebnistabelle wird die Lieferleistung aller Touren in der Analyse nochmals zusammengefasst und die gesamte Differenz aus den aktuellen Ergebnissen (orange) und den Vorjahreswerten (grün) errechnet. Diese Ergebnistabelle über alle Liefertouren kann per Mausklick auf den Druckbutton ausgedruckt werden, oder über die bekannte Exportfunktion nach MS Excel exportiert werden.

Im Vordergrund dieser Analyse steht die Kennzahl „Tagesleistung“ je Liefertour. Um diese Kennzahl zu ermitteln, zählt der ManageMax je Liefertour die Einsatztage im gewählten Zeitraum. Der Quotient aus Lieferumsatz und Liefertage ergibt die Tagesleistung. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die Einstellung „Liefertage nur von ausgewählten Liefertouren und Liefermitarbeitern“. Diese Markierung bestimmt welche Tage zur Berechnung der Lieferleistung pro Tag verwendet werden, also was liefern alle Touren im Schnitt pro Tag. Entweder es zählen alle Tage an denen generell ausgeliefert wurde (nicht markiert), oder es zählen nur die Tage an denen die ausgewählten Touren unterwegs waren (markiert). Die mittlere Tourenleistung bleibt davon unberührt. Dieser Wert ist entweder ein statistischer Mittelwert der einzelnen Tagesleistungen je selektierter Tour oder ein Tagesdurchschnitt, also was haben diese Touren geliefert, geteilt durch die Summer aller Liefertage. Die Berechnung der mittleren Tourenleistung steuert der Parameter 1251.

Der Tourenspiegel ist eigentlich der „Steckbrief“ zur Tour oder zum Mitarbeiter. Der Tourenspiegel unterscheidet zwei Bereiche. Im oberen, eingerahmten Bereich werden die Lieferleistungen kumuliert über den Jahres- bzw. Vorjahreszeitraum verglichen. Im unteren Bereich werden die monatlichen Lieferleistungen des Jahres- und Vorjahres-zeitraums einzeln miteinander verglichen.

Neben der Tagesleistung werden auch die erfassten Reklamationen je Liefertour ermittelt. Der ManageMax zählt dazu die reklamierten Auftragspositionen, die von der jeweiligen Tour ausgeliefert wurden. Das Verhältnis nicht reklamierte zu reklamierte Positionen ergibt wiederum die ausgewiesene Reklamationsquote. Details zu Auslieferung liefern der Auftragsspiegel oder der Positionsspiegel. Will man Leistungskennzahlen für die gelieferten Unterwarengruppen ermitteln, gibt es dafür die Funktion Warengruppen.

Wichtig ist vor allem der Reklaspiegel, der allerdings die Markierung „Alle Touren in den Reklaspiegel“ voraussetzt. Am unteren Fensterrand finden Sie die Funktion „Einstellungen und Filter beachten“. Mit diesem Filtern steuern Sie den Umfang und den Gegenstand der Positionsliste bzw. des Reklaspiegels.

Der Reklaspiegel ist besonders geeignet für das regelmäßige Controlling der Reklamationsbearbeitung. Auf Knopfdruck kann man sich eigene Liste generieren und sieht sofort, wo etwas zu lange dauert, wo Kosten anfallen oder welche Positionen bereits bearbeitet wurden. Der logistische Zustand der Reklamationen wird dabei mit einem grafischen Symbol deutlich markiert.

Darüber hinaus halten die „Einstellungen und Filter“ für den Anwender zahlreiche weitere Möglichkeiten bereit, um Positionen mit Auftragsbestätigung, mit Werbewaren oder mit Kalkulationsproblemen grafisch zur markieren.

Die Analyse der Auslieferung kann in zwei unterschiedlichen Varianten gedruckt werden.

Diese Unterscheidung betrifft in erster Linie die Berechnung der Reklamationsquote, je nachdem, ob mit ganzen Aufträgen oder mit einzelnen Position gerechnet wird.

Nur auf den Report sichtbar ist das gesamte Mengengerüst der Logistik im ausgewählten Zeitraum auf der letzten Seite des Ausdrucks.