Abteilungen

Die Abteilungsstammdaten finden Sie im Menü Stammdaten ⇒ Organisation ⇒ Abteilungen.

Grundsätzlich können Sie hier pro Filiale mehrere Abteilungen definieren, wobei die Abteilung „000 - Leere Standardabteilung“ bereits vom System angelegt wird - diese lässt sich auch nicht löschen.

Jede Abteilung hat zur Identifikation eine Abteilungsnummer, die auch überall in den Auswahlmasken und Selektionen mit angezeigt wird. Diese Abteilungsnummer darf bis zu 4 Zeichen lang sein und aus Zahlen sowie Buchstaben bestehen. Sie können damit also die Abteilungen beliebig anlegen, etwa als eine Art Kostenstellennummer oder auch ein „sprechende“ Nummerierung („LAG“ für Lager, „AUSL“ für Auslieferung, etc.).

• Abteilung: Die Abteilungsnummer
• Kurzname: Siehe Abteilungs-Kurzname
• Filiale: Zuordnung der Abteilung zu einer Filiale
• Bezeichnung: Ein ausführlicher (lange) Abteilungsname
• Abteilungsleiter: Wer ist für die Abteilung verantwortlich? Diese Zuordnung wird beispielsweise für das Antragsmodul genutzt, um den Vorgesetzten eines Mitarbeiters zu bestimmen. Siehe Primärer und Sekundärer Abteilungsleiter
• Farbcode: Eine Farbe für die Abteilung. Wie auch bei den Filialen beschrieben empfehlen wir, die Abteilungen nicht zu „bunt“ zu gestaltet, beschränken Sie sich lieber auf ein paar wenige Farben.
• Mindestbesetzung: Siehe Mindestbesetzung

Tipp: Mit dem Knopf „Verwendung?“ können Sie einfach schnell nachsehen, welche Mitarbeiter derzeit in dieser Abteilung zugeordnet sind.

Noch ein wichtiger Hinweis zur Abteilungsnummer: Wenn Sie beispielsweise mehrere Verkaufsfilialen haben in unterschiedlichen Standorten, haben Sie bei den Abteilungen grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Sie können getrennte oder identische Abteilungsnummern vergeben.

Wenn Sie die Abteilungen auch zwischen den Filialen trennen möchten, dann sollten Sie die Abteilungsnummern auch zwischen den Filialen trennen, indem Sie beispielsweise ein Filialkürzel voranstellen. Das heißt etwa, die Abteilung „Küche“ in der Filiale „München“ hat die Abteilungsnummer „M300“, und in der Filiale „Frankfurt „F300“.

Oder ab Sie fassen die Abteilungen zusammen, indem Sie der Abteilung „Küche“ immer die Abteilungsnummer „300“ geben, egal in welcher Filiale sich diese befindet.

Zum Tragen kommt dies beispielsweise im Tableau.

Hier können Sie sich (optional) ein Kästchen für die Abteilung mit anzeigen lassen. Haben Sie bei den Abteilungsnummern die Variante 2 (zusammenfassende Abteilungsnummern) genutzt, so werden damit alle Mitarbeiter der Abteilung „Küche“ im gleichen Abschnitt im Tableau angezeigt - egal in welcher Filiale sich diese befinden. Sie haben also alle Küchenverkäufer immer auf einen Blick in einer Gruppe beisammen.