Einstellungen zur Mindestbesetzung

Eine grundlegende Beschreibung zur Mindestbesetzung im PepMax finden Sie unter Mindestbesetzung.

Damit die Mindestbesetzung wie gewünscht berechnet wird, können Sie hier im Menü Stammdaten ⇒ PEP ⇒ Mindestbesetzung noch einige Einstellungen vornehmen:

Berechnungs-Basis

Zunächst ist zu klären: Wann ist denn ein Tag bei einem Mitarbeiter als „besetzt“ zu rechnen? Mögliche Varianten sind:

Ganzer Tag = Jeder geplante Tag (egal ob Vormittag oder Nachmittag) – dies ist die Standard-Einstellung
Ganzer Tag = Maximalwert von Vormittag und Nachmittag
Ganzer Tag = Wert „Vormittag“
Ganzer Tag = Wert „Nachmittag“
Ganzer Tag = Durchschnitt aus Vormittag und Nachmittag

Mal anhand eines Beispiels: In der Abteilung sind 5 Mitarbeiter für einen Tag eingeplant:

2 Mitarbeiter sind ganztags anwesend (9:00 Uhr bis 18:00 Uhr)
1 Mitarbeiter ist nur vormittags anwesend (9:00 Uhr bis 13:00 Uhr)
2 Mitarbeiter sind nur nachmittags anwesend (14:00 Uhr bis 18:00 Uhr)

Zunächst ist zu klären: Was bedeutet eigentlich „Vormittag“ und „Nachmittag“? Ab bzw. bis zu welcher Uhrzeit dauert der Vormittag oder Nachmittag? Dies können Sie hier in den Einstellungen ganz oben festlegen. Im Standard ist hier hinterlegt:

Als „Vormittag“ wird jeder Mitarbeiter gewertet, dessen Arbeitszeit vor 12:00 Uhr beginnt
Als „Nachmittag“ wird jeder Mitarbeiter gewertet, dessen Arbeitszeit nach 14:00 Uhr endet

Das heißt nach obigem Beispiel:

Am Vormittag sind 3 Mitarbeiter anwesend
Am Nachmittag sind 4 Mitarbeiter anwesend

Würde ein Mitarbeiter von 11:00 Uhr bis 15:00 Uhr arbeiten, würde dieser auch als „ganztags“ gerechnet, da die Arbeitszeit vor 12:00 Uhr beginnt und nach 14:00 Uhr endet.

Doch was bedeutet dies für die Mindestbesetzung? Angenommen, die Mindestbesetzung ist auf „4 Mitarbeiter“ in den Vorgaben eingestellt. Ist die Mindestbesetzung jetzt in Ordnung, oder ist die Abteilung unterbesetzt? Am Vormittag sind ja schließlich nur 3 Mitarbeiter geplant…

Und genau dies können Sie mit der Einstellung „Berechnungs-Basis“ festlegen. Nochmals anhand des Beispiels:

Ganzer Tag = Jeder geplante Tag (egal ob Vormittag oder Nachmittag)	5,0 Mitarbeiter
Ganzer Tag = Maximalwert von Vormittag und Nachmittag	4,0 Mitarbeiter (nachmittags)
Ganzer Tag = Wert „Vormittag“	3,0 Mitarbeiter
Ganzer Tag = Wert „Nachmittag“	4,0 Mitarbeiter
Ganzer Tag = Durchschnitt aus Vormittag und Nachmittag	3,5 Mitarbeiter

Es kommt also immer darauf an, welcher Wert für Sie relevant ist, wo der Fokus liegen soll. Dies muss natürlich auch Ihre Besetzungsvorgaben wiederspiegeln. Meist ist am Nachmittag bzw. Abend im Haus am meisten los, ist daher die Besetzung am Nachmittag wichtiger als die Besetzung am Vormittag? Damit hätten aber Mitarbeiter aus der Vormittagsschicht keinerlei Auswirkung auf die Besetzung. Oder ist der Durchschnitt wichtig?

Tipp: Die Mindestbesetzung lässt sich auch mit „Nachkommastellen“ planen! Sie müssen also nicht mit ganzzahligen Werten planen, sondern können auch mit Teilwerten planen, und so die Mindestbesetzung etwa auf „3,5 Mitarbeiter“ festlegen!

Hinweis: Da die Besetzungsplanung ja immer für die Zukunft stattfindet, zählen hierbei natürlich nicht die Stempelzeiten der Mitarbeiter, sondern immer die Anzeigezeit aus dem Arbeitsplan!

Farben

Zusätzlich haben Sie hier auch noch die Möglichkeit, auf Wunsch die Farben für die Darstellung im Wochenplan einzustellen, also wie das Feld eingefärbt werden soll, falls eine Über- oder Unterbesetzung geplant wurde.