Arbeitspläne

Die Abrechnung der Arbeitszeiten im PepMax funktioniert immer anhand von Arbeitsplänen. Ein Arbeitsplan ist nichts anderes als die Vorgabe, wann ein Mitarbeiter arbeiten darf, welche Pausen abgezogen werden sollen, welche Toleranzzeiten, etc.

Ein Arbeitsplan gilt dabei immer nur für einen einzelnen Tag - im Gegensatz zu anderen üblichen Zeitabrechnungsprogrammen, die oftmals mit Wochenplänen arbeiten. Allerdings sind Wochenpläne aufgrund der vielen wechselnden freien Tage im Möbelhandel oftmals viel zu unflexibel, daher verfolgen wir hier mit den Arbeitsplänen einen leicht anderen Ansatz.

Stammdaten

Die Arbeitspläne finden Sie im Menü Stammdaten ⇒ Zeiterfassung ⇒ Arbeitspläne.

Sie können hier beliebig viele Arbeitspläne anlegen. Wir empfehlen aber, es nicht zu übertreiben. Je mehr Arbeitspläne, desto unübersichtlicher. In der Regel werden Sie meist ca. 20-30 Arbeitspläne benötigen, je nachdem wie viele Teilzeit-Arbeitspläne Sie benötigen.

Arbeitsplan anlegen oder bearbeiten

Um einen Arbeitsplan anzulegen, klicken Sie einfach auf „Neu“.

Bezeichnung: Eine Bezeichnung für den Arbeitsplan
Kurzname: Siehe Kurzname
Farbe: Siehe Arbeitsplan-Farbe
Filiale: Die Filiale, zu der der Arbeitsplan gehört, siehe Gültigkeit von Arbeitsplänen
Gültigkeit: Siehe Gültigkeit von Arbeitsplänen
Arbeitszeit: Die Regelarbeitszeit (Anwesenheitszeit)
Anzeigezeit: Siehe Anzeigezeit
Mittagspause: Siehe Mittagspause
Sollarbeitszeit: Siehe Sollarbeitszeit im Arbeitsplan
Dauer: Siehe Dauer im Arbeitsplan
1te bis 4te Pause: Siehe Pausen-Regeln
Rundung: Siehe Ist-Zeit-Rundung
Toleranzzeiten: Siehe Toleranzzeiten
Saldo-Karenz und -Toleranz: Siehe Saldo-Karenz und -Toleranzzeiten
Auslöse: Siehe Auslöse
Fixzeit: Siehe Fixzeit
Abrechnung: Hier können Sie die Fehlermeldung abschalten, falls ein Mitarbeiter unbegründet abwesend ist
Maximal erlaubte Istzeit-Korrektur-Anträge: Siehe Anträge für Ist-Zeit-Korrekturen
Automatik-Buchungen: Siehe Automatik-Buchungen
Auslöse: Siehe Auslöse

Bei den Feldern oben sind leider viele Querverweise auf andere Seiten des Handbuchs enthalten, aber aufgrund der Komplexität wäre die Beschreibung auf einer einzelnen Seite viel zu unübersichtlich.

Bezeichnung

Wenn Sie Arbeitspläne anlegen, sollten Sie sich ein brauchbares System für die Benennung der Arbeitspläne überlegen. Bedenken Sie immer, dass in den Listen, Auswahlmenüs und Zuordnungen immer nur die Bezeichnung des Arbeitsplans erscheint. Die Bezeichnung sollte also nicht zu lang und zu komplex sein, um diese schnell erfassen zu können.

Ein paar Anregungen:

Stellen Sie dem Arbeitsplan ein Kürzel voran, das erkennen lässt, zu welcher Mitarbeiter-Gruppe der Arbeitsplan gehört, etwa „Verkauf“, „Lager“, „Faso“ oder „Verwaltung“, ggf. auch abgekürzt als „VK“, „LG“, „FS“ oder „VW“.
Dazu können Sie die Regelarbeitszeit ergänzen, etwa „09-18“ oder „0900-1830“ oder „09:00-18:00“.
Wenn Sie verschiedene Pausen-Regeln haben, können Sie auch noch den Pausenabzug ergänzen, etwa „30“ für „30 Minuten Pausenabzug“.

Mit einem solchen System können Sie sofort erkennen, was der Arbeitsplan „VK 09-18/30“ bedeutet.

Kommentare

Gerade bei komplexen Arbeitsplänen sollten Sie rechts das Feld für „Kommentare und Bemerkungen“ nutzen, und dort Notizen hinterlegen, warum der Arbeitsplan genau so und nicht anders definiert wurde, oder wann und wieso eine Änderung gemacht wurde.