Warn-Mails bei Ausfall eines Terminals

Fällt bei Ihnen im Netzwerk eines der Terminals oder eine der Zk-Steuereinheiten aus, ist es wichtig, schnell reagieren zu können, denn ein ausgefallenes Terminal sorgt schnell dafür, dass die Werte im Tableau und Leitstand nicht mehr verlässlich sind. Kommen keine Buchungen mehr an, können die Anwesenheits-/Abwesenheits-Symbole dort nicht mehr aktualisiert werden.

Damit Sie einen Terminal-Ausfall schnell mitbekommen, können Sie sich automatisch eine Warn-Email zusenden lassen, wenn eines der Geräte nicht mehr erreichbar ist. Die Einstellungen hierzu finden Sie im Menü Stammdaten ⇒ Zeiterfassung ⇒ Terminals ⇒ Knopf „Warn-Mails“.

Hier stellen Sie zunächst ein, wann eine Warn-Mail erzeugt werden soll, beispielsweise:

• Erste Warn-Mail nach 10 Minuten
• Weitere Warn-Mails nach 60 Minuten

Das heißt, ist ein Terminal nicht erreichbar, wird zunächst nochmal 10 Minuten lang versucht, das Terminal wieder zu erreichen (damit Sie bei kurzfristigen Ausfällen oder kurzzeitigen Verbindungsabbrüchen einer Standleitung nicht sofort mit Fehlern bombardiert werden, die sich kurz nach bereits wieder von selbst „heilen“, wenn die Standleitung wieder funktioniert).

Erst wenn die 10 Minuten abgelaufen sind, erhalten Sie eine erste Hinweis-Warn-Mail, dass eines der Terminals nicht mehr erreichbar ist.

Ist das Terminal längere Zeit ausgefallen, soll aber andererseits verhindert werden, dass Sie dann alle 10 Minuten immer wieder die gleiche Nachricht erhalten – gerade bei einem Ausfall am frühen Abend könnten Sie sonst mit zahlreichen Mails bombardiert werden, bis zum nächsten Morgen können Sie hier gut 70 oder 80 Mails in Ihrem Postfach finden.

Daher können Sie einstellen, wann die zweite (und auch alle weiteren) Mails folgen sollen – im Beispiel alle 60 Minuten.

Fällt ein Terminal also beispielsweise um 15:00 Uhr aus, so erhalten Sie die erste Warnung um 15:10 Uhr, die nächste um 16:00 Uhr, dann wieder um 17:00, etc.

Wenn Sie den Haken setzen bei „Nur während der Öffnungszeiten“, dann bleibt die Benachrichtigung in der Nacht aus, wenn sowieso keine Buchungen zu erwarten sind. Denken Sie aber in diesem Fall bitte daran, bei den Filialen, Lägern und der Verwaltung, die richtigen Öffnungszeiten zu hinterlegen.

Auf Wunsch können Sie auch noch den Betreff, Texte und Inhalt der Warn-Mail anpassen.

Damit die Warnung bei ausgefallenen Terminals erfolgt, muss der Job DatafoxTerminalsOffline im Menü Administration ⇒ PepMax Service ⇒ Job-Warteschlange passend eingeplant werden. Es empfielt sich, den Job so einzuplanen, dass eine Warnung nur während der Öffnungszeiten erfolgt (etwa von 9:00 bis 19:00 Uhr), ansonsten werden Sie etwa bei einem harmlosen Ausfall ständig während der Nacht stündlich benachrichtigt.