Um erstmalig die Chipkarten bzw. Transponder für die Zeiterfassung an die Mitarbeiter auszuteilen, ist es empfehlenswert, erst einmal alle Transponder dem System bekannt zu machen. Dies ist ganz einfach dadurch möglich, dass Sie an einem beliebigen Terminal einmalig mit jeder Chipkarte eine Buchung vornehmen (egal ob Kommen oder Gehen). Einfach der Reihe nach jede Chipkarte vor das Terminal halten. Mit der nächsten Datenübertragung (meist nach etwa 2 bis 5 Minuten) stehen damit alle Transponder im PepMax zur Verfügung.
Nun können Sie die Chipkarten über das Menü Zeiterfassung ⇒ Terminals und Chipkarten ⇒ Nicht zugeordnete Chipkarten verteilen.
Als Beginndatum wird immer automatisch das heutige Datum angenommen. Sie können natürlich auch jederzeit ein eigenes Datum hinterlegen, um die Gültigkeit der Chipkarte nach vorne oder nach hinten zu verschieben.
Desweiteren muss sichergestellt sein, eine Chipkarte niemals zu einem Zeitpunkt doppelt vergeben ist.
Außerdem ist das Gültigkeitsdatum wirklich wichtig, wenn Sie eine Zutrittskontrolle verwenden. Innerhalb des Gültigkeitsdatums kann mit diesem Chip immer die Türe geöffnet werden (Berechtigungen vorausgesetzt).
Falls ein einzelner Mitarbeiter einen neuen Chip benötigt (also keine Massen-Ausgabe von Chipkarten), können Sie diesen auch über die normalen Stammdaten ⇒ Mitarbeiter ⇒ Knopf „Stammdaten“ ⇒ Zeiterfassung und Zutritt verteilen. Die Eingabemaske ist identisch zur oben gezeigten Variante.
Als weitere Alternative gibt es noch die Möglichkeit, die Zuordnung über das Menü Zeiterfassung ⇒ Terminals und Chipkarten ⇒ Mitarbeiter und Chipkarten bzw. Chipkarten und Mitarbeiter vorzunehmen.
TIPP: Wenn Sie die Chips an die Mitarbeiter ausgeben, lassen Sie sich doch von diesen auf gleich eine Empfangsbestätigung unterschreiben. In eine solche Empfangsbestätigung können Sie auch direkt ein paar Hinweise oder wichtige Infos für die Mitarbeiter mit aufnehmen, beispielsweise:
Zusätzlich bietet es sich an, hierbei auch gleich eine Anleitung für die Terminals mit auszugeben.