Wissensdatenbank

Die Wissensdatenbank im PepMax Menü Office ist ein einfaches System zu Erfassung und Verwaltung von unternehmensinternem Wissen, als zentraler Anlaufpunkt und Sammlung für Fragen aller Art.

Grundsätzlich können hierbei alle möglichen Arten von Wissen hinterlegt werden, beispielsweise:

• Anleitungen und Dokumentationen für Geräte und Maschinen
• EDV-Anleitungen
• Handbücher zur Warenwirtschaft oder anderen Programmen
• Einweisungen für neue Mitarbeiter
• Formulare und Vordrucke
• Wichtige Informationen zu Lieferanten oder Artikeln
• Preislisten
• Schulungsunterlagen
• etc.

Solches Wissen ist oftmals im Unternehmen weit verstreut, auf irgendwelchen Netzwerk-Laufwerken, in Ordnern oder in Ablagen. Die Wissensdatenbank kann hier einen neuen Anlaufpunkt bieten.

Die Wissensdatenbank ist grundsätzlich eine unsortierte Erfassung von einfachen Artikeln (ähnlich einem Zeitungsartikel). Ein Artikel besteht dabei aus einer aussagekräftigen Überschriften, einem großen Textfeld für freie Texte, eine Liste für Stichwörter (die bei der Suche helfen können), und die Möglichkeit für Dateianhänge.

Die Hauptmaske zeigt bei vorhandenen Artikeln auf der linken Seite die erfassten Stichworte, darüber kann schnell per Mausklick die dazugehörigen Artikeln rechts gefiltert werden. Statt über das Stichwort, kann auch einfach unten die Volltextsuche verwendet werden, die direkt die erfassten Texte durchsuchen kann (die Texte in den Dateianhängen können leider nicht durchsucht werden).

Mittels Doppelklick auf einen Artikel kann dieser zur Ansicht oder Bearbeitung abgerufen werden.

Hier sehen Sie die oben erwähnten Felder für den Titel, den Text, und die Stichwörter.

Die Vergabe von Berechtigungen (also wer darf lesen, wer darf schreiben) erfolgt anhand der Wissensdatenbank-Gruppen im Menü Stammdaten ⇒ Office. Eine solche Gruppe ist vergleich mit einem Ordner, wo ein Artikel einsortiert wird. Befindet sich ein Artikel im Ordner „Personal“, dann gilt die Berechtigung, die hier für die Gruppe „Personal“ festgelegt wurde.

Die Auswahl der Gruppe finden Sie in der Bearbeitung rechts oben neben dem Titel.