Ausführlicher Vergleich der Sollzeit-Varianten

Im Folgenden ein Vergleich der verschiedenen Sollzeit-Varianten (einstellbar in den Stammdaten ⇒ Mitarbeiter ⇒ Sollzeit und Deckelung), jeweils mit dem dazugehörigen Ausschnitt einer Beispiel-Zeitabrechnung.

Die einfachste Variante der Abrechnung ist die Sollzeit anhand der täglichen Sollzeit aus dem Arbeitsplan. Das heißt, der PepMax schaut während der Abrechnung einfach in den Arbeitsplan, der beim Mitarbeiter für den jeweiligen Tag hinterlegt ist, und verwendet die Sollzeit, die für diesen Tag im Arbeitsplan steht. Der Überstunden-Saldo wird dann ganz einfach berechnet anhand der Differenz zwischen Istzeit und Sollzeit.

Doch hier wird auch schnell das Problem der Abrechnung sichtbar: Das Ergebnis (also der Überstunden-Wert) ist immer abhängig vom hinterlegten Arbeitsplan. Wird an einem Tag ein Arbeitsplan geändert, dann kann dies immer direkt Auswirkungen auf das Abrechnungsergebnis haben. Wenn also etwa ein Samstag zu einem Arbeitstag umdeklariert wird, dann hat dieser Tag plötzlich eine Sollzeit, obwohl es sich ja vielleicht um einen zusätzlich Tag handelt, der eigentlich auf Überstunden berechnet werden sollte. Oder umgekehrt, wenn ein Tag zum freien Tag wird, dann fehlt die Zeit in der Abrechnung.

Natürlich ist dies immer abhängig davon, wie der Mitarbeiter vergütet wird. Aber in obigem Beispiel wird schnell sichtbar, dass die wöchentliche Sollzeit von Woche zu Woche unterschiedlich sein kann, und damit ist der Überstunden-Saldo in der letzten Spalte eigentlich wenig aussagekräftig.

Das Problem entsteht primär immer dann, wenn mehrere Leute an der Planung beteiligt sind. Ein Abteilungsleiter, der seine Mitarbeiter im Wochenplan einteilt, ist sich hier oftmals nicht bewusst, welche Auswirkungen dies haben kann.

Empfehlung daher: Dieses Modell sollten Sie nur in Ausnahmefällen verwenden oder sich der Konsequenzen bewusst sein.

Hat der Mitarbeiter eine feste wöchentliche Sollzeit-Vereinbarung, dann bietet sich die Abrechnungs-Variante der wöchentlichen Sollzeit, fix Montag bis Sonntag, an.

Bei dieser Variante hinterlegen Sie im Mitarbeiter-Stamm ganz einfach die wöchentliche Sollarbeitszeit für den Mitarbeiter. In der Abrechnung wird dann am Ende jeder Woche ein Wochenfazit gezogen, dort steht in der Wochensumme dann einfach die vereinbarte Sollzeit (hier: 40:00 Stunden), sowie die Istzeit (gebildet aus der Summe der Tage Montag bis Sonntag), woraus sich am Ende der Wochensaldo ergibt. Dieser wird dann jeweils mit der Vorwoche verrechnet und in die kommende Woche fortgeschrieben.

Bei dieser Variante ist es also für die Sollzeit vollkommen egal, welche Arbeitspläne an den einzelnen Tagen hinterlegt sind, ob es freie Tage sind, oder zusätzliche Arbeitstage, oder Wochenendarbeit, etc. Am Ende der Woche wird einfach die Wochensumme gebildet und der Sollzeit gegenübergestellt.

Die Einschränkung dabei ist: Die Wochensumme wird immer zum Sonntag gebildet. Fällt also ein Monatswechsel bzw. die Abrechnung mitten in eine Woche (etwa auf den Mittwoch), dann erfolgt die Überstunden-Berechnung für den Montag und Dienstag erst im Folgemonat, wenn die Woche vollständig ist. Es kommt also u.U. zu einer Verschiebung von Überstunden (oder auch Minusstunden) in den Folgemonat.

Vorsicht ist also geboten, wenn diese Variante mit eventuellen Deckelungen verrechnet werden soll! Wenn der Mitarbeiter Mitte des Monats viele Überstunden macht, dann kann er diese u.U. nicht mehr am 31. des Monats ausgleichen, da dieser Tag ja je nach Wochentag in die Abrechnung des Folgemonats rutschen kann.

Eine andere (oftmals passende) Variante zur Abrechnung ist die automatische Verteilung der Sollzeit auf X Tage. Hierbei hinterlegen Sie im Mitarbeiterstamm nur die Sollzeit (etwa 40:00 Stunden), sowie die Anzahl der Arbeitstage in einer Woche (etwa 5 Tage).

Der PepMax kümmert sich dann selbständig um eine gleichmäßige Verteilung. Das heißt, die Sollzeit (40:00 Stunden) wird durch die Anzahl Tage (5) geteilt, das ergibt eine Sollzeit von 8:00 Stunden pro Tag.

In der Abrechnung verteilt der PepMax dann die Sollzeit so auf die Arbeitstage, dass die Sollzeit erfüllt wird. Egal, an welchen Wochentagen gearbeitet wird, wie hier zu sehen. So müssen keine besonderen Vorkehrungen getroffen werden, wenn sich mal ein Arbeitstag verschiebt, etwa von Mittwoch auf Samstag.
Ebenso muss man sich nicht drum kümmern, wenn mal mehr oder weniger gearbeitet wird. Wird ein Tag zusätzlich gearbeitet, läuft dieser Tag komplett auf Überstunden, da die Wochen-Sollzeit dann ja bereits erfüllt ist, das Wochensoll ist erledigt. Fehlt hingegen ein Tag (wenn etwa nur 4 statt 5 Tagen gearbeitet wurde), dann bucht der PepMax automatisch einen Tag als Überstunden abfeiern ein, also mit Minusstunden, denn unabhängig vom freien Tag muss ja die vereinbarte Wochensollzeit von 40:00 Stunden geleistet werden. Wird nur 4 Tage gearbeitet, wird der fünfte Tag eben als Minus verbucht.

Der Nachteil der Variante ist aber, dass die Abrechnung komisch aussieht, wenn die Arbeitstage unterschiedlich lang sind, wenn also beispielsweise an 4 Tagen die Woche lang gearbeitet wird (etwa 9:00 Stunden pro Tag), und am fünften Tag dafür nur ein halber Tag (etwa 4:00 Stunden). In Summe ist damit die Wochenzeit genauso erfüllt (40:00 Stunden), durch die Gleichverteilung der Sollzeit sieht das Ergebnis aber so aus, dass der PepMax an den langen Tagen jeweils eine Stunde Überstunden verbucht, und dafür am letzten Tag vier Minusstunden. In Summe passt das Ergebnis, ist aber dennoch schlecht zu lesen.

Insbesondere wenn hier noch Abwesenheiten wie Urlaub oder Feiertag verbucht werden müssen, stellt sich die Frage, ob der Urlaub genauso nach dem Wochenschnitt gutgeschrieben werden soll, oder nach der tatsächlichen theoretischen Arbeitszeit.

Empfehlung daher: Verwenden Sie diese Variante für die Mitarbeiter, die immer gleich lange Arbeitstage haben.
Bei abweichenden Tageslängen ist die Variante Überstunden anhand wöchentlicher Sollzeit auf Basis der täglichen Arbeitspläne besser geeignet (siehe unten).

Die nächste Variante ist die Möglichkeit einer fixen Istzeit-Vorgabe anhand einzelner Wochentage.

Hierbei wird die Sollzeit über den Umweg eines oder mehrerer Sonderstunden-Felder für einzelne Wochentage fix vorgegeben. Das heißt, hier wird beispielsweise definiert, ein Montag hat eine Sollzeit von 8:00 Stunden, ein Dienstag ebenfalls 8:00 Stunden, ein Mittwoch ist frei, etc.

Diese Vorgabe ist dann aber immer unabhängig von der Wochenplanung und von der tatsächlichen Arbeitszeit! Verschiebt sich mal ein Arbeitstag (etwa wenn am Samstag statt am Dienstag gearbeitet wird), dann hat dies keine Auswirkung auf die Sollzeit – diese steht weiterhin am Dienstag drin, wodurch entsprechend Minus-Stunden im Saldo entstehen.

Diese Variante ist daher nur für einige wenige Spezialfälle nutzbar – für den Großteil der Mitarbeiter dürfte diese Abrechnungsvariante nicht empfehlenswert sein.

Eine weitere Variante der Sollzeitabrechnung ist die fixe wöchentliche Sollzeit, aber basierend auf den Arbeitsplänen aus der Wochenplanung. Diese Variante funktioniert speziell für Mitarbeiter mit wechselnden Sollzeiten (etwa wenn ein Tag pro Woche nur halbtags gearbeitet wird, oder der Samstag andere Öffnungszeiten und damit andere Arbeitszeiten hat wie der Rest der Woche).

In diesem Beispiel hat der Mitarbeiter eine wöchentliche Sollzeit von fix 24:00 Stunden. Das heißt, der PepMax sorgt selbständig dafür, dass diese Sollzeit eingehalten wird.

Bei der Berechnung wird aber zunächst anhand der Arbeitspläne und der dort hinterlegten Sollzeit gerechnet. Das heißt vereinfacht gesagt: Zu Beginn der Woche stehen die 24:00 Stunden Sollzeit auf dem Zettel, und diese müssen nun in dieser Arbeitswoche verteilt werden.
Daher wird zunächst geprüft: Hat der Montag einen Arbeitsplan? Wenn ja, wird die Sollzeit aus diesem Arbeitsplan angerechnet, und das Wochensoll reduziert. Es werden also für den Montag etwa 6:00 Stunden eingetragen, verbleiben noch 18:00 Stunden, die verteilt werden müssen. Weiter geht's am Dienstag, hier ebenfalls 6:00 Stunden Soll im Arbeitsplan, verbleiben noch 12:00 Stunden zur Verteilung, am Mittwoch sind es 4:00 Stunden Sollzeit im Arbeitsplan, verbleib noch 8:00 Stunden, etc. Dies wird so lange fortgeführt, bis alle Stunden verteilt sind.

Wurden zu viele Stunden geplant (also zu viele Arbeitstage laut Wochenplan), sorgt das Programm selbst dafür, dass nur maximal die 24:00 vorgeschriebenen Stunden verteilt werden. Also auch wenn am Freitag ein Arbeitsplan mit 6:00 Stunden eingeplant ist, wenn am Sollzeitkonto nur noch 4:00 Stunden zu verteilen sind, dann wird der Freitag nur mit 4:00 Stunden verbucht.

Gleiches gilt, wenn zu wenig verplant wurde. Bleiben am Ende der Woche noch Stunden in der Sollzeit übrig, wird die Differenz auf den Samstag mit aufgerechnet, wie hier etwa in der letzten Woche der Beispielabrechnung passiert. Es wird einfach immer sichergestellt, dass jede Woche mit (in diesem Beispiel) 24:00 Stunden Sollzeit verrechnet wird.

Dadurch sind problemlos schwankende Arbeitszeiten abrechenbar, ohne dass man sich um die korrekte Abrechnung der Wochensumme kümmern muss.

Die letzte mögliche Variante ist die Abrechnung nach einer fixen monatlichen Sollzeit.

Hierbei wird die Sollzeit an den einzelnen Arbeitstagen ignoriert, und es wird nur am Ende des Monats in der Summenzeile ein Fazit gezogen, und hier die monatliche Sollzeit von (beispielsweise) 184:00 Stunden mit der tatsächlichen Arbeitszeit von 181:25 Stunden verrechnet, wodurch sich hier der entsprechende Saldo von -2:35 Fehlstunden ergibt.

Diese Methode arbeitet in den meisten Fällen einfach mit dem monatlichen Stunden-Schnitt. Es kann also immer vorkommen, dass einzelne Monate länger oder kürzer sind (also mal mehr oder weniger Arbeitstage haben), wodurch sich mal Überstunden oder mal Fehlstunden ergeben können (siehe auch: Anzahl Arbeitstage pro Jahr).

Ein weiterer Nachteil der monatlichen Sollzeit ist die Tatsache, dass innerhalb eines Monats immer schwer abschätzbar ist, ob ein Mitarbeiter nun im Plus oder im Minus ist. Wenn am 20. des Monats der Mitarbeiter eine Istzeit von 120:00 Stunden hat bei einer Sollzeit von 184:00 Stunden – ist das nun gut geplant oder schlecht geplant? Ist intuitiv schwer einschätzbar.

Wie Sie sehen, es gibt viele verschiedene Varianten der Sollzeit-Abrechnung. Für welche Variante Sie sich für Ihre Mitarbeiter entscheiden, sollte daher gut abgewogen werden.