Alternative Arbeitspläne

Die Funktion der alternativen Arbeitspläne erlaubt es Ihnen, zu einem Stichtag oder für einen gewissen Zeitraum einen Arbeitsplan zu verändern oder zu variieren, ohne dabei in die Mitarbeiter-Stammdaten und dort die Stamm-Arbeitspläne eingreifen zu müssen.

Dies ist beispielsweise nützlich, wenn sich für einen begrenzten Zeitraum (etwa für die Adventswochenenden oder in der Sommerzeit) die Öffnungszeiten und die Pausenregeln ändern.

Um einen solchen Arbeitsplan zu variieren, öffnen Sie den zu verändernden Arbeitsplan im Menü Stammdaten ⇒ Zeiterfassung ⇒ Arbeitspläne. In jedem Arbeitsplan finden Sie hier unten rechts die Liste der „Alternativen“.

Mit einem Klick auf „Neu“ legen Sie einfach eine Alternative an. Damit wird automatisch eine identische Kopie des Arbeitsplans in einem neuen Fenster generiert, und Sie haben die Möglichkeit, die Einstellungen nun für den oben angegebenen Gültigkeitszeitraum zu variieren.

In den Mitarbeiter-Stammdaten ist damit keine Änderung der Stamm-Arbeitspläne notwendig. Jeder Mitarbeiter, der diesen Arbeitsplan verwendet, erhält während des Gültigkeitszeitraums damit automatisch die neue Einstellung.

Natürlich können Sie damit auch alternativ eine stichtagsbezogene Änderung vornehmen – mit einem kleinen Umweg. Und zwar verwenden Sie hierbei die gleiche Funktion, nur legen Sie dabei in den Alternativen nicht den neuen Zeitraum fest, sondern speichern die rückwirkend die alten Parameter. Im Arbeitsplan selbst legen Sie die neuen Werte fest.

Wenn sich also die Abrechnungsparameter zum 01.01.2016 ändern, so legen Sie hier mit einem Klick auf „Neu“ eine neue Alternative an, und hinterlegen als Zeitraum die letzten Jahre, beispielsweise 01.01.2010 bis 31.12.2015. Ansonsten nehmen Sie keine Änderungen vor, und speichern sofort diese Alternative.

Damit ist für den rückwirkenden Zeitraum wieder die korrekte Abrechnung hinterlegt. Nun können Sie den eigentlichen Arbeitsplan ohne Konsequenzen so anpassen, wie es gewünscht ist – für das zurückliegende Jahr gilt ja dann automatisch die Alternative, und erst ab dem 01.01.2016 gilt der eigentliche Arbeitsplan.