Erkennen von Buchungsfehlern

Wenn Sie im PepMax eine Zeitabrechnung durchführen oder das Fehlerprotokoll aufrufen, kann der PepMax hierbei bestmöglich versuchen, einige Buchungsfehler zu erkennen, also fehlende Buchungen, doppelte Buchungen, etc.

Doch damit dies reibungslos funktioniert, sind ein paar Einstellungen notwendig bzw. möglich.

Ein Punkt hier betrifft die Einstellung, welche Buchungstypen überhaupt als Anfangsbuchung bzw. Endebuchung (also erste oder letzte Buchung eines Tages) erlaubt sind.

Dies legen Sie fest im Menü Stammdaten ⇒ Zeiterfassung ⇒ Buchungstypen.

Hier können Sie für jeden einzelnen Buchungstypen (also „Kommen“, „Gehen“, „Dienstgang“, „Pause“, etc.) festlegen, ob eine derartige Buchung als erste oder letzte Buchung eines Tages zulässig ist. Beginnt oder endet ein Tag mit einer anderen Buchung, die nicht entsprechend eingestellt ist, wird im Fehlerprotokoll eine Warnmeldung „Fehlende Anfangsbuchung: Erste Buchung des Tages ist ...“ bzw. „Fehlende Endebuchung: Letzte Buchung des Tages ist ...“ angezeigt.

Ebenfalls im Menü Stammdaten ⇒ Zeiterfassung ⇒ Buchungstypen können Sie mit dem Knopf „Warnungen bei Folge-Buchungen in der Abrechnung“ festlegen, welche Buchungsfolgen als problematisch oder fehlerhaft anzusehen sind.

Wenn beispielsweise auf eine „Pause“-Buchung direkt eine „Gehen“-Buchung folgt (ohne vorher mittels „Kommen“ aus der Pause zurückzukehren), ist dies dann ein Fehler?

Auch im Menü Stammdaten ⇒ Zeiterfassung ⇒ Buchungstypen gibt es für jeden einzelnen Buchungstypen eine Einstellung für die „Maximale Dauer“.

Wenn Sie beispielsweise bei der „Pause“-Buchung eine maximale Dauer von 2:00 Stunden eintragen, so erhalten Sie in der Abrechnung eine Warnmeldung, wenn die Pause eines Mitarbeiters länger als 2:00 Stunden dauert – denn dies kann ebenfalls auf eine fehlende „Kommen“-Buchung nach der Pause hindeuten.

Als letztes können Sie noch mit Hilfe von zwei Parametern festlegen, ob Sie eine Warnung erhalten möchten, wenn die gesamte Ist-Zeit eines Mitarbeiters an einem Tag weit unterhalb der vorgegebenen Sollzeit aus dem Arbeitsplan liegt.

Diese Einstellung finden Sie in den Programm-Parametern 2985 und 2986. Hier legen Sie den Prozent-Wert fest, wie weit die Sollzeit unterschritten werden darf, bevor eine Warnung erscheint.

Kommt ein Mitarbeiter beispielsweise um 8:00 Uhr mittels einer „Kommen“-Buchung, und geht anschließend gegen 11:30 Uhr mit einer „Gehen“-Buchung in die Mittagspause, vergisst aber am Nachmittag alle weiteren Buchungen, so ist die Buchungsfolge für den PepMax ja eigentlich in Ordnung – der Tag ist mit einer „Kommen“- und einer „Gehen“-Buchung vollständig und fehlerfrei.

Aber laut Abrechnung ergibt sich dadurch nur eine Ist-Zeit von 3:30 Stunden (anstatt der im Arbeitsplan beispielsweise hinterlegten Sollzeit von 8:00 Stunden).

Wenn Sie im Parameter 2985 also einen Wert von 50% hinterlegen, so erhalten Sie eine Warnmeldung in der Abrechnung, da die abgerechnete Ist-Zeit des Mitarbeiters ja nur 43,75% (3:30 von 8:00 Stunden) beträgt.

Fehlende Pause-Ende-Buchung erzeugt keinen Fehler