Buchungstypen

Die Stammdaten ⇒ Zeiterfassung ⇒ Buchungstypen definieren im wesentlichen die Tasten, die am Zeiterfassungsterminal oder im Virtuellen Terminal angezeigt werden sollen, damit die Mitarbeiter Ihre Stempelungen durchführen können.

Sie können hier beliebig viele Buchungstypen definieren, die dann auch in diversen Auswertungen (etwa im Konto-Verlauf) gesondert ausgewertet werden können.

Folgende Daten können hier eingestellt werden:

• Bezeichnung: Ein Name für den Buchungstyp, wir er dann auch am Terminal angezeigt wird
• Konto: Das Stundenkonto, auf das diese Buchungen berechnet werden sollen (also Arbeitszeit, Pausen, Dienstgänge, etc.)
• Virtuelles Terminal: siehe weiter unten
• Terminalcode: siehe weiter unten
• Symbol: Ein kleines Bildchen, das beispielsweise im Tableau oder Leitstand angezeigt wird, wenn ein Mitarbeiter mit dieser Buchung gestempelt hat
• Rundung: Siehe Buchungszeit-Rundung
• Antrags-Einstellungen: siehe weiter unten
• Diese Buchung ist als „erste/letzte Buchung“ eines Tages erlaubt: siehe weiter unten
• Sonderfunktion: siehe Sonder-Buchungstypen
• Maximale Dauer: siehe weiter unten

Wenn Sie einen Buchungstyp definieren, können Sie genau festlegen, ob dieser Buchungstyp auf den Terminals oder im Virtuellen Terminal angezeigt werden soll, oder ob ein Mitarbeiter einen Korrektur-Antrag mit diesem Buchungstyp stellen darf.

Das Feld „Terminalcode“ definiert hierbei die Anzeige am Terminal. Sobald hier ein Zwei-Buchstaben-Code hinterlegt ist, wird dieser Buchungstyp auch vom Terminal verwendet. Die Codes „KO“ (für Kommen) und „GE“ (für Gehen„) sind hierbei vorgegeben, andere Buchungstypen können frei definiert werden (es müssen lediglich zwei Buchstaben sein). Ist dieses Feld leer, so kann dieser Buchungstyp nicht am Terminal verwendet werden.

Auf dem Terminal befindet sich zwischen der Kommen- und der Gehen-Taste eine Taste für Abwesenheiten. Wird hier am Terminal gebucht, erhält der Mitarbeiter eine Auswahlliste, welchen Abwesenheitsgrund er buchen möchte. Und hier in dieser Liste werden all diese Buchungstypen aufgeführt, die den Haken “Anzeige in der Gehtgründe-Liste am Terminal„ gesetzt haben.

Ähnlich funktioniert es mit der Anzeige im Virtuellen Terminal. Hier können Sie ein Haken bei “Nicht als Schaltfläche anzeigen„ setzen, um diesen Buchungstyp am Virtuellen Terminal (sowohl im Menü Zeiterfassung als auch im Portal) auszublenden. Ist der Haken nicht gesetzt, wird dieser Typ als Knopf angezeigt. Die Reihenfolge (also die Position in der Liste) können Sie mit dem Feld “Position der Schaltfläche„ festlegen.

Sie können hiermit also bestimmte Buchungstypen ausschließlich im Virtuellen Terminal anzeigen lassen, oder ausschließlich am echten Terminal, oder auch komplett ausblenden. Ist der Buchungstyp nirgends sichtbar, so kann dieser aber dennoch von Ihnen über die Manuelle Buchungs-Nacherfassung verwendet werden.

Zusätzlich können Sie (auch unabhängig davon) zwei Haken setzen, ob dieser Buchungstyp in Anträgen oder von Zeitbeauftragten verwendet werden darf.

Berechtigungen für Zeitbeauftragte

Siehe Einstellungen zu Buchungs-Korrektur-Anträgen

Wenn Sie eine Zeitabrechnung machen oder das Fehlerprotokoll prüfen, muss der PepMax feststellen können, ob die Buchungen eines Tages auch wirklich vollständig sind – und genau hierzu dienen diese beiden Haken.

Damit können Sie pro Buchungstyp festlegen, ob eine solche Buchung als erste bzw. letzte Buchung eines Tages erlaubt ist, oder ob eine Fehlermeldung im Protokoll erscheinen soll, falls keine weitere Buchung folgt.

Weitere Informationen Erkennen von Buchungsfehlern

Eine weitere Einstellmöglichkeit ist die “Maximal erlaubte Dauer„. Dieses Feld kann dazu dienen, Fehlbuchungen zu erkennen. Hier können Sie beispielsweise bei dem Buchungstyp “Pause„ eintragen, dass die maximal erlaubte Dauer 2:00 Stunden beträgt.

Macht dann ein Mitarbeiter eine Pause länger als 2:00 Stunden, so erhalten Sie im Fehlerprotokoll der Zeitabrechung eine Warnmeldung. Eine derart lange Pause kann meist darauf hindeuten, dass der Mitarbeiter nach der Pause vergessen hat, wieder auf “Kommen„ zu stempeln.

Eine andere Variante für Warnmeldungen finden Sie unter Warnungen bei Folge-Buchungen in der Abrechnung

Pausen stempeln oder nicht stempeln?