Serienbrief in Microsoft Word 2010

Die Erstellung eines Serienbriefs in Microsoft Word ist eigentlich recht einfach durchzuführen - Microsoft hat hierzu zahlreiche Assistenten eingebaut, die die Arbeit wesentlich vereinfachen. Das folgende Beispiel zeigt die Vorgehensweise anhand von Microsoft Word 2010 - in anderen Version des Programms sollte es aber meist ähnlich funktionieren.

Seriendruck starten

Los geht es in Word auf der Reiterkarte „Sendungen“ des Ribbon-Bandes. Hier klicken Sie auf „Seriendruck starten“ und dann auf „Briefe“.

Als nächstes müssen Sie dem Programm mitteilen, woher die zu druckenden Daten kommen sollen. Dies hinterlegen Sie mit dem Knopf „Empfänger auswählen“ direkt daneben, und dort „Vorhandene Liste auswählen“.

Hier wählen Sie nun die Datei aus, die für den Serienbrief verwendet werden soll, beispielsweise einen Datenexport aus dem MailingMax oder dem Modul Kunden-werben-Kunden.

Empfehlung: Der Serienbrief in Microsoft Word funktioniert am Besten und Zuverlässigsten mit einfachen Textdateien oder CSV-Dateien. Excel-Dateien machen leider immer wieder Probleme und sollten daher vermieden werden.

Mit dem Knopf „Empfängerliste bearbeiten“ können Sie nun einen Blick in die eingelesenen Daten werfen, ob die automatische Erkennung erfolgreich funktioniert hat.

Gegebenenfalls können Sie die Daten hier auch nochmals sortieren oder filtern.

Seriendruck-Felder einfügen

Wenn die Daten in Ordnung sind, können Sie dann im Word-Dokument den Brief aufbauen, und die Seriendruck-Felder einfügen.

Platzieren Sie hierzu den Eingabe-Cursor an der Stelle, wo beispielsweise das Anschriften-Feld gedruckt werden soll. Dann können Sie mit dem Knopf „Seriendruckfeld einfügen“ die gewünschten Felder einbauen:

Die Felder werden in der Datei zunächst als Platzhalter in spitzen Klammern angezeigt, etwa als «Anrede» oder «Nachname». Im echten Ausdruck werden diese Platzhalter dann durch die echten Werte ersetzt. Bitte achten Sie beim Einfügen der Seriendruck-Felder auch auf die passenden Leerzeichen zwischen den Feldern.

Vorschau

Mit dem Knopf „Vorschau Ergebnisse“ können Sie dann das Ergebnis am Bildschirm prüfen. Dabei werden direkt im Word-Dokument die echten Daten in die Platzhalter eingefügt und angezeigt. Mit den Pfeiltasten daneben können Sie durch die einzelnen Datensätze blättern.

Ausdruck

Ist alles fertig eingerichtet und getestet, können Sie die Brief dann mit dem Knopf „Fertig stellen und zusammenführen“ den Ausdruck mit „Dokumente drucken“ starten.

Datei speichern

Den einmal eingerichteten Serienbrief können Sie natürlich jederzeit abspeichern. Die Verknüpfung zu der hinterlegten Empfängerliste (Quelldatei) bleibt dabei vorhanden. Wenn Sie die Word-Datei dann später erneut öffnen, wird die aktuelle Empfängerliste wieder neu eingelesen, und Sie haben automatisch die neuen Adressen, sofern der gleiche Dateiname verwendet wurde.

Ansonsten können Sie in der fertigen Serienbrief-Datei auch einfach den Schritt „Empfänger auswählen“ wiederholen, um eine andere Textdatei als Datenquelle zu verwenden.

In diesem Fall müssen Sie nur unbedingt darauf achten, dass die neue Datei auch wirklich das gleiche Datenformat und die identischen Spalten enthält wie die ursprüngliche Datei, sonst kann die Zuordnung der Felder durcheinander geraten.

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allgemeines/office/word-serienbrief.txt · Zuletzt geändert: 25.04.2014 12:53 von mkahlert · 3534 Zugriffe bisher