Pausen stempeln oder nicht stempeln?

Beim Einsatz der Zeiterfassungsterminals stellt sich immer eine grundsätzliche Frage:

Sollen die Mitarbeiter die Pausen stempeln oder nicht? Und wenn ja, wie?

Im Grunde gibt es hierzu drei Möglichkeiten:

Die einfachste Variante ist: Die Mitarbeiter stempeln in der früh bei Arbeitsbeginn auf „Kommen“, und Abends beim Heimgehen auf „Gehen“. Im Laufe des Tages wird nicht gestempelt.

Grundsätzlich (aus Sicht der Zeiterfassung) funktioniert dies auch. Die Pausen können ja (unabhängig von den Stempelungen) auch mit Hilfe der Pausen-Regeln im Arbeitsplan berechnet werden. Bei korrekten Pausen-Regeln werden auch dann Pausen abgezogen, wenn der Mitarbeiter nicht stempelt, wenn er in Pause geht.

Aber: Sie verlieren damit eine wichtige Information im PEP ⇒ Tableau, Sie sehen dann nämlich nicht mehr, welcher Mitarbeiter anwesend ist, und wer nicht. Die Mitarbeiter sind in der Mittagszeit alle auf Grün, egal ob Anwesend oder nicht.

Besser wäre es daher, wenn die Mitarbeiter die Pausen am Terminal oder im Virtuellen Terminal stempeln. Die einfachste Möglichkeit ist immer, wenn ein Mitarbeiter ins Haus kommt stempelt er auf „Kommen“, beim Verlassen des Hauses auf „Gehen“.

Diese Regelung ist leicht zu merken, leicht umzusetzen, und zumindest besser als nichts.

Aber: Auch hier gibt es einen Nachteil. Wenn ein Mitarbeiter mittags das Haus zur Pause verlässt, stempelt er auf „Gehen“. Genauso, wie wenn er heimgehen würde. Sie können im Tableau also nicht erkennen, ob der Mitarbeiter schon Feierabend hat, oder ob er heute nochmals kommt.

Daher besser: Statt für die Pause auf „Gehen“ zu stempeln, verwenden Sie einen eigenen Buchungstypen für die „Pause“. Damit haben Sie alle Information, die Sie brauchen: Im Tableau sehen Sie, wer da ist und wer nicht, und Sie sehen, wer nach der Pause nochmals wiederkommt, oder wer schon Feierabend hat.

Diese Pausen-Taste können Sie in den Terminals einfach auf die mittlere Taste (mit dem Koffersymbol „Abwesend“) legen.

Um das Ganze noch weiter zu verfeinern, könnten Sie auch darüber nachdenken, zwei verschiedene Pausen-Buchungstypen anzulegen, einen für „Pause im Haus“ (oder „Pause im Restaurant/Aufenthaltsraum/Cafeteria“), und einen für „Pause außer Haus“. Denn damit können Sie im Tableau sogar noch erkennen, wer trotz Pause u.U. trotzdem erreichbar oder greifbar wäre, und wer definitiv weg ist.