Abwesenheitsgründe
Im PepMax Menü Stammdaten ⇒ Zeiterfassung ⇒ Abwesenheitsgründe können Sie die einzelnen Abwesenheitsgründe wie etwa Urlaub, Krankheit, etc. definieren, die Sie dann im Wochenplan oder der Abwesenheits-Tabelle verwenden können, um die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter zu verwalten.
Sie können hier beliebig viele Abwesenheitsgründe definieren, um alle Möglichkeiten im Detail festzulegen.
Tipp: Wenn Sie einen neuen Abwesenheitsgrund anlegen möchten, verwenden Sie den Knopf „Kopieren“, um einen bereits vorhandenen (ähnlichen) Abwesenheitsgrund als Ausgangsbasis zu verwenden. Damit müssen Sie nicht alle Einstellungen neu übernehmen, sondern müssen lediglich die Details anpassen.
Einstellungen zu einer Abwesenheit
Für jeden Abwesenheitsgrund können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:
Allgemeine Einstellungen
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Name: Die ausführliche Bezeichnung für den Abwesenheitsgrund
Kurzname (zweite Zeile): Dieser Kurzname (bis zu 3 Buchstaben) wird verwendet, um die Abwesenheit im
Stundenzettel der
Zeitabrechnung anzuzeigen
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Aktiv: Ist der Haken hier
entfernt, so ist der Abwesenheitsgrund ungültig und kann für neue Einträge in den
Abwesenheiten nicht mehr verwendet werden
ID im Lohnprogramm: Wenn Sie mit einer Lohn-Schnittstelle arbeiten, kann hier die ID hinterlegt werden
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Datenschutz-Ansicht für Abwesenheiten
Tageskonto
Tageskonto: Hier stellen Sie ein, ob und wie die Abwesenheitstage mit einem
Zeitkonto verrechnet werden sollen. Krankheitstage beispielsweise werden auf das Krankheitskonto aufaddiert (dieses beginnt jedes Jahr mit
0), Urlaubstage hingegen werden vom Urlaubskonto subtrahiert (das Urlaubskonto beginnt jedes Jahr mit dem
Urlaubsanspruch und läuft dann
rückwärts).
In den
Stammdaten ⇒
Zeiterfassung ⇒
Konten können Sie beliebig viele weitere Konten definieren und so Ihre eigenen Statistiken genieren.
Einstellungen
Diese Abwesenheit im Portal anzeigen: Ist dieser Haken gesetzt, werden diese Abwesenheiten im
Portal in der Box „
Abwesenheiten“ angezeigt
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Übergabe an ManageMax zur Auswertung: Die so markierten Abwesenheiten werden auch in die Schnittstelle zum
ManageMax übergeben und können dort im Personalsteckbrief angezeigt werden
Urlaubssperren sollen berücksichtigt werden: Ist dieser Haken gesetzt, so kann dieser Abwesenheitsgrund nur dann verwendet werden, wenn für den Mitarbeiter
keine Urlaubssperre hinterlegt ist
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Prozentuale Stunden-Anpassung erlaubt: Ist dieser Haken aktiviert, dann kann bei der Eingabe einer Abwesenheit ein Prozentwert hinterlegt werden, etwa bei Wiedereingliederung oder teilweisen Krankheiten. Wenn die Krankheit zu 30% hinterlegt ist, dann müssen die restlichen 70% durch normale Arbeitszeit geleistet werden, um die Sollzeit zu erfüllen.
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Zeitbeauftrage
Anträge
Mitarbeiter darf Fehlzeit-Anträge mit diesem Abwesenheitsgrund stellen: Nur die Abwesenheitsgründe mit diesem Haken erscheinen in der Auswahl bei
Abwesenheits-Anträgen
Bei Fehlzeit-Anträgen MUSS eine Vertretung angegeben werden: Ein
Abwesenheits-Antrag darf nur dann gestellt werden, wenn auch eine
Vertretung angegeben wurde
Vertretung muss zustimmen, bevor der Antrag an den Vorgesetzten geht: Ist der Haken
nicht gesetzt, so geht der
Antrag direkt an den
Vorgesetzten,
ohne dass die
Vertretung zustimmen muss
Maximal 999 Tage in die Vergangenheit oder
Zukunft: Hier kann eingestellt werden, in welchem Zeitbereich ein
Abwesenheits-Antrag gestellt werden darf
Einstellungen je Beschäftigungsart
Auf der rechte Seite des Fensters finden Sie dann die Detail-Einstellungen, die Sie je Beschäftigungsart variieren können. Sie können also jeweils unterschiedlich einstellen, welche Berechnungsbasis für die Anzahl der zu bezahlenden Stunden bzw. zu verrechnenden Tage verwendet werden soll.
Menü Stammdaten ⇒ Zeiterfassung ⇒ Beschäftigungsarten
Klicken Sie auf eine der Schaltflächen, um die Einstellungen für die jeweilige Beschäftigungsart zu bearbeiten. Daneben sehen Sie als Hinweis, wie viele Mitarbeiter in der jeweiligen Beschäftigungsart hinterlegt sind, und mit einem Klick auf „Wer?“ sehen Sie auch, welche Mitarbeiter dies im Detail sind.
Einstellungen zwischen den Beschäftigungsarten abgleichen
Stunden-Abrechnung
Im Bereich der Stunden-Abrechnung legen Sie fest, wie viele Stunden ein Mitarbeiter für einen Abwesenheitstag in der Abrechnung ausgewiesen erhält, also wie viele Stunden beispielsweise für einen Urlaubstag gutgeschrieben werden.
Sollzeit auf 0 setzen: Hiermit wird die Sollzeit für einen Abwesenheitstag auf 0:00 gesetzt, der Mitarbeiter hat also keine „Anwesenheitspflicht“. Diese Einstellung funktioniert allerdings
nur für die
Sollzeit-Varianten Tägliche Sollzeit aus dem Arbeitsplan und
Wöchentliche Sollzeit aus den Sonderstunden. Für die anderen Sollzeit-Varianten ist diese Einstellung unwirksam!
Feiertage bei diesem Grund mitrechnen: Ist der Haken gesetzt, werden
Feiertage während der Abwesenheit berücksichtigt und bezahlt, und daher eine Abwesenheit an einem Feiertag ignoriert. Für einen Urlaubstag während eines Feiertags werden also die Stunden berechnet, die in den
Feiertags-Einstellungen hinterlegt sind.
Istzeit = Sollzeit setzen: Damit wird für einen Abwesenheitstag die Sollzeit berechnet, um somit auf einen
Überstundensaldo von 0:00 zu kommen. Eine ganze Woche Urlaub erzeugt damit weder Überstunden noch Fehlstunden.
Feste Istzeit eintragen aus Sonderstunden: Hiermit wird die Sollzeit auf eine feste Einstellung aus den
Mitarbeiter-Sonderstunden eingetragen
Istzeit nur wenn ein Arbeitsplan eingetragen ist: Dieser Haken heißt, der Abwesenheitstag wird nur dann bewertet, wenn an dem Tag auch ein
Arbeitsplan eingetragen ist. Hat der Mitarbeiter an einem Tag einen
freien Tag, so bleibt auch die Abwesenheit an diesem Tag unberücksichtigt.
Zeiterfassungsbuchungen ignorieren, wenn dieser Grund eingetragen ist: Damit kann ausgeschlossen werden, dass ein Tag mehrfach bewertet wird - zum einen durch die Abwesenheit, und zusätzlich nochmals durch die Anwesenheit. Dies kommt etwa dann zum Tragen, wenn ein Mitarbeiter während einer Krankheit am
Terminal eingestempelt hat - dann würde der Mitarbeiter ja sowohl die Krankheit bezahlt bekommen, als auch zusätzlich die gestempelte Zeit, und würde damit Überstunden bekommen.
Überschneidungsprüfung mit Arbeitszeiten in der Abrechnung: Ist dieser Haken gesetzt, erhalten Sie im
Fehlerprotokoll der
Abrechnung eine Warnmeldung, wenn der Mitarbeiter während der Abwesenheit am
Terminal eingestempelt hat.
Tage am Konto
Die Tage am Konto legen schließlich fest, wie viele Tage vom Statistikkonto für diese Abwesenheit angerechnet werden sollen.
Feiertage bei diesem Abwesenheitsgrund mitrechnen: wie bereits oben beschrieben: Haben
Feiertage Vorrang vor den Abwesenheiten?
Standard-Abrechnung, es werden nur die echten Arbeitstage gezählt: Ein Abwesenheitstag wird nur dann berechnet, wenn dieser Mitarbeiter an diesem Tag hätte arbeiten sollen, wenn also ein
Arbeitsplan eingetragen ist
Abrechnung als feste 5/6/7-Tage-Woche: Damit wird die
Anzahl Tage nach einem festen Schema berechnet, egal ob im
Wochenplan ein Arbeitstag oder ein
freier Tag eingeplant ist
Beispiele
Weitere Funktionen