Handhabung von telefonischen Krankmeldungen

Bei der Handhabung von Krankmeldungen im PepMax gibt es immer wieder (organisatorische) Abstimmungsprobleme, wenn die Haus- oder Abteilungsleiter als Zeitbeauftrage die Berechtigung haben, auch selbst Abwesenheiten (Urlaube, Krankheiten) im Wochenplan einzugeben.

Das Problem dabei ist, dass die Zeitbeauftragten oder Personalplaner einfach eine Krankheit im Plan eintragen, wenn sich ein Mitarbeiter (telefonisch) krank meldet, ohne aber zu berücksichtigen, dass in der Lohnbuchhaltung hierzu auch entsprechende Atteste oder Arztbescheinigungen notwendig sind. So passiert es dann häufig, dass der Mitarbeiter die Krankheit eingetragen hat, aber jeglicher Beleg dazu fehlt.

Eine Lösungsmöglichkeit hierzu ist es, mit den eingeschränkten Berechtigungen für die Zeitbeauftragten zu arbeiten.

Rechte für Zeitbeauftragte

Damit können Sie genau festlegen, welche Abwesenheitsgründe ein Haus- oder Abteilungsleiter nutzen darf, und welche nicht. So können Sie etwa definieren, dass der Abwesenheitsgrund „Mutterschutz“ nur in der Lohnbuchhaltung oder einem Administrator genutzt werden darf, von einem Personalplaner, Haus- oder Abteilungsleiter hingegen nicht. Gerade bei vielen speziellen Abwesenheitsgründen (etwa Mutterschutz, Elternzeit, Bundeswehr, Kur, etc.) ist dies ja auch sinnvoll.

Diesen Mechanismus können Sie auch für die Krankheit nutzen, indem Sie einfach zwei verschiedene Abwesenheitsgründe hierfür definieren: Einmal als „Telefonisch krank“, und einmal als echte „Krankheit“.

Die Einstellungen in beiden Abwesenheitsgründen muss dabei (bis auf den Haken bei „Zeitbeauftragter darf Abwesenheit mit diesem Abwesenheitsgrund erstellen“) absolut identisch sein!

Menü Stammdaten ⇒ Zeiterfassung ⇒ Abwesenheitsgründe

Und was bedeutet das? Der Personalplaner, Haus- oder Abteilungsleiter hat dann nur noch die Berechtigung, den Abwesenheitsgrund „Telefonisch krank“ zu nutzen. Das heißt, alle Krankmeldungen die nicht in der Lohnbuchhaltung eingehen, werden ausschließlich als telefonisch krank erfasst – und sind dann auch genau so im Wochenplan ersichtlich.

Sobald dann die Bescheinigung oder das Attest in der Lohnbuchhaltung eingehen, kann dort diese eingetragene Abwesenheit nochmals aufgerufen werden (etwa im Wochenplan ⇒ Rechtsklick ⇒ Angeklickte Abwesenheit bearbeiten), und dort dann der Abwesenheitsgrund auf „Krankheit“ geändert werden. So kann das „Telefonisch krank“ einfach in ein echtes „Krankheit“ abgeändert werden.

Im Umkehrschluss heißt dies: Für alle Abwesenheiten, die am Monatsende immer noch als „Telefonisch krank“ erfasst sind, fehlt noch die Bescheinigung…

Menü Zeiterfassung ⇒ Konten Urlaub/Krankheit/Saldo ⇒ Abwesenheitsliste