Toleranzzeiten

Der PepMax erlaubt es, die Zeiterfassungsbuchungen mit Toleranzzeiten zu verrechnen. Toleranzen werden verwendet, um die erlaubte Beginnarbeitszeit oder Endearbeitszeit eines Mitarbeiters zu begrenzen. Wenn die Filiale beispielsweise um 9:00 Uhr öffnet, dann sollen die Mitarbeiter auch erst ab 9:00 Uhr anfangen dürfen zu arbeiten. Es lässt sich aber kaum verhindern, dass ein Großteil der Mitarbeiter bereits (kurz) vor 9:00 Uhr einstempelt.

Mit Hilfe der Toleranz können Sie hier einstellen, in welchem Zeitrahmen die Buchungen auf den Arbeitsbeginn oder Arbeitsende gerundet werden sollen.

Ist der Arbeitsbeginn etwa 9:00 Uhr, und die Toleranz ist auf 1:00 Stunde eingestellt, so werden alle Kommen-Buchungen zwischen 8:00 Uhr und 9:00 Uhr auf 9:00 Uhr aufgerundet. Analog auch für die Endezeit.

Grundsätzlich zählt zuerst einmal die Toleranzzeit aus dem Arbeitsplan. Das heißt, pro Arbeitsplan kann eine eigene Toleranz hinterlegt werden, die dann für die Mitarbeiter gilt, die nach diesem Arbeitsplan arbeiten.

In diesem Arbeitsplan etwa steht eine Toleranzzeit von „1:00 Stunde“ bezogen auf den Arbeitsbeginn (Zeile „Arbeitszeit“).

Das heißt, der Mitarbeiter muss um 9:00 Uhr anfangen (Beginnzeit in der Zeile „Arbeitszeit“). Die Toleranz von 1:00 Stunde besagt, dass alle Buchungen zwischen 8:00 Uhr und 9:00 Uhr auf 9:00 Uhr aufgerundet werden. Also eine Stunde vor Arbeitsbeginn wird nicht gerechnet, sondern immer hochgerundet.

Erst wenn der Mitarbeiter mehr als eine Stunde früher kommt, dann bekommt er diese Zeit auch berechnet.

Stempelt der Mitarbeiter also um 7:45 Uhr, dann wird auch 7:45 Uhr gerechnet. Stempelt der Mitarbeiter um 8:00 Uhr, dann wird ab 9:00 Uhr gerechnet.

In den Mitarbeiter-Stammdaten Knopf „Zeiterfassung“ gibt es ebenfalls eine Toleranz einzustellen. Diese Toleranz kann wiederrum die Einstellung des Arbeitsplans überschreiben.

Ist hier kein Haken gesetzt, dann heißt dies, es gilt die Toleranz, die im Arbeitsplan steht (wie oben beschrieben).

Ist der Haken gesetzt, und bei Arbeitsbeginn steht eine Toleranzzeit (etwa 2:00 Stunden), so hat dies Vorrang vor dem Arbeitsplan, es gilt also der Wert aus dem Mitarbeiter-Stamm. In diesem Fall wieder (je nach Arbeitsplan etwa) 9:00 Uhr Arbeitsbeginn, mit 2:00 Stunden Toleranz werden daraus resultierend dann alle Buchungen zwischen 7:00 Uhr und 9:00 Uhr hochgerundet auf 9:00 Uhr.

Ist hier im Mitarbeiter der Haken gesetzt, aber ein Wert von „00:00“ eingestellt, dann heißt dies, die Toleranz ist für diesen Mitarbeiter immer abgeschaltet, egal was im Arbeitsplan steht. Dann werden für diesen Mitarbeiter keine Toleranzen mehr abgezogen, sondern es zählt immer das, was er gestempelt hat.

Das gleiche gilt natürlich auch wie beschrieben für die Toleranz zum Arbeitsende.

Kurze vs. lange Toleranzzeiten

Vergleich Toleranz, Saldo-Karenz und Saldo-Toleranz

Bei allen Mitarbeitern sollte in den Mitarbeiter-Stammdaten Knopf „Zeiterfassung“ keine Toleranz aktiviert sein, dies sollte eher die Ausnahme sein.

Stattdessen sollte in den Arbeitsplänen die richtige Toleranz von beispielsweise 1:00 Stunde hinterlegt sein.

Ansonsten kann es leicht passieren, dass Sie bei der Neuanlage eines Mitarbeiters vergessen, auch hier eine Toleranz in den Stammdaten zu hinterlegen, was dann wiederum eine fehlerhafte Abrechnung erzeugt.

Als Alternative gibt es im Arbeitsplan auch die Möglichkeit, die Toleranz auf den Tagessaldo zu setzen. Hierbei werden nicht die Kommen- und Gehen-Buchungen gerundet, sondern es wird erst das Tagesergebnis ausgerechnet, und am Ende der Tagessaldo mit einer Toleranzzeit verrechnet.

Saldo-Karenz und -Toleranzzeiten