Mitarbeiter Beschäftigungszeitraum

Sie können in den Stammdaten ⇒ Mitarbeiter ⇒ Knopf „Stammdaten“ ⇒ Allgemeines bei jedem Mitarbeiter das Eintritts- und das Austrittsdatum hinterlegen.

Ist das Eintrittsdatum eingetragen, so wird daraus automatisch berechnet, wann ein Mitarbeiter ein Firmenjubiläum hat (wie lange der Mitarbeiter also bereits im Unternehmen ist), und etwa im Portal ⇒ Box „Mitarbeiter-Jubiläen“ angezeigt, oder auch unter Stammdaten ⇒ Berichte ⇒ Mitarbeiter-Jubiläen.

Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, so sollten Sie auch das Austrittsdatum in den Stammdaten des Mitarbeiters setzen. Dadurch wird in allen Auswertungen und Masken (etwa in der Zeitabrechnung, in der Kontenstatistik, etc.) der Mitarbeiter automatisch ausgeblendet, wenn Sie ein Datum oder einen Zeitbereich auswählen, in dem der Mitarbeiter nicht im Unternehmen war.

Die Datumsfelder sind jeweils der erste und der letzte Arbeitstag.

Wenn ein Mitarbeiter wieder im Unternehmen anfängt, dann dürfen Sie nicht einfach das Austrittsdatum entfernen und ein neues Eintrittsdatum einsetzen! Denn die Zeitkonten bleiben davon zunächst unberührt. Das heißt, der Mitarbeiter hat u.U. plötzlich wirre Werte am Urlaubskonto stehen, oder das Zeitkonto weist plötzlich in der ersten Abrechnung Fehlstunden aus, nur weil ja auf dem „alten“ Mitarbeiter-Konto noch Werte gespeichert sind. Durch diese einfache „Wiederverwendung“ des Mitarbeiter-Stammdatendatensatzes werden diese Konten natürlich mitgeführt.

Zur Lösung des Problems gibt es nun verschiedene Varianten:

Variante 1: Sie benennen den alten Stammdatensatz um ( Nummer ändern) und geben dem alten Eintrag eine neue Verkäufernummer (etwa im Bereich der 9000er-Nummern) und legen den Wiedereintritt dann wie einen neuen Mitarbeiter an. Das heißt, der Mitarbeiter beginnt einfach bei Null.

Dies muss natürlich erfolgen, bevor der Mitarbeiter wieder anfängt, insbesondere bevor der Mitarbeiter wieder am Zeiterfassungsgerät stempelt oder Abwesenheiten und Planungen erfasst werden.

Variante 2: Falls Sie die alten Daten des Mitarbeiters nicht mehr benötigen, können Sie den Stammdatensatz auch einfach löschen und neu anlegen. Damit werden auch alle Konten auf Null gesetzt.

Auch hier gilt: Dies muss erfolgen, bevor der Mitarbeiter wieder anfängt.

Variante 3: Sie ersetzen einfach Eintritts- und Austrittsdatum mit den neuen Werten (also dem neuen Eintrittsdatum), und setzen im Konto-Verlauf ein paar Korrekturen manuell ein, um zum Arbeitsbeginn alle Konten auf 0:00 bzw. 0,00 zu setzen. Das heißt, Sie fügen am Urlaubskonto und Krankenkonto sowie in den Überstunden-Salden die Korrektur so ein, dass der neue Übertrag 0:00 ergibt.

Tipp: Ob Mitarbeiter von dieser Problematik betroffen sind, sehen Sie im Menü Stammdaten ⇒ Stammdaten prüfen. Dort geben Sie unten als Suchbegriff einfach „Eintritt“ oder „Austritt“ ein, um die Datensätze zu filtern. Dann erhalten Sie alle eventuell problematischen Mitarbeiter, bei denen Daten vor dem Eintrittsdatum oder nach dem Austrittsdatum vorhanden sind (was ja eigentlich nicht sein dürfte…).

Zur Information gibt es in den Stammdaten auch ein eigenes Feld für das Ersteintrittsdatum. Hier können Sie rein informell das erste Eintrittsdatum des Mitarbeiters hinterlegen. Dieses Feld wird verwendet für die Auswertung der Mitarbeiter-Jubiläen.

Hier muss einfach unterschieden werden, ab wann eigenlich ein Wiedereintritt vorliegt, oder ab wann es sich um eine neue Beschäftigung handelt. Wenn die Unterbrechung nur wenige Tage oder Wochen beträgt, so kann man hier als Wiedereintritt argumentieren. Wenn das Arbeitsverhältnis aber mehrere Monate oder Jahre unterbrochen war, dann empfehlen wir, das Ersteintrittsdatum auch auf das neue Eintrittsdatum zu setzen und das vorherige Arbeitsverhältnis zu übergehen.

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