Abwesenheiten nach Arbeitsplan-Sollzeit abrechnen

Wie beispielsweise im Kapitel Sollzeit bei unregelmäßigen Arbeitszeiten oder im Ausführlicher Vergleich der Sollzeit-Varianten beschrieben, ist eine Methode der Abwesenheits-Abrechnung die Abrechnung anhand der tatsächlichen Sollzeit aus dem Arbeitsplan.

Das heißt: Wenn ein Mitarbeiter Urlaub nimmt, oder wenn ein Feiertag ansteht, dann soll der Mitarbeiter für diesen Tag die gleiche Stundenzahl in der Abrechnung gutgeschrieben bekommen, die er auch an diesem Tag laut Wochenplan bzw. Arbeitsplan gearbeitet hätte.

Damit Sie unterschiedliche Abrechnungsvarianten für die Mitarbeiter unterscheiden können (ein Misch-Betrieb mit verschiedenen Sollzeit-Methoden wird früher oder später sicherlich notwendig), sollten Sie die Beschäftigungsarten verwenden, um diese Abrechnungsmethoden unterscheiden zu können.

Im PepMax stehen hierzu bis zu 10 Beschäftigungsarten zur Verfügung, die Sie im Menü Stammdaten ⇒ Zeiterfassung ⇒ Beschäftigungsarten festlegen können. Hier können Sie nun eine der 10 Arten verwenden, und beispielsweise als „Nach Arbeitsplan“ taufen. Alternativ können Sie die Beschäftigungsarten auch unterteilen nach „Stundenlöhner“ und „Gehaltsempfänger“, oder nach Abteilung (sofern dort alle Mitarbeiter gleich abgerechnet werden).

Über die Mitarbeiter-Stammdaten auf der Reiterkarte „Abrechnungsdaten“ können Sie dann den einzelnen Mitarbeiter die Abrechnungsmethode in Form der Beschäftigungsart zuweisen.

Nun geht es weiter in den Einstellungen für die Abwesenheitsgründe: Menü Stammdaten ⇒ Zeiterfassung ⇒ Abwesenheitsgründe. Die allgemeinen Einstellungen werden hier nicht weiter erläutert, wichtig sind hier an dieser Stelle nur die Einstellungen auf der rechten Seite für die einzelnen Beschäftigungsarten.

Hier können Sie also nun gesondert für jede einzelne Beschäftigungsart einstellen, wie diese abrechnet werden soll. Die folgenden Einstellungen müssen Sie also unter Umständen mehrfach vornehmen – jeweils ein Mal pro genutzter Beschäftigungsart. Klicken Sie hier also nun auf die oben definierte Beschäftigungsart.

Die Einstellungen für eine Beschäftigungsart könnten beispielsweise wie folgt aussehen:

Im mittleren Abschnitt finden Sie hier die Einstellungen, wie viele Stunden für einen Urlaubstag berechnet werden sollen, im Abschnitt darunter ist festgelegt, wie viele Tage vom Urlaubskonto abgerechnet werden sollen. Wir konzentrieren uns hier auf die Stunden-Abrechnung.

Damit der PepMax hier nun die tatsäche Arbeitszeit für den Urlaub heranzieht, setzen Sie hier einfach nur das Häkchen bei „Istzeit = Sollzeit setzen“.

Damit weiß der PepMax nun: Nimmt der Mitarbeiter an einem Montag Urlaub, so bekommt er für diesen Tag eine Istzeit-Gutschrift, die in dem für diesen Tag gültigen Arbeitsplan festgelegt wurde. Arbeitet er am Montag also normalerweise Vollzeit mit 8:00 Stunden, dann bekommt er für einen Urlaubstag am Montag ebenfalls 8:00 Stunden gutgeschrieben.
Ist der Tag laut Arbeitsplan nun ein Halbtags-Plan, dann gibt es für einen Urlaub hier entsprechend weniger.

Um die restlichen Optionen hier auch noch kurz zu erklären:

Der Haken oben rechts „Feiertage bei diesem Grund mitrechnen“ klärt den Fall, was zu tun ist, wenn während des Urlaubs ein Feiertag auftritt. Ist der Haken gesetzt, so hat der Feiertag Vorrang, und der Urlaub wird an diesem Tag zurückgestellt. Weitere Details hierzu weiter unten.

Die Option „Zeiterfassungsbuchungen ignorieren, wenn dieser Grund eingetragen ist“ legt fest, dass alle Stempelungen während dieser Abwesenheit verworfen werden. Bei einem Urlaub ist dies nicht sinnvoll (kommt ein Mitarbeiter während des Urlaubs eine Stunde ins Büro, so wird diese Stunde eben auf Überstunden gerechnet). Bei einer Krankheit hingegen sollte dies nicht passieren, hier müssen während der Krankheit alle Stempelungen verworfen werden.

Hier müssen Sie sich leider etwas durch die Abwesenheitsgründe durchklicken…

Analog zu den Abwesenheitsgründen, funktioniert die gleiche Vorgehensweise auch bei den Feiertagen, hier zu finden im Menü Stammdaten ⇒ Zeiterfassung ⇒ Feiertage ⇒ Knopf „Einstellungen zur Abrechnung in der Zeiterfassung“.

Auch hier können Sie analog wie oben die Einstellungen pro Beschäftigungsart gesondert vornehmen, auch hier passen Sie die Beschäftigungsart „Nach Arbeitsplan“ an.

Hier ist nun je Wochentag (Montag bis Sonntag) festgelegt, was berechnet werden soll:
Für unser Beispiel hier benötigen wir die Variante „Istzeit auf Sollzeit aus dem aktuellen Arbeitsplan setzen“: Damit wird, wie auch beim Urlaub, festgelegt, dass ein Feiertag mit den Stunden ausgeglichen wird, die der Mitarbeiter hier auch normalerweise gearbeitet hätte.

Damit sollte die Abrechnung fertig eingerichtet sein!