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Outlook-Synchronisation
In den PepMax Stammdaten ⇒ Mitarbeiter finden Sie eine Funktion, um alle Mitarbeiter-Stammdaten in einen Microsoft-Outlook-Kontakte-Ordner zu synchronisieren. Damit haben Sie auf Ihrem Computer und auch auf Ihrem iPhone die Kontakte Ihrer Mitarbeiter vollständig dabei.
In der oberen Auswahlbox finden Sie alle Kontakte-Ordner, die in Ihrem Outlook-Konto angelegt sind. Wählen Sie einfach den Kontakte-Ordner aus, in dem die PepMax-Kontakte abgespeichert werden sollen. Wir empfehlen hierbei, einen eigenen Unterordner im Outlook für die PepMax Kontakte anzulegen, um bei der Synchronisation Konflikte mit den übrigen Kontakten zu vermeiden.
Jetzt ist nur noch ein Klick auf „Synchronisation starten“ notwendig, um die Mitarbeiter-Stammdaten zu übertragen. Je nach Rechnerleistung kann die Synchronisation bei ersten Start einige Minuten dauern.
Was wird synchronisiert?
Beim Abgleich der Kontakte werden die folgenden Daten vom PepMax nach Outlook kopiert:
- Mitarbeiter-Name inkl. Foto (falls vorhanden)
- Geburtsdatum, Eintrittsdatum und Austrittsdatum
Auch gibt es eine Einschränkung bei der Synchronisation der Kontaktdaten. Outlook erlaubt hier nur eine begrenzte Menge an vordefinierten Telefonnummern, beispielsweise nur 2 private Telefonnummern und nur 2 geschäftliche Telefonnummern. Im PepMax können aber wiederum beliebig viele Kontaktdaten angelegt werden. Sollte es zu einem Konflikt können, werden nur die ersten beiden Kontaktdaten des jeweiligen Typs synchronisiert.
Geburtstage und Erinnerungen
Wenn Sie im PepMax bei den Mitarbeiter-Stammdaten ein Geburtsdatum eingepflegt haben, dann wird dieses Geburtsdatum auch an die Kontakte in Outlook gespeichert. Das Outlook-Programm ist dabei auch direkt so schlau, daraus automatisch eine Geburtstagserinnerung in Ihrem Outlook-Kalender anzulegen, so dass Sie vom Outlook (und damit auch von Ihrem iPhone oder SmartPhone) an den Geburtstag erinnert werden.
Da diese Geburtstagserinnerung direkt von Outlook erzeugt wird, hat der PepMax Client leider keinen Einfluss darauf, welche Uhrzeit für die Erinnerung verwendet wird. In der Standardeinstellung erinnert Outlook 15 Minuten vor dem Termin an den Geburtstag – das iPhone piepst dann also um 23:45 Uhr mitten in der Nacht.
Sie können diese Standarderinnerungszeit in den Outlook-Optionen anpassen – diese Einstellung gilt dann aber für alle Termine und Aufgaben. Eine Änderung dieser Einstellung sollte also gut überlegt sein…
