Unterschied zwischen Mitarbeiter-Stammdaten und Benutzer-Logins

Im PepMax kommt es immer wieder zu Fragen zum Unterschied zwischen Mitarbeitern und Benutzern, bzw. Personen-Gruppen und Benutzer-Gruppen.

Ein Mitarbeiter im PepMax wird definiert in den Stammdaten ⇒ Mitarbeiter.

Ein Mitarbeiter ist jede Person, die etwa im PEP ⇒ Wochenplan in der Personal-Einsatz-Planung verplant werden kann, oder der an der Stempeluhr der Zeiterfassung buchen kann, oder der im Tableau angezeigt wird, oder der in der Verkaufssteuerung ausgewertet werden kann.

Ein Benutzer wird definiert im Menü Administration ⇒ Benutzer-Manager.

Ein Benutzer ist lediglich ein Zugang zum PepMax Client Programm mit Benutzername und Kennwort.

Ein Benutzer im PepMax muss nicht zwangsweise einem Mitarbeiter direkt zugeordnet sein, beispielsweise der Benutzer „pepmaxadmin“, oder falls Sie mit Abteilungs-Logins arbeiten. Dies sind Fälle, wo der Programm-Login nicht direkt an eine Verkäufernummer gebunden ist, oder wo ein Programm-Login mehrere Verkäufernummern abbildet (etwa ein Abteilungslogin „Wohnzimmer-Abteilung“, der Zugriff auf alle Mitarbeiter eben dieser Abteilung hat).

Ein Mitarbeiter hingegen muss ja nicht zwangsweise einem Benutzer zugeordnet sein. Es kann also durchaus Mitarbeiter geben, die keinen Zugang zum PepMax Programm haben, beispielsweise das Reinigungspersonal oder Subunternehmer. Diese Personen können zwar an der Zeiterfassung stempeln, oder können im Wochenplan verplant werden, können aber selbst nicht im Programm arbeiten.

Der größte Teil der Funktionen im PepMax bezieht sich eigentlich immer auf „Mitarbeiter“, die Mitarbeiter sind quasi das zentrale Element im Programm.

Es gibt allerdings ein paar Ausnahmen, eben immer dort, wo es auf den Programm-Login ankommt. Hierzu gehört vor allem die Berechtigungsvergabe anhand von Benutzer-Profilen, oder die Berechtigung in den Unternehmens-News oder der Wissensdatenbank. Damit legen Sie also fest, welcher Login was im Programm sehen darf.

Ebenso betroffen sind Funktionen wie etwa die Hauspost oder die Formulare: Diese schicken Sie ja auch nicht an einen Mitarbeiter (der ja unter Umständen gar keinen Programm-Login hat, und damit die Mails nie lesen könnte), sondern an einen Benutzer, also einen Anwender im Programm.

Aus diesem Grund gibt es in den Stammdaten ⇒ Organisation auch die Unterscheidung nach Benutzer-Gruppen und Personen-Gruppen.

Die Personen-Gruppen beziehen sich auf die Mitarbeiter, und können damit überall dort verwendet werden, wo es um die Auswahl von Mitarbeitern geht, etwa in den Auswahl-Zeilen im Tableau oder im Leitstand.

Die Benutzer-Gruppen beziehen sich hingegen auf die Programm-Logins, und spielen damit eine Rolle bei der Hauspost (Senden einer Mail an eine Verteilerliste) oder für Berechtigungen in den Unternehmens-News und der Wissensdatenbank.